Kako napisati korisne makronaredbe u porukama Outlook 2016 i 2019?

U Microsoft Officeu koristimo Visual Basic za aplikacije (VBA) za izradu prilagođenih programa koji poboljšavaju osnovnu funkcionalnost Officea i pomažu u uštedi vremena automatizacijom zadataka koji se ponavljaju. Ove male VBA programe nazivamo makroima .

U ovom vodiču željeli smo pružiti najcjelovitiji resurs za razvoj makronaredbi za Outlook. Usredotočit ćemo se na istraživanje osnova Outlook VBA za početnike, naučiti pisati makronaredbe, a zatim razmotriti neke naprednije korisne ideje za makronaredbe. Na temelju povratnih informacija koje smo dobili, nakon što ste prošli ovaj vodič, trebali biste biti u mogućnosti razviti i pokrenuti jednostavne VBA makronaredbe za Outlook.

• Prvo osnove: Naučit ćemo kako umetnuti i spremiti jednostavnu prilagođenu VBA makronaredbu u aktivnu Outlook sesiju.
• Zatim ćemo postaviti okruženje za razvoj makroa na našem računalu.
• Proći ćemo kroz najosnovnije primjere Outlook VBA. To će vam pomoći da shvatite osnove razvoja makronaredbi i omogućit će vam pisanje jednostavnih makronaredbi.
• Zatim ćemo nastaviti i definirati ikonu prečaca za našu makronaredbu na alatnoj traci za brzi pristup. To će nam omogućiti da s lakoćom pokrenemo makronaredbu.
• A završit ćemo tako što ćemo omogućiti makronaredbe Outlooka i rukovanjem njihovim sigurnosnim postavkama kako bismo osigurali da će se kod stvarno pokrenuti kada se to zatraži na našim računalima.

Mogu li snimiti Outlook makronaredbu?

Za razliku od drugih Office aplikacija, Outlook ne nudi jednostavan snimač makronaredbi za snimanje radnji korisnika i automatsko generiranje potrebnog VBA koda za nas u pozadini. Stoga, ako želimo dodati vlastitu prilagođenu funkcionalnost u Outlook, morat ćemo naučiti pisati jednostavne VBA programe i uključiti ih u našu Outlook sesiju.

Napomena: Ako vas zanima kako zapravo radi snimač makronaredbi sustava Office, preporučio bih vam da pogledate vodiče za makronaredbe MS Word i Excel VBA .

Pisanje VBA makronaredbi u Outlooku

1. Prvo otvorite Microsoft Outlook.
2. Sada, samo naprijed i pritisnite tipku Alt + F11 .
3. Otvorit će se Integrirano razvojno okruženje (IDE) za VBA programere.
4. Proširite stablo projekta do čvora ThisOutlookSession .
5. Desnom tipkom miša kliknite ThisOutlookSession , a zatim pritisnite Insert .
6. Sada ćete umetnuti Visual Basic modul. Da biste to postigli, samo naprijed i odaberite Modul .
7. Zalijepite svoj VBA kod u prozor Modula .
8. Pritisnite Datoteka , a zatim odaberite Spremi .
9. Samo naprijed i zatvorite razvojno okruženje. Ovo će vas vratiti na korisničko sučelje programa Outlook.

Napomena: Čitajte nekoliko jednostavnih primjera koda za početak rada s VBA. Nikada nemojte kopirati VBA kod s nepoznatih izvora.

Kako postaviti karticu programera u Outlooku?

Ako ćete često razvijati makronaredbe Outlooka, možda ćete htjeti postaviti razvojno okruženje sustava Office. Zvuči otmjeno zar ne? Zapravo je to prilično jednostavan postupak. Čitajte dalje za detalje:

1. Otvorite Outlook , desnom tipkom miša kliknite gornje područje vrpce i odaberite Prilagodi vrpcu .

1. Provjerite unos Developer i pritisnite OK .

1. Sada ćete na vrpci pronaći izbornik Developer.

Korisni primjeri Outlook VBA

Napravite poruku e-pošte

Ovaj jednostavan isječak programski stvara novu stavku poruke e-pošte.

Skripta počinje stvaranjem stavke Outlook pošte, a zatim postavlja polja do, predmeta, teksta tijela i CC. Na kraju prikazuje poruku u Outlooku tako da je možete pregledati i poslati ručno.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Napredna napomena: Možete koristiti unaprijed definirane Outlook predloške kada definirate nove poruke e-pošte pomoću VBA. Da biste to učinili, morat ćete iskoristiti metodu CreateItemFromTemplate i navesti lokaciju vaše datoteke predloška programa Outlook (*. često ).

Pošaljite e-poruku programski

Ako želite da Outlook automatski pošalje e-poštu koju ste upravo kreirali, možete dodati sljedeći redak gore objavljenom kodu. Zalijepite sljedeći redak prije End Sub naredbe prethodnog isječka.

MyEmail.Send

Priložite datoteku e-poruci

U mnogim slučajevima želite automatizirati slanje e-pošte s priloženom datotekom. To može biti Word dokument, Excel proračunska tablica, Powerpoint prezentacija, PDF dokumenti itd.' Ako želite poslati e-poruku s privitcima programski, upotrijebite ovaj kod:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Bilješke:

• Provjerite jeste li postavili ispravan put i naziv datoteke privitka u isječku.
• U ovom primjeru postavio sam više primatelja na e-poštu , ljubazno ih prilagodite prema potrebi.

Napravite zadatak pomoću VBA

Sljedeći isječak stvara Outlook zadatak, dodjeljuje ga drugoj osobi i postavlja predmet zadatka i tijelo teksta.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Spremi kao HTML

Malo je čitatelja pitalo kako automatizirati spremanje e-pošte u HTML. Kod u nastavku postiže upravo to.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Napomena: Osigurajte da pokrećete ovaj kod samo na e-porukama koje su otvorene u Outlooku (ne u prikazu Inbox/Explorer).

Pitanja vezana za Outlook makronaredbe

Gdje su makronaredbe pohranjene u Outlooku?

Možda lutate gdje je točno pohranjen vaš korišteni makro. Pa, za razliku od primjerice Excela, koji vam omogućuje pohranjivanje makronaredbi u personal.xlb datoteku ili u određene proračunske tablice; sve makronaredbe Microsoft Outlooka pohranjene su u jednoj globalnoj datoteci u vašem datotečnom sustavu. Točnije, datoteka koja pohranjuje sve vaše makronaredbe zove se VBAProject.otm. Datoteka se može pronaći na: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Gumb prečaca za Outlook makronaredbe

Naš sljedeći korak je umetanje malog gumba prečaca koji će nam omogućiti jednostavno pokretanje makronaredbe. Radi jednostavnosti, umetnut ćemo ovaj gumb na alatnu traku za brzi pristup.

1. Otvorite Microsoft Outlook, ako još nije otvoren.
2. Desnom tipkom miša kliknite gornju vrpcu programa Outlook i odaberite Prilagodi alatnu traku za brzi pristup .

       Napomena: Sličan postupak možete koristiti za postavljanje ikone na samu vrpcu umjesto na alatnu traku za brzi pristup.

1. Pritisnite kombinirani okvir ' Odaberi naredbe iz ' i odaberite Makroi .

1. Odaberite makronaredbu koju ste upravo stvorili i pritisnite Dodaj .

1. Pritisnite Izmijeni da definirate sliku prilagođene ikone za gumb na alatnoj traci za brzi pristup.

1. Kada završite, pritisnite OK.

Kako omogućiti makronaredbu u Outlooku?

Ovaj korak nije obavezan i treba ga slijediti samo ako dobijete poruku o pogrešci prilikom pokretanja novostvorene makronaredbe.

1. Sljedeće je dopustiti Outlooku da pokrene našu VBA makronaredbu. Prema zadanim postavkama, Microsoft Office onemogućuje makronaredbe i ne dopušta ih; pa ćemo morati definirati odgovarajuću sigurnost makronaredbe kako bismo omogućili pokretanje vaše prilagođene Outlook makronaredbe.
2. U programu Outlook 2016 kliknite na Developer na vrpci i odaberite Makro sigurnost .

1. Odaberite sigurnosne postavke makronaredbe.
   1. U programu Outlook 2016: odaberite Obavijesti samo za digitalno potpisane makronaredbe, sve ostale onemogućene ili Obavijesti za sve makronaredbe .
   2. U programu Outlook 2019: Odaberite Onemogući sve makronaredbe s obavijesti . Ovo će objaviti poruku upozorenja koja zahtijeva odobrenje korisnika prije pokretanja makronaredbe.
2. Nakon što postavite sigurnosne postavke makronaredbe, pritisnite OK .

Napomena: Vaše trenutne sigurnosne postavke mogu spriječiti pokretanje makronaredbi u Outlooku. Evo vodiča o tome kako postupiti ako su makronaredbe onemogućene u vašem Outlook Macro projektu .

Kako koristiti Outlook makronaredbu?

Posljednje, ali ne i najmanje važno, sada je vrijeme da pokrenete svoju novostvorenu makronaredbu.

1. Dođite do alatne trake za brzi pristup (gornja lijeva strana zaslona – malo iznad HOME izbornika).
2. Pritisnite ikonu koju ste dodijelili svojoj makronaredbi.
3. Voi'la, upravo ste dovršili i pokrenuli svoju (prvu) Outlook VBA makronaredbu!

Dodatne ideje za makronaredbe programa Outlook

Nekoliko naših čitatelja pitalo je možemo li odrediti daljnje ideje za automatizaciju Outlooka. Evo nekoliko za početak.

1. Automatski spremajte privitke u dolaznim porukama u određenu mapu.
2. Pročitajte popis unosa obveza iz CSV datoteke i automatski kreirajte obveze u jednom ili više kalendara.
3. Automatsko kreiranje zadatka/sastanka/kontakta iz dolaznih e-poruka.
4. Vizualizirajte status statusa odgovora sudionika na skup sastanaka koji se ponavljaju.
5. Pošaljite Outlook e-poruke iz programa Excel, Word ili Access.
6. Preuzmite sve privitke iz određene Outlook mape na svoje računalo. Ako je prostor na vašem Outlook računu ograničen, ovu makronaredbu možete koristiti za posebno preuzimanje samo velikih privitaka (preko 5 Mb, na primjer) na vaš disk, umjesto da njima upravljate u Outlooku.
7. Izvezite Outlook kontakte izravno u Access bazu podataka. Imajte na umu da je u proizvodu dostupan izvoz kontakata u CSV.
8. Automatski ažurirajte podatke o sastancima za pojedinačne ili ponavljajuće sastanke.

Sljedeći koraci

• Trebate specifičnu VBA pomoć? Slobodno nas kontaktirajte za prilagođeni prijedlog .