Outlook-lomakkeet: Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Microsoft Office 2016 / 2019:ssä?

Huomautus: Tämä viestin sisältö koskee Office 2019, 2016, 2013, 2010; työpöytä- ja Office 365 -versiot; Windows 10, 8 ja 7;

Viesti päivitetty: toukokuuta 2020

Tässä Deannen kysymys:

Työskentelen vähittäiskaupan alalla. Käytän Outlookia yhteystietojeni hallintaan. Pidän Outlookista todella paljon yhteyshenkilönä, mutta minun on selvästikin pystyttävä parantamaan yhteydenottolomakkeen perusominaisuuksia. Vaatimukseni on pystyä lisäämään useita kenttiä, joiden avulla voin tallentaa linkkejä jokaisen kontaktini sosiaalisen median profiileihin. Lyhyesti sanottuna minulla on pari kysymystä tässä: Ensinnäkin, kuinka tehdä valikon painikkeet, joiden avulla voin olla vuorovaikutuksessa Outlook-lomakkeiden kanssa, ja toiseksi: kuinka itse asiassa edetä ja luodaan tai muokataan yhteydenottolomakettani. Kaikki vinkit ovat erittäin arvostettuja. Kiitos!

Tässä viestissä opetamme sinulle, kuinka voit helposti luoda mukautettuja täytettäviä käyttäjälomakkeita Microsoft Outlookissa. Räätälöimme yhteydenottolomakkeen esimerkkinä, mutta prosessi soveltuu täysin sähköposteihin, tehtäviin, tehtäväpyyntöihin, tapaamiskutsuihin, päiväkirjamerkintöihin ja niin edelleen.

OK.. aloitetaan.

Lomakkeiden käyttäminen Outlookissa ei ole erityisen vaikeaa. Outlook toimittaa useita ennalta määritettyjä malleja, ja perusideana on mukauttaa mallit tarpeidesi mukaan.

Luo mukautettuja Outlook-lomakkeita

Tässä on prosessi Outlookin käyttäjälomakkeiden lisäämiseen ja muokkaamiseen:

1. Määritä Outlook Developer -välilehti.
2. Avaa olemassa oleva Outlook-lomake .
3. Muokkaa lomaketta niin, että se sisältää mukautetut kentät tarpeen mukaan.
4. Tallenna mukautettu käyttäjälomake .
5. Testaa työsi perusteellisesti.
6. Jaa muiden Outlook-käyttäjien kanssa työpaikallasi tai ryhmässäsi, jotta he voivat käyttää juuri luomaasi hyödyllistä lomaketta :-).

Outlook-lomakkeet: Yksityiskohtainen esimerkki

Microsoft Outlook toimittaa mukavan kokoelman tärkeimpiin Outlook-objekteihin liittyviä lomakkeita, jotka voit valita ja käynnistää lomakkeen kehitysprosessin. Se on erittäin hyödyllistä, koska emme halua keksiä pyörää uudelleen. Tässä opetusohjelmassa jatkamme ja laajennamme jo olemassa olevaa Yhteystiedot-lomaketta, joka on tallennettu vakiolomakekirjastoosi.

Keskitymme erityisesti siihen, miten voit mukauttaa Yhteystiedot-lomaketta. Mukavuuden vuoksi oletamme, että haluat hallita seuraavia sosiaalisen median tietoja yhteyshenkilöillesi:

• LinkedIn profiili
• Twitter profiili
• Facebook profiili
• Facebook ryhmä

Muokattu Outlook-käyttäjälomakkeemme näyttää tältä:

Vaihe 0: Kehittäjä-välilehden määrittäminen

Kuten lukija yllä totesi, ennen kuin aloitamme mukautettujen Outlook-lomakkeiden käytön, meidän on otettava käyttöön niin sanottu Kehittäjä-välilehti. Tämä antaa meille mahdollisuuden käyttää Outlookin ominaisuuksia, joita tarvitsemme kehittääksemme omia lomakkeitamme.

Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Siirry ensin ja avaa Microsoft Outlook .
2. Napsauta nyt nauhaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Mukauta nauhaa .

1. Napsauta Kehittäjä - valintaruutua ja valitse OK .

1. Huomaat nyt nauhassasi juuri lisätyn Kehittäjä - välilehden.

Vaihe 1: Avaa nykyinen lomake

1. Siirry Outlook-nauhassasi ja napsauta Kehittäjä - valikkoa.
2. Siirry nyt eteenpäin ja paina Suunnittele lomake .
3. Varmista Look In -kentässä , että Standard Forms -kirjasto on valittuna.
4. Valitse Yhteydenottolomake .
5. Paina Avaa.
6. Nyt jatkamme ja muokkaamme olemassa olevaa yhteydenottolomaketta.
7. Huomaat, että lomakkeemme avattiin suunnittelunäkymässä.
8. Seuraavassa vaiheessa aiomme lisätä useita uusia mukautettuja kenttiä, joissa säilytetään Yhteystietomme sosiaalisessa mediassa.

Vaihe 2: Lisää mukautettuja lomakekenttiä

Tässä vaiheessa siirrymme eteenpäin ja luomme mukautettuja lomakekenttiä (sarakkeet0 sosiaalisen median tiedoille.

• Napsauta Nauhatyökalut-ryhmässä Kentän valinta -painiketta.
• Tämä valintaikkuna avautuu. Napauta Kentän valitsin -valintaikkunan alaosassa Uusi.

• Luo ensimmäinen uusi sarake, kutsu sitä LinkedIniksi, valitse Tyyppi = Teksti ja Muoto = Teksti alla olevan kuvan mukaisesti.

• Toista nyt yllä oleva prosessi seuraaville kolmelle kentälle: Twitter, Facebook, Facebook Group.
• Huomaat uudet kentäsi Käyttäjän määrittämät kentät kansiossa -osiossa alla olevan kuvan mukaisesti:

Vaihe 3: Lisää mukautettu lomakesivu

Tässä vaiheessa lisäämme mukautetun sivun yhteydenottolomakkeeseen. Tälle sivulle tallennamme sosiaalisen median profiilikentät.

1. Siirry nyt eteenpäin ja paina (P.2) -välilehteä Yleiset-kohdan vieressä alla olevan kuvan mukaisesti.

1. Paina nyt nauhasta Sivu-painiketta ja valitse Nimeä sivu uudelleen.

1. Kirjoita Social Media Sivun nimi -kenttään ja paina OK.
2. Vedä nyt neljä kenttää Field Select -kohdasta sosiaalisen median sivullesi ja sijoita ne alla olevan kuvan mukaisesti:

1. Huomautus: Kun haluat kohdistaa mukautetut kentäsi, valitse ne (varmista, että painat CTRL-painiketta, kun valitset ne kaikki), napsauta hiiren kakkospainikkeella ja paina Tasaa ja valitse sitten kohdistussuunta.
2. Osana lomakekehitystä sinun tulee tarkistaa työsi säännöllisesti. Paras tapa tehdä se on painaa Suorita tämä lomake -painiketta. Tämä näyttää sinulle, miltä työsi näyttää käyttäjälle.

Vaihe 4: Tallenna Outlook-lomake

Kuten olet aiemmin nähnyt, muokattu yhteydenottolomake on edelleen suunnittelutilassa. Jos haluat aloittaa sen käytön, sinun tulee julkaista se lomakekirjastossasi. Lupien mukaan voit saattaa sen omaan käyttöösi tai antaa muiden organisaatiossasi olevien kollegoiden käyttää sitä.

1. Paina nauhassasi Julkaise-painiketta.
2. Valitse Julkaise lomake nimellä...
3. Kirjoita Näyttönimi-kohdassa ContactFormSocial
4. Paina Julkaise.

Edistyneen käyttäjän huomautus: Lomakkeesi tallennetaan .oft-tiedostona kotihakemistosi AppData-hakemistoon:: \AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Vaihe 5: Kokeile uutta lomakettasi

Olemme melkein siellä. Nyt on aika mennä eteenpäin ja kokeilla työtämme.

1. Avaa Yhteystiedot-välilehti Outlookissa.
2. Napsauta Uusia kohteita.
3. Napsauta Mukautetut lomakkeet.
4. Valitse ContactFormSocial-merkintäsi.
5. Paina Sosiaalinen media -painiketta nauhassa (lisäsit sen juuri edellisessä vaiheessa ;-))
6. Voila' – tehty!

Vaihe 6: Käytä uutta yhteydenottolomaketta oletuksena

Jos olet tyytyväinen työsi tulokseen, voit asettaa uuden lomakkeen oletusyhteystietolomakkeeksi Microsoft Outlookissa. Tee tämä vasta sen jälkeen, kun olet noudattanut koko opetusohjelmaa, koska tämä vaihe ei muuten ole merkityksellinen.

Toimi seuraavasti:

1. Siirry Yhteystiedot-välilehdelle.
2. Korosta Yhteystiedot-kirjastokansiosi (oletusarvoisesti sen nimi on Yhteystiedot).
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.
4. Valitse Yleiset-välilehden lomakkeen nimi (tapauksessamme ContactFormSocial) Kansioon lähetettäessä -kenttään.
5. Paina OK.

Outlookin kokouslomakemallit

Jos etsit perusteellisempaa opetusohjelmaa, muista käydä tässä yksityiskohtaisessa esimerkissä Outlookin sähköposti- ja tapaamismallien suunnittelusta (soveltuu sekä Windowsille että macOSX:lle).

Mistä löydän Outlook-mallini?

Muutamalla lukijalla oli ongelmia Outlookin mukautettujen käyttäjälomakkeiden tallennuspaikan löytämisessä.

Oletusarvoisesti sijainti on käyttäjätilisi alla. Windows 10 / 8:ssa tai 7:ssä se on siksi todennäköisesti seuraava: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.