Kuinka kirjoittaa hyödyllisiä makroja Outlook 2016- ja 2019 -viesteihin?

Microsoft Officessa käytämme Visual Basic for Applications (VBA) -sovellusta mukautettujen ohjelmien luomiseen, jotka parantavat Officen perustoimintoja ja auttavat säästämään aikaa automatisoimalla toistuvia tehtäviä. Kutsumme näitä pieniä VBA-ohjelmia makroiksi .

Tässä opetusohjelmassa halusimme tarjota verkon täydellisimmän makrokehitysresurssin Outlookille. Keskitymme tutkimaan Outlook VBA:n perusteita aloittelijoille, opettelemme kirjoittamaan makroja ja tutkimme sitten joitain edistyneempiä hyödyllisiä makroideoita. Saamamme palautteen perusteella tämän opetusohjelman läpikäynnin jälkeen sinun pitäisi pystyä kehittämään ja suorittamaan yksinkertaisia ​​VBA-makroja Outlookille.

• Perusasiat ensin: Opimme lisäämään ja tallentamaan yksinkertaisen mukautetun VBA-makron aktiiviseen Outlook-istuntoon.
• Asennamme sitten makrokehitysympäristön tietokoneellemme.
• Käymme läpi Outlook VBA:n alkeellisimmat esimerkit. Tämä auttaa sinua ymmärtämään makrokehityksen perusteet ja antaa sinun kirjoittaa yksinkertaisia ​​makroja.
• Seuraavaksi siirrymme eteenpäin ja määritämme pikakuvakkeen pikatyökaluriville makrollemme. Tämä antaa meille mahdollisuuden suorittaa makron helposti.
• Lopuksi otamme käyttöön Outlook-makrot ja käsittelemme niiden suojausasetuksia varmistaaksemme, että koodi todella suoritetaan pyydettäessä tietokoneissamme.

Voinko tallentaa Outlook-makron?

Toisin kuin muut Office-sovellukset, Outlook ei tarjoa yksinkertaista makrotallenninta käyttäjien toimien tallentamiseen ja vaaditun VBA-koodin automaattiseen luomiseen taustalla. Siksi, jos haluamme lisätä omia mukautettuja toimintoja Outlookiin, meidän on opittava kirjoittamaan yksinkertaisia ​​VBA-ohjelmia ja sisällyttää ne Outlook-istuntoon.

Huomautus: Jos olet kiinnostunut tietämään, kuinka Office-makrotallennin todella toimii, suosittelen tutustumaan MS Word -makroihin ja Excel VBA -makro-opetusohjelmiin .

VBA-makrojen kirjoittaminen Outlookissa

1. Avaa ensin Microsoft Outlook.
2. Siirry nyt eteenpäin ja paina Alt-painiketta + F11 .
3. VBA-kehittäjäintegroitu kehitysympäristö (IDE) avataan.
4. Laajenna projektipuuta ThisOutlookSession- solmuun asti.
5. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ThisOutlookSession ja napsauta sitten Lisää .
6. Aiot nyt asentaa Visual Basic -moduulin. Suorita tämä siirtymällä eteenpäin ja valitsemalla Moduuli .
7. Liitä VBA-koodisi Moduuli - ikkunaan.
8. Napsauta Tiedosto ja valitse sitten Tallenna .
9. Mene eteenpäin ja sulje kehittäjäympäristö . Tämä tuo sinut takaisin Outlook-käyttöliittymään.

Huomautus: Lue muutamia yksinkertaisia ​​koodiesimerkkejä, jotta pääset alkuun VBA:n kanssa. Älä koskaan kopioi VBA-koodia tuntemattomista resursseista.

Kuinka määrittää kehittäjävälilehti Outlookissa?

Jos kehität usein Outlook-makroja, sinun kannattaa ehkä määrittää Office-kehitysympäristösi. Kuulostaa hienolta eikö? Itse asiassa se on melko yksinkertainen toimenpide. Lue lisätietoja:

1. Avaa Outlook , napsauta hiiren kakkospainikkeella ylempää nauha - aluetta ja valitse Mukauta nauhaa .

1. Tarkista Kehittäjä - merkintä ja paina OK .

1. Nyt löydät Kehittäjä-valikon nauhasta.

Hyödyllisiä Outlook VBA -esimerkkejä

Luo sähköpostiviesti

Tämä yksinkertainen katkelma luo uuden sähköpostiviestin ohjelmallisesti.

Skripti alkaa luomalla Outlook-sähköpostikohde, jonka jälkeen se asettaa vastaanottaja-, aihe-, leipäteksti- ja CC-kentät. Lopuksi se näyttää viestin Outlookissa, jotta voit tarkastella ja lähettää sen manuaalisesti.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Lisähuomautus: Voit käyttää ennalta määritettyjä Outlook-malleja, kun määrität uusia sähköposteja VBA:lla. Tätä varten sinun on hyödynnettävä CreateItemFromTemplate-menetelmää ja määritettävä Outlook-mallitiedoston sijainti (*. usein ).

Lähetä sähköposti ohjelmallisesti

Jos haluat Outlookin lähettävän juuri luomasi sähköpostin automaattisesti, voit lisätä seuraavan rivin yllä olevaan koodiin. Liitä seuraava rivi ennen edellisen katkelman End Sub -lausetta.

MyEmail.Send

Liitä tiedosto sähköpostiin

Monissa tapauksissa haluat automatisoida sähköpostin lähettämisen, johon on liitetty tiedosto. Tämä voi olla Word-asiakirja, Excel-laskentataulukko, Powerpoint-esitys, PDF-asiakirjat jne. Jos haluat lähettää sähköpostin liitteineen ohjelmallisesti, käytä tätä koodia:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Huomautuksia:

• Varmista, että määrität katkelmaan oikean polun ja liitetiedoston nimen.
• Tässä esimerkissä olen asettanut sähköpostiin useita vastaanottajia , säädä ystävällisesti tarpeen mukaan.

Luo tehtävä VBA:lla

Seuraava katkelma luo Outlook-tehtävän, määrittää sen toiselle henkilölle ja asettaa tehtävän aiheen ja leipätekstin.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Tallenna HTML-muodossa

Harvat lukijat kysyivät, kuinka automatisoida sähköpostien tallentaminen HTML-muotoon. Alla oleva koodi tekee juuri sen.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Huomautus: Varmista, että käynnistät tämän koodin vain sähköpostiviesteissä, jotka ovat avoinna Outlookissa (ei Saapuneet-kansiossa/Tutkija-näkymässä).

Outlook-makroihin liittyviä kysymyksiä

Mihin makrot on tallennettu Outlookissa?

Saatat vaeltaa, missä tarkalleen käytetty makrosi on tallennettu. No, toisin kuin esimerkiksi Excelissä, jonka avulla voit tallentaa makroja personal.xlb-tiedostoon tai tiettyihin laskentataulukoihin; kaikki Microsoft Outlook -makrot on tallennettu yhteen yleiseen tiedostoon tiedostojärjestelmässäsi. Tarkemmin sanottuna kaikki makrot tallentava tiedosto on nimeltään VBAProject.otm. Tiedosto löytyy osoitteesta: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Outlook-makrojen pikapainike

Seuraava askel on lisätä pieni pikapainike, jonka avulla voimme helposti suorittaa makron. Yksinkertaisuuden vuoksi lisäämme tämän painikkeen pikatyökaluriville.

1. Avaa Microsoft Outlook, jos sitä ei ole vielä avattu.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ylempää Outlook- nauhaa ja valitse Mukauta pikatyökalupalkkia .

       Huomautus: Voit käyttää samanlaista menettelyä sijoittaaksesi kuvakkeen itse nauhaan pikatyökalupalkin sijaan.

1. Napsauta Valitse komennot - yhdistelmäruutua ja valitse Makrot .

1. Valitse juuri luomasi makro ja paina Lisää .

1. Napsauta Muokkaa määrittääksesi mukautetun kuvakkeen kuvan pikatyökalurivin painikkeelle.

1. Kun olet valmis, paina OK.

Kuinka ottaa makro käyttöön Outlookissa?

Tämä vaihe on valinnainen, ja sitä tulee noudattaa vain, jos saat virheilmoituksen, kun suoritat juuri luotua makroa.

1. Seuraavaksi sallimme Outlookin suorittaa VBA-makromme. Oletuksena Microsoft Office poistaa makrot käytöstä eikä salli niitä. joten meidän on määritettävä oikea makrosuojaus, jotta mukautettu Outlook-makrosi voi toimia.
2. Napsauta Outlook 2016 :ssa nauhasta Kehittäjä ja valitse Makrosuojaus .

1. Valitse makron suojausasetukset.
   1. Outlook 2016:ssa: Valitse Ilmoitukset vain digitaalisesti allekirjoitetuille makroille, kaikki muut pois käytöstä tai Ilmoitukset kaikille makroille .
   2. Outlook 2019: ssä: Valitse Poista kaikki makrot ilmoituksella käytöstä . Tämä lähettää varoitusviestin, joka edellyttää käyttäjän hyväksyntää ennen makron suorittamista.
2. Kun olet asettanut makron suojausasetukset, paina OK .

Huomautus: Nykyiset suojausasetuksesi saattavat estää makrojen suorittamisen Outlookissa. Tässä on opetusohjelma siitä, miten voit jatkaa, jos makrot on poistettu käytöstä Outlook-makroprojektissasi .

Kuinka käyttää Outlook-makroasi?

Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, nyt on aika suorittaa äskettäin luomasi makrosi.

1. Siirry Quick Access -työkalupalkkiin (ruudun vasen yläkulma – hieman HOME-valikon yläpuolella).
2. Napsauta makrollesi määrittämääsi kuvaketta.
3. Voi'la, olet juuri valmistunut ja suorita (ensimmäinen) Outlook VBA -makrosi!

Muita Outlook-makroideoita

Useat lukijamme kysyivät, voisimmeko määritellä lisää ideoita Outlook Automationille. Tässä on muutamia alkuun pääsemiseksi.

1. Tallenna saapuvien viestien liitteet automaattisesti tiettyyn kansioon.
2. Lue tapaamismerkintöjen luettelo CSV-tiedostosta ja luo tapaamisia automaattisesti yhteen tai useampaan kalenteriin.
3. Automaattinen tehtävien/kokousten/yhteystietojen luominen saapuvista sähköposteista.
4. Visualisoi osallistujien vastaustila useisiin toistuviin kokouksiin.
5. Lähetä Outlook-sähköpostit Excelistä, Wordista tai Accessista.
6. Lataa kaikki liitteet tietystä Outlook-kansiosta tietokoneellesi. Jos Outlook-tilisi tilaa on rajoitetusti, voit käyttää tätä makroa ladataksesi vain suuret liitteet (esimerkiksi yli 5 Mt) levyllesi sen sijaan, että hallitset niitä Outlookissa.
7. Vie Outlook-yhteystiedot suoraan Access-tietokantaan. Huomaa, että tuotteessa on Vie yhteystiedot CSV-muotoon.
8. Päivitä automaattisesti yksittäisten tai toistuvien tapaamisten kokoustiedot.

Seuraavat vaiheet

• Tarvitsetko erityistä VBA-apua? Ota rohkeasti yhteyttä räätälöityä ehdotusta varten .