Kako poslati ponavljajuće poruke s automatskim odgovorom u Outlook 2019 / 365/ 2016 kada ste izvan ureda?

Posljednje ažurirano: listopad 2019

Primjenjivost: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows i macOS.

Evo pitanja koje smo dobili od Dorothy:

Zdravo! radim kao putnička agencija i moja je dostupnost od najveće važnosti za moje klijente. S vremena na vrijeme odsutan sam iz ureda zbog godišnjih odmora i želio bih osigurati da moji klijenti budu svjesni toga i da stvari ne propadaju. U prošlosti sam radio za tvrtku i sjećam se da je postojao trik za postavljanje automatskog odgovora izvan ureda. Sada radim od kuće i koristim Outlook.com i Gmail u Microsoft Outlooku 2019, postoji li način da se postavi pravilo izvan ureda da obavijestim druge da sam odsutan?

Hvala na dobrom pitanju i sretno u novom poslu.

Možete jednostavno definirati tekstove automatskog odgovora kada ste izvan ureda pomoću Pravila. U ovom vodiču objasnit ćemo kako to učiniti u sustavu Windows, a zatim u macOS-u. Čitatelji to mogu primijeniti u praksi kako bi Outlook automatski odgovorio u slučaju da su odsutni zbog godišnjeg odmora ili bilo kojeg drugog dopusta.

Radi potpunosti dodali smo kratki odjeljak o tome kako koristiti Outlook na Exchangeu za slanje OOTO odgovora.

Postavljanje automatskih odgovora u sustavu Windows

Korištenje pravila

Ako koristite Gmail ili Hotmail/Outlook.com u Outlooku, morat ćete koristiti Pravila za postavljanje automatskog odgovora.

Nastavite kako slijedi:

• Otvorite Outlook.
• Najprije definirajte predložak poruke programa Outlook koji će se slati kada ga nema. Ovaj post sadrži sve informacije koje su vam potrebne za postavljanje predloška.
• Zatim na kartici E-pošta pritisnite gumb Pravila.
• Odaberite Upravljanje pravilima i upozorenjima.
• Otvorit će se čarobnjak za pravila.
• Pritisnite gumb Novo pravilo...
• Zatim odaberite Primijeni pravila na e-poruke koje primam .

• Pritisnite Sljedeće.
• Navedite želite li da se ovo pravilo izvan ureda primjenjuje na određene e-poruke.
• Pritisnite Sljedeće ako želite da se pravilo primjenjuje na sve dolazne poruke.
• Sada provjerite Odgovor koristeći određeno pravilo predloška.
• U donjem oknu pritisnite vezu određenog predloška.

• Na računalu potražite predložak e-pošte koji ste definirali u prvom koraku ovog vodiča.
• Napomena: Predlošci se spremaju kao česte datoteke.

• Kada pronađete svoj predložak, označite ga i pritisnite Otvori.
• Pritisnite Sljedeće.
• Po potrebi definirajte sve iznimke od svog pravila.
• Pritisnite Sljedeće.
• Dajte svom pravilu smisleni naziv, kao što je prikazano u nastavku

• Kada završite, pritisnite Završi.

Pravila za deaktiviranje

Napomena: imajte na umu da ćete morati deaktivirati svoja pravila kada se vratite s godišnjeg odmora ili odsustva; inače će se vaša automatska e-poruka i dalje slati.

Ako želite onemogućiti svoje odgovore, postupite na sljedeći način:

• Otvorite Outlook
• Hit pravila
• Pritisnite Upravljanje pravilima i upozorenjima
• Poništite sva pravila koja želite deaktivirati.

• Kada završite, pritisnite Primijeni.

Korištenje Exchangea

Ako vaša tvrtka koristi Exchange Server, tada je proces konfiguracije vrlo jednostavan:

• Otvorite Outlook.
• Pritisnite datoteku.
• Sada pritisnite gumb Automatski odgovori (imajte na umu da ćete morati biti povezani s Exchangeom da biste ih postavili).
• Sada definirajte svoj automatski odgovor za pošiljatelje unutar izvan vaše organizacije.
• Pritisnite OK kada završite.

Izvan ureda odgovara na MAC

Ako ste na macOS-u onda je proces prilično jednostavan, evo koraka:

1. Otvorite Outlook za macOS
2. S gornje trake idite na Alati i deset odaberite Pravila.
3. Otvorit će se dijaloški okvir Pravila.
4. Ako koristite Gmail ili Outlook.com/Hotmail, označite IMAP na lijevoj strani.
5. Pritisnite znak + na dnu dijaloškog okvira.
6. Definirajte naziv vašeg pravila:

1. U odjeljku Učini sljedeće odaberite Odgovori, a zatim pritisnite gumb Odgovori Tekst....
2. Sada samo naprijed i definirajte svoj tekst odgovora izvan ureda kao što je prikazano u nastavku

1. Kada završite, pritisnite OK .
2. Označite okvire “ Do not Apply ” i “ Enabled ” i pritisnite OK . Kada se vratite s godišnjeg odmora, ne zaboravite poništiti gumb Omogućeno kako biste deaktivirali pravilo.
3. Dijalog pravila će izgledati ovako. Outlook će automatski odgovoriti na svaku dolaznu e-poštu.

Više pitanja čitatelja

Više automatskih odgovora za jedan poštanski sandučić

Pitali smo se možete li postaviti različite automatske odgovore prema tome tko je poslao poruku. To je moguće jer vam Outlook Rules Wizrd omogućuje da svoje poruke e-pošte uvjetujete s nekoliko parametara:

• od strane ljudi,
• da li ste u TO ili CC,
• da li ste jedini primatelj
• Bilo da se određene riječi pojavljuju u subjektu ili tijelu
• Po važnosti e-pošte

Da biste koristili više odgovora, sve što trebate učiniti je izraditi različita pravila, a zatim svakom dodijeliti različite predloške odgovora programa Outlook.

Kako mogu znati jesu li moji automatski odgovori poslani?

Dobro pitanje, vidjet ćete da se vaši odgovori prikazuju kao unosi u mapi poslanih stavki programa Outlook

Radi li kad je moje računalo isključeno?

Ovo je vrlo važno pitanje – odgovor je da su pravila koja definirate u Outlooku samo klijentska, što znači da će se izvoditi samo kada je Outlook pokrenut. To nije slučaj ako koristite automatske odgovore u Outlooku na Exchangeu.

Mogu li umjesto toga postaviti automatsko prosljeđivanje?

Kada ste na PTO / odmoru / praznicima ili dok putujete, možete odabrati da automatski proslijedite svoju e-poštu drugim osobama kako bi oni mogli odgovoriti. Možete koristiti čarobnjak za pravila za definiranje određenog pravila za to.

Mogu li dodati sliku svojoj poruci s automatskim odgovorom?

U sustavu Windows svojim odgovorima možete dodati informacije o bogatom tekstu, bilo da su to veze, slike, pa čak i animirani gifovi. Također možete dodati svoj potpis svim odlaznim e-porukama.

U slučaju bilo kakvih dodatnih pitanja, slobodno nam se javite. Nadam se da pomaže!