Hogyan oszthat meg egy fájlt a Microsoft Teamsből az Outlook leveleiben és értekezleteiben?

Íme Stephie kérdése:

Nemrég azt a feladatot kaptam, hogy vegyem át több Microsoft Teams karbantartását egy kollégámtól, aki elhagyta a céget. Az egyik kihívás, amellyel mostanában szembesültem, a Microsoft Teamsben tárolt Word-, PDF- és Excel-fájlok megosztása belső és külső felhasználókkal az Outlook 365 használatával. Tudna-e ajánlani mutatókat/bevált módszereket?

Köszönöm kérdését. Válaszunkban egy egyszerű, lépésről-lépésre haladó folyamatot szeretnénk bemutatni, amellyel megkönnyítheti az Outlookon keresztüli fájlmegosztást. Ha egynél több fájlt szeretne megosztani, érdemes lehet megnézni a Teams mappák megosztási oktatóanyagát .

Fájlok megosztása a Teamsből az Outlook alkalmazásban

Teams fájl hivatkozásának másolása

A Teamsben tárolt fájlokhoz való hozzáférés megosztásának legegyszerűbb módja a belső és külső felekkel, ha egyszerűen beágyazza a hivatkozást az Outlook e-mailjébe.

• Windows vagy MacOS számítógépen nyissa meg a Microsoft Teams programot, és navigáljon a csatornájára.
• Lépjen a Fájlok fülre, és keresse meg azt a fájlt, amelyhez hozzáférést szeretne engedélyezni.
• Nyomja meg a pipát a fájlnév bal oldalán (1. lépés).
• Most kattintson a Műveletek megjelenítése menüre (…) a fájlnév jobb oldalán. (2. lépés)
• Válassza a Hivatkozás másolása menüt (3. lépés).

• Ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, amely megmutatja a fájl elérési útját. A fájl egy SharePoint-könyvtárban található, amely a Teams-csatorna fájljait tárolja.
• Most pedig állítsa be a hozzáférési engedélyeket a Teams-fájlhoz. A párbeszédpanel alján láthatja a fájl alapértelmezett hozzáférési engedélyeit (lásd alább).

Állítsa be a Teams fájlengedélyeit

• Ha érdekel, a Hivatkozás beállításai párbeszédpanelen szükség szerint módosíthatja a hozzáférési engedélyt.
• A Teams lehetővé teszi a különböző megosztási engedélyek közötti választást. Vegye figyelembe, hogy a megosztási beállításokat a Teams adminisztrációs szabályzata szabályozza, ezért előfordulhat, hogy nem érhető el az Ön számára.
  1. A hivatkozás birtokában bárki hozzáférhet / szerkesztheti a fájlt.
  2. Emberek a szervezetében
  3. Emberek, akik hozzáférnek a csatornájához (akik lehetnek a szervezeten belüli vagy külső személyek).
  4. Adott személyek. Meg kell adnia ezen személyek e-mail címét.

• Jelölje be a Szerkesztés engedélyezése opciót szükség szerint.
• Ha elkészült, kattintson az Alkalmaz gombra .
• A Teams most létrehoz egy hivatkozást a Teams-fájlra az éppen beállított hozzáférési engedélyeknek megfelelően.
• Most nyomja meg a Másolás gombot .

Fontos megjegyzés: az alapértelmezett megosztási engedélyeket általában az informatikai csapat határozza meg. Érdemes lehet megvitatni velük, ha ezek nem felelnek meg az Ön üzleti igényeinek.

Adja hozzá hivatkozását egy Outlook e-mailhez vagy értekezlethez

• Az utolsó lépés a Microsoft Outlook asztal vagy az Office 365 Outlook megnyitása.
• Hozzon létre egy új e-mailt vagy találkozó-összehívást.
• Határozza meg az e-mail címzettjeit és az e-mail/találkozó szövegét.
• Illessze be az előző lépésben létrehozott Teams-fájl hivatkozását.
• Küldje el e-mailjét vagy megbeszélését.

Megjegyzés: ugyanezt a folyamatot bármely harmadik féltől származó e-mail klienssel – például a Gmaillel – alkalmazhatja.

Teams-fájlokra mutató hivatkozás megosztása a csatorna tagjaival

A Teams fájljainak csatornatagjaival (belső vagy külső felekkel) való megosztásának másik módja a Bejegyzések lap.

• Nyisd meg a Teams alkalmazást, és navigálj a csatornádra.
• Nyissa meg a Bejegyzések lapot új beszélgetés kezdeményezéséhez.
• Nyomja meg a csatolt fájlt, és válassza a Tallózás a csapatok és csatornák közül lehetőséget .
• Böngésszen a csatornafájlok között, és válassza ki a megosztani kívánt fájlt.
• Kattintson a Link megosztása gombra .
• A link a Csatornabejegyzések lapon jelenik meg.
• Vigye az egérmutatót a bejegyzés jobb felső részére, és nyomja meg a Műveletek megjelenítése gombot (…).
• Kattintson a Megosztás az Outlookban gombra . Ezzel a beszélgetést az Outlook 365 e-mailjeként osztja meg.

A fájlmegosztás az Outlookban nem működik

A fájlmegosztás a Teamsben meglehetősen egyszerű. Ahogy fentebb említettük, a fájlengedély-megosztási beállításokat az IT-részlegek vagy a Teams-rendszergazdák szabályozzák. Abban az esetben, ha külső felek nem tudják megnyitni vagy szerkeszteni a fájlokat, érdemes megtudnia, hogy a Teams szervezeti/csatornabeállításai lehetővé teszik-e, hogy külső felek kapcsolatba lépjenek az Ön által megosztott fájlokkal.