Pysäytä ja poista päällekkäiset sähköpostiviestit Outlook 2016:ssa ja 2019:ssä

Koskee: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 ja macOS (pienillä muutoksilla).

Oletko koskaan saanut joukon päällekkäisiä kopioituja sähköpostiviestejä, yhteyshenkilöitä ja kalenterimerkintöjä Outlookissa ja halunnut nopeasti puhdistaa nämä ärsyttävät kaksoiskappaleet, jotta voit keskittyä oikeisiin asioihin?

Jos näin on, jatka lukemista, sillä tänään näytämme sinulle, kuinka voit lopettaa näiden viestien vastaanottamisen ja poistaa päällekkäiset sähköpostit postilaatikostasi ilman kalliin poistotyökalun ostamista.

Selitämme ensin yleisimmät syyt yleisimpiin sähköpostien päällekkäisyyksiin. Tämän jälkeen tarjoamme yksinkertaisia ​​ratkaisuja, joita voit helposti ottaa käyttöön tarpeettomien keskustelujen, yhteystietojen ja tapaamisten poistamiseksi sähköpostistasi helposti.

Syitä päällekkäisille sähköpostiviesteille postilaatikossasi

Aiemmin näkemäni perusteella Outlook kopioi tyypillisesti kuudesta pääsyystä :

1. Sääntöjä ei ole määritetty oikein : Saattaa olla tapauksia, joissa kaksi tai useampi sääntö käynnistyy sähköpostin vastaanottamisen yhteydessä, mikä johtaa useisiin samoihin viesteihin.
2. Virheellinen tilin määritys : Olen useissa tapauksissa nähnyt, että käyttäjät määrittelivät vahingossa useita esiintymiä samalle sähköpostitilille, mikä johtaa useisiin esiintymiin jokaisesta saapuvasta sähköpostista, yhteystiedoista ja kalenterimerkinnöistä.
3. Lähetys/vastaanottoväli on liian lyhyt . Jos postilaatikkosi päivitystiheys on liian lyhyt; Outlook saattaa ladata viestin postilaatikkoosi, MUTTA ei ehkä pysty merkitsemään viestejä synkronoiduiksi/ladatuiksi. Tämä johtaa useisiin samojen viestien esiintymiseen.
4. Synkronointiongelmat : Olemme myös havainneet päällekkäisiä yhteystietoja ja viestejä, jotka johtuvat synkronointiongelmista kolmannen osapuolen palveluntarjoajien kanssa.
5. Käyttäjävirheet kopioitaessa ja liitettäessä manuaalisesti kokouksia ja tapaamisia Outlook-kalenterissa.
6. Useiden Outlookin henkilökohtaisten kansioiden (kutsutaan myös PST-tiedostoiksi) virheellinen yhdistäminen yhdeksi kansioon.

Monistettujen Outlook-kohteiden vaikutus

1. Ne heikentävät tuottavuuttasi.
2. Ne hämmentävät ja aiheuttavat virheitä. Kuvittele, että vastaat useammin kuin kerran samaan viestiin :-(…
3. Ne saattavat vaikuttaa Outlook-asiakasohjelman lataustehokkuuteen. Mitä enemmän tietokoneellesi tai palvelimellesi tallennettuja viestejä Outlookin täytyy latautua käynnistyksen yhteydessä, sitä hitaampi sen suorituskyky on.
4. Huijaukset täyttävät postilaatikkosi. Yrityskäyttäjien on poistettava sähköpostit noudattaakseen IT-osastonsa myöntämää sähköpostin tallennuskapasiteettia.

Nyt kun ymmärrämme perimmäiset syyt ja vaikutukset, keskitytään joihinkin mahdollisiin ratkaisuihin.

Poista päällekkäiset sähköpostit Outlookissa

Markkinoilla on useita sähköpostin päällekkäisyyksiä poistavia apuohjelmia ja apuohjelmia, mutta uskomme ja suosittelemme, että käytät heti valmiita Outlook-toimintoja. Lue koko menettely.

• Avaa Microsoft Outlook (tämä prosessi toimii versioissa 2013 ja 2016).
• On aina suositeltavaa varmuuskopioida sähköpostisi ennen puhdistustoimenpiteen suorittamista. Tässä on vaiheittaiset ohjeet Outlook-sähköpostin, kalenterin ja yhteystietojen viemiseksi ja varmuuskopioimiseksi .
• Kun olet valmis, valitse kansio, jossa päällekkäiset sähköpostit ovat.
• Siirry Koti -kohdassa eteenpäin ja valitse nauhasta Siivoa - pudotusvalikko.

• Valitse Puhdista keskustelu poistaaksesi ja siirtääksesi päällekkäiset sähköpostit keskustelussa Poistetut-kansioon.
• Cleanup-kansio poistaa ja siirtää päällekkäiset sähköpostit tietyssä kansiossa Poistetut-kansioon.
• Vanhempien ja alikansioiden puhdistaminen mahdollistaa myös alikansioiden puhdistamisen.
• Kun olet valmis, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella Poistetut - kansiota ja napsauttaa Tyhjennä kansio poistaaksesi kopioidut sähköpostiinstanssit lopullisesti.

Huomautus: Jos olet Microsoft Office for MAC -käyttäjä, löydät Clean Up -vaihtoehdon kotinauhastasi.

Sähköpostien päällekkäisyyksien estäminen

1. Tarkista tarvittaessa Outlook-säännöt varmistaaksesi, että useat säännöt eivät käynnisty rinnakkain jokaiselle saapuvalle viestille.
2. Jos käytät kolmannen osapuolen verkkosähköpostipalveluntarjoajia, tarkista, että  Gmail-, Yahoo- ja Outlook.com -tilisi on määritetty oikein Outlookissa.
3. Lisää nyt postilaatikkosi päivitystiheyttä. Tässä on vaihe vaiheelta prosessi:
   • Napsauta Outlookissa Lähetä / vastaanota
   • Napsauta Lähetä / vastaanota ryhmät
   • Siirry nyt eteenpäin ja valitse Määritä lähetys-/vastaanottoryhmät
   • Aseta nyt aikaväliksi 15–30 minuuttia (katso alla oleva kuvakaappaus)
   • Napsauta OK.

Päällekkäisten yhteystietojen puhdistaminen

Jos olet löytänyt päällekkäisiä yhteyshenkilöitä Ihmiset-välilehdeltä, tämä opetusohjelma on erittäin hyödyllinen tarpeettomien yhteystietojen poistamiseen. Noudata esitettyjä ohjeita yhdistääksesi päällekkäiset merkinnät Outlookin yhteystietoluettelossa.

Toivottavasti se auttaa!