Hvernig á að senda endurteknar sjálfvirkar svörunarskilaboð í Outlook 2019 / 365/ 2016 þegar þú ert ekki á skrifstofunni?

Síðast uppfært: október 2019

Gildissvið: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows og macOS.

Hér er spurning sem við fengum frá Dorothy:

Halló! ég vinn sem ferðaskrifstofa og framboð mitt er afar mikilvægt fyrir viðskiptavini mína. Öðru hvoru er ég fjarri skrifstofunni vegna fría og ég vil tryggja að viðskiptavinir mínir séu meðvitaðir um það og efni falli ekki í gegnum rifurnar. Áður fyrr vann ég hjá fyrirtæki og ég man að það var bragð til að setja upp sjálfvirkan viðbragðsaðila utan skrifstofunnar þar. Ég vinn núna heima og nota Outlook.com og Gmail á Microsoft Outlook 2019, er einhver leið til að setja upp reglu utan skrifstofu til að láta aðra vita að ég sé í burtu?

Takk fyrir góða spurningu og gangi þér vel með nýja fyrirtækið þitt.

Þú getur auðveldlega skilgreint sjálfvirka svartexta þegar þú ert ekki á skrifstofunni með því að nota Reglur. Í þessari kennslu munum við útskýra hvernig á að gera það í Windows og síðan í macOS. Lesendur geta sett þetta í framkvæmd til að Outlook svari sjálfkrafa ef þeir eru í fríi eða öðrum leyfi frá störfum.

Til fyllingar höfum við bætt við stuttum kafla um hvernig á að nota Outlook á Exchange til að senda OOTO svör.

Stilla sjálfvirk svör á Windows

Að nota reglur

Ef þú ert að nota Gmail eða Hotmail/Outlook.com á Outlook þarftu að nota reglur til að setja upp sjálfvirka svararann ​​þinn.

Vinsamlegast haltu áfram sem hér segir:

• Opnaðu Outlook.
• Í fyrsta lagi skaltu skilgreina Outlook skilaboðasniðmát sem verður sent þegar það er fjarverandi. Þessi færsla hefur allar upplýsingar sem þú þarft til að setja upp sniðmátið þitt.
• Næst, í Email flipanum, ýttu á Reglur hnappinn.
• Veldu Stjórna reglum og viðvörunum.
• Regluhjálpin opnast.
• Ýttu á Ný regla… hnappinn
• Veldu síðan Nota reglur um tölvupóst sem ég fæ .

• Smelltu á Next.
• Tilgreindu hvort þú viljir að þessi regla utan skrifstofu gildi um tiltekna tölvupósta.
• Smelltu á Næsta ef þú vilt að reglan gildi fyrir öll skilaboð sem berast.
• Athugaðu nú Svara með tiltekinni sniðmátsreglu.
• Í neðri rúðunni smelltu á tiltekna sniðmátstengilinn.

• Skoðaðu tölvuna þína að tölvupóstsniðmátinu sem þú skilgreindir í fyrsta skrefi þessarar kennslu.
• Athugið: Sniðmátin eru vistuð sem oft skrár.

• Þegar þú hefur fundið sniðmátið þitt skaltu auðkenna það og ýta á Opna.
• Smelltu á Next.
• Skilgreindu allar undantekningar frá reglunni þinni eftir þörfum.
• Smelltu á Next.
• Gefðu reglunni þinni þýðingarmikið nafn, eins og sýnt er hér að neðan

• Þegar því er lokið, ýttu á Ljúka.

Að gera reglur óvirkar

Athugið: Vinsamlegast mundu að þú þarft að gera reglurnar þínar óvirkar þegar þú kemur úr fríi eða leyfi frá störfum; annars verða sjálfvirkir tölvupóstar áfram sendir.

Ef þú vilt slökkva á svörunum þínum skaltu halda áfram sem hér segir:

• Opnaðu Outlook
• Hit reglur
• Smelltu á Stjórna reglum og viðvörunum
• Taktu hakið úr reglum sem þú vilt slökkva á.

• Þegar því er lokið, ýttu á Apply.

Notkun Exchange

Ef fyrirtækið þitt notar Exchange Server, þá er stillingarferlið mjög einfalt:

• Opnaðu Outlook.
• Smelltu á File.
• Ýttu nú á Sjálfvirk svör hnappinn (athugaðu að þú þarft að vera tengdur við Exchange til að setja þau upp).
• Skilgreindu nú sjálfvirkt svar þitt fyrir sendendur innan fyrirtækis þíns utan.
• Smelltu á OK þegar því er lokið.

Út af skrifstofu svörum á MAC

Ef þú ert á macOS þá er ferlið frekar einfalt, hér eru skrefin:

1. Opnaðu Outlook fyrir macOS
2. Farðu í Verkfæri á efri stikunni og veldu síðan Reglur.
3. Regluglugginn opnast.
4. Ef þú ert að nota Gmail eða Outlook.com/Hotmail skaltu auðkenna IMAP vinstra megin.
5. Smelltu á + táknið neðst í glugganum.
6. Skilgreindu regluheitið þitt:

1. Í Gerðu eftirfarandi hlutanum skaltu velja Svara og ýta síðan á Svara texta… hnappinn.
2. Farðu nú á undan og skilgreindu svartextann þinn utan skrifstofu eins og sýnt er hér að neðan

1. Þegar því er lokið, ýttu á OK .
2. Hakaðu í reitina „ Ekki nota “ og „ Virkjað “ og ýttu á OK . Þegar þú ert kominn heim úr fríinu skaltu muna að hakið úr hnappinum Virkt til að gera regluna óvirka.
3. Regluglugginn mun líta út sem hér segir. Öllum tölvupósti sem berast verður sjálfkrafa svarað af Outlook.

Fleiri spurningar lesenda

Mörg sjálfvirk svör fyrir eitt pósthólf

Við vorum spurð hvort hægt sé að stilla mismunandi sjálfvirka svörun eftir því hver sendi skilaboðin. Það er mögulegt, þar sem Outlook Rules Wizrd gerir þér kleift að skilyrða tölvupóstinn þinn með nokkrum breytum:

• af fólki,
• hvort sem þú ert í TO eða CC,
• hvort þú sért eini viðtakandinn
• Hvort tiltekin orð birtast í efninu eða meginmáli
• Með tölvupósti mikilvægi

Til þess að nota mörg svör er allt sem þú þarft að gera að búa til mismunandi reglur og úthluta síðan mismunandi Outlook-svarsniðmátum fyrir hvert.

Hvernig veit ég hvort sjálfvirk svör mín hafi verið send?

Góð spurning, þú munt sjá svörin þín birtast sem færslur í möppunni sendum hlutum í Outlook

Virkar það þegar slökkt er á tölvunni minni?

Þetta er mjög mikilvæg spurning - svarið er að reglurnar sem þú ert að skilgreina í Outlook eru eingöngu viðskiptavinar, sem þýðir að þær keyra aðeins þegar Outlook er í gangi. Þetta er ekki raunin ef þú ert að nota sjálfvirk svör í Outlook á Exchange.

Get ég sett upp sjálfvirka áframsendingu í staðinn?

Þegar þú ert í PTO / fríi / fríi eða á ferðalagi gætirðu valið að áframsenda tölvupóstinn þinn sjálfkrafa til annarra svo þeir geti svarað. Þú getur notað Regluhjálpina til að skilgreina ákveðna reglu til að meðhöndla það.

Get ég bætt mynd við sjálfvirkt svarskilaboð?

Í Windows geturðu bætt textaupplýsingum við svörin þín, hvort sem það eru tenglar, myndir og jafnvel hreyfimyndir. Þú getur líka bætt undirskriftinni þinni við allan sendan tölvupóst.

Ef þú hefur einhverjar frekari spurningar skaltu ekki hika við að láta okkur vita. Vona að það hjálpi!