Outlook-mallit: Luo sähköposti- ja kokousmalleja Office 365:ssä, 2019:ssä ja 2016:ssa PC:lle ja MAC:lle

Viimeisin päivitys: lokakuu 2019.

Tässä on juuri kysymys lukijalle:

Hei, olen matkatoimisto ja haluaisin määrittää mukautetun sähköpostimallin vastatakseni asiakkaani lähettämiin sähköposteihin. Haluaisin myös nopeuttaa tapaamisaikatauluani ja saada mallin, jonka avulla voin luoda tapaamisia ja kokouksia nopeasti. Jos se auttaa, käytän Outlook 365:tä. Kiitos jo etukäteen kaikesta avusta, jota voit tarjota.

Kiitos kysymyksestäsi. Nyt sitä mennään ;-):

Outlook-sähköpostimallit

Ennalta määritettyjen sähköpostiviestien asettaminen on melko yksinkertaista. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa ja muotoilla sähköpostiviesti ja tallentaa se sitten malliksi tulevaa käyttöä varten.

Huomautus: Käytän tässä viestissä yksinkertaisuuden vuoksi yksinkertaisia ​​esimerkkejä viesti- ja kokousmalleista, mutta saatat haluta määrittää monimutkaisempia käyttäjän täytettäviä lomakkeita Outlookille .

Luo Outlook-sähköpostimalleja seuraavasti:

1. Avaa Outlook.
2. Napsauta Uusi sähköposti.
3. Kirjoita sähköpostisi aihe.
4. Kirjoita sähköpostisi teksti. Tässä on yksinkertainen esimerkki:

1. Lisää allekirjoituksesi (tarvittaessa).
2. Nyt sinun on tallennettava sähköpostisi Outlook-mallitiedostona (päätteellä oft) myöhempää käyttöä varten.
3. Mene eteenpäin ja paina Tiedosto.
4. Napsauta nyt Tallenna nimellä ja anna tiedostonimi; yksinkertaisessa esimerkissämme se on: "Puhuva hakemus hyväksytty".
5. Tallenna sähköposti mallina, älä unohda asettaa tiedostotyypiksi .oft alla olevan kuvan mukaisesti.

1. Paina Tallenna.
2. Sulje viesti.
3. Napsauta pyydettäessä Tallenna kaikki muutokset.

Sähköpostin lähettäminen mallin perusteella

Myös olemassa olevien mallien uudelleenkäyttö on melko yksinkertaista:

1. Avaa Outlook.
2. Napsauta Uusia kohteita.
3. Valitse nyt Lisää kohteita.
4. Valitse Valitse lomake.
5. Nyt sinun on valittava sijainti, johon edellisessä vaiheessa juuri luomasi malli tallennetaan. Valitse käyttäjämallit tiedostojärjestelmän sijainnista ja valitse "Puhuva sovellus hyväksytty" alla olevan kuvan mukaisesti.

1. Paina Avaa.
2. Määritä sähköpostisi vastaanottajat Vastaanottaja- ja CC-ruutuihin; määritä musta hiilikopio (BCC) tarvittaessa.
3. Lähetä sähköpostisi.

Outlook-kokouskutsumallit

Samalla tavalla voit käyttää uudelleen ennalta määritettyjä muotoja kokouksissasi ja tapaamisissasi.

Määritä kokouskaavain ja tallenna se .otf-tiedostona. lähetä sitten pyyntösi kokouksen osallistujille.

Viesti- ja tapaamismallien muokkaaminen

Ajoittain saatat joutua muokkaamaan Outlook-lomakettasi/malliasi.

Toimi näin ystävällisesti tehdäksesi sen:

1. Avaa lomaketiedosto yllä olevan Mallien uudelleenkäyttö -osan osoittamalla tavalla.
2. Tee tarvittavat muutokset.
3. Napsauta Tiedosto, sitten Tallenna nimellä ja tallenna tiedosto toisella nimellä.

Mihin mallit tallennetaan?

Pari lukijaa kysyi meiltä, ​​mihin tiedostopolkuun Outlook yleensä tallentaa kaikki mukautetut stensiilit.

Oletusarvoisesti sijainti on käyttäjätilisi alla. Windows 10 /8 tai 7:ssä se olisi: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Voit tietysti tallentaa tiedostosi eri paikkoihin Windows PC -käyttöjärjestelmässä.

Vihje: Jos et ole varma tarkasta sijainnista, voit suorittaa Windowsin haun .oft-tiedostoille.

Sähköpostimallit macOS:lle

Mukautetun muodon määrittäminen

Jos käytät Outlook for macOS:ää ja haluat määrittää omia mukautettuja mallimuotojasi, toimi seuraavasti:

1. Avaa Outlook
2. Napsauta Uusi posti
3. Kirjoita sähköpostisi teksti.
4. Valitse yläpalkista Tallenna mallina…
5. Valitse sitten mallikansiosi ja paina Tallenna.

Lähetä mallipohjaisia ​​viestejä macOS:ssä

Kun olet tallentanut mukautetun sähköpostisi kiinteästi, voit käyttää sitä uudelleen työsi nopeuttamiseksi. Noudata näitä ohjeita:

1. Avaa Outlook.
2. Valitse yläpalkista Tiedosto
3. Paina Uusi ja valitse Uusi mallista
4. Mallit-kansiosi avautuu. Huomaa, että toisin kuin Windows, macOS tallentaa mallisi .emltpl-tiedostoina.
5. Valitse sähköpostimallisi ja paina OK .
6. Täytä sähköpostisi vastaanottajat tarpeen mukaan.
7. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, lähetä viestisi.

Huomautus: MacOS:n Outlook ei tue tapaamis- ja kokousmalleja