Kako zakazati i poslati Outlook 2019 / 365 ponavljajuće zahtjeve za sastanke, događaje i sastanke?

Evo pitanja koje smo dobili od Donne:

Zdravo! upravo sam imenovan za voditelja projekta ovdje u svojoj tvrtki, tako da sada živim u Outlooku :-)... Jedna od prvih stvari koje ću morati učiniti je postaviti seriju sastanaka u tijeku s mnogim dionicima projekta. To mogu biti ili jedan na jedan, grupni sastanci. Rado bih dobio neke prečace o tome kako započeti s planiranjem tih ponavljanja. Pomoć se cijeni unaprijed. Hvala!

Hvala na pitanju i sretno u novom poslu.

Upravljanje periodičnim sastancima u Outlooku mogao bi biti zastrašujući zadatak, pokušajmo ga razložiti s nekim najboljim primjerima iz prakse za pokretanje stvari.

Postavite kalendar projekta

Moja prva preporuka bi bila da postavite namjenski kalendar za svoj projekt, tako da sve sastanke vezane uz projekt možete organizirati na jednom mjestu. Evo vodiča o dodavanju novih kalendara u Outlook za Windows i MAC.

Zakažite niz ponavljajućih sastanaka

Nakon postavljanja kalendara, možete započeti zakazivanje niza sastanaka.

Korisnici Windowsa

• Prijavite se u Outlook i otvorite svoj kalendar.
• Na početnoj kartici pritisnite prikaz Radni tjedan, to će vam omogućiti detaljniji i lakši za korištenje prikaz vašeg kalendara.
• Sada odaberite dan i vrijeme vašeg sastanka.
• Desni klik i pritisnite Novi ponavljajući sastanak (ili termin).
• Ako je potrebno, prilagodite datum i vrijeme sastanka/sastanka.
• Definirajte ponavljanje sastanka (dnevno/tjedno i tako dalje).
• Definirajte svoj raspon ponavljanja.

• Kada završite, pritisnite OK .
• Zatim pritisnite gumb Za da odaberete adrese e-pošte primatelja s popisa kontakata ili ručno unesite njihove adrese.
• Definirajte opisni predmet za svoj sastanak.
• Upotrijebite odjeljak Oznake sastanka na desnoj strani vrpce za definiranje važnosti i osjetljivosti sastanka

• Zatim definirajte mjesto sastanka i svoje podatke za kontakt. Ovo može biti soba za sastanke ili možda koristite Skype, Zoom za Outlook ili druga sredstva za online komunikaciju.
• Na kraju, u tijelu poziva na sastanak proširite ciljeve serije sastanaka, KPI-je i tako dalje. Ne zaboravite definirati jasnu agnedu za svoj sastanak, kao i jasne i mjerljive ciljeve.
• Kada završite, pritisnite gumb Pošalji .

Korisnici Maca

Proces za korisnike MAC-a malo je drugačiji i nalikuje onom korištenom u starijim verzijama Officea:

• Otvorite Outlook 365 / 2019 za MAC.
• U prikazu kalendara zadržite pokazivač miša na traženi datum i vrijeme sastanka/sastanka.
• Otvorit će se dijaloški okvir Sastanak organizatora .
• Pritisnite gumb Za da biste definirali sudionike sastanka.

• Zatim definirajte temu, mjesto i trajanje sastanka.

• Na gornjem izborniku pritisnite gumb Ponavljanje .
• Pojavit će se sljedeći dijalog:

• Po potrebi definirajte postavke sastanka/sastanka.
• Kada završite, pritisnite OK.
• U tijelu poziva na sastanak navedite više informacija prema potrebi.
• Kada završite, pritisnite gumb Pošalji .

Postavite zahtjeve za niz sastanaka/sastanaka/događaja dupliciranjem

Potencijalno biste mogli stvoriti niz sastanaka ili događaja dupliciranjem prethodne serije i podešavanjem predmeta sastanka, sudionika i lokacije. Evo vodiča koji će vam pomoći da to postignete.

Pitanja? Slobodno upotrijebite komentare u nastavku kako biste nas obavijestili.

Sretno!