Kuinka luoda ja käyttää henkilökohtaisia ​​tietokansioita Outlook 2019 / 365 / 2016:ssa?

Koskee: Office 365, 2016, 2013, 2019; Windows 7, 8 ja 10.

Tässä on kysymys Johnilta:

Työkaveri kertoi minulle, että hän käyttää pst-tiedostoja pitääkseen varmuuskopioita sähköpostilaatikostaan, kalenteristaan, päiväkirjoistaan ​​ja yhteyshenkilöistään. Voisitko kertoa lisää Outlook-datatiedostojen lisäämisestä ja niiden käyttämisestä postilaatikkoni päivittäiseen arkistointiin? Rakastan MAC OSX Sierraa ja haluan käyttää Outlookia MACissa, joten luulisin, että minulla on toinen kysymys, voinko käyttää pst:tä MAC OSX:ssä. Paljon kiitoksia!

Outlookin henkilökohtaiset kansiot ovat erittäin hyödyllisiä, koska niiden avulla voimme luoda offline-kopioita posteistamme, yhteystiedoistamme ja tehtävistämme offline-käyttöä, tietojen varmuuskopiointia tai toiseen tietokoneeseen siirtämistä varten. Henkilökohtaisia ​​kansioita edustaa Windows-käyttöjärjestelmässä .PST-liite.

Tässä oppaassa opimme luomaan ja avaamaan henkilökohtaisia ​​kansioita sekä viemään sähköpostisi PST-tiedostoon varmuuskopiointia varten.

Ensin opetamme sinut luomaan Outlook-kansioita ohjatun avaus-/vientitoiminnon avulla. Tämän avulla voit pakata kaikki olemassa olevat sähköpostit / yhteystiedot ja kalenterit yhdellä kertaa. Kokeneille käyttäjille kuvataan, kuinka pst-tiedostot luodaan manuaalisesti. Kun olet määrittänyt datatiedoston, voit jatkaa ja täyttää henkilökohtaisen kansioon tietyt sähköpostit, kalenterit ja yhteystiedot. Jatka lukemista saadaksesi yksityiskohdat.

Luo PST-tiedosto viemällä

1. Siirry kohtaan Tiedosto , napsauta Avaa ja vie ja valitse Tuo/Vie .

1. Napsauta avautuvassa valintaikkunassa Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava .

1. Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) Luo tiedostotyyppi -vaihtoehdosta  ja napsauta  Seuraava.

1. Valitse nyt postilaatikko, jonka haluat viedä. Jos olet kiinnostunut viemään kalenterisi tai yhteystietosi, valitse asianmukainen kansio Vie Outlookin datatiedosto -näytöstä.
2. Valitse varmuuskopiotiedoston sijainti ja paina Valmis .

1. Viimeinen – Anna varmuuskopiotiedoston P -salasana ja vahvista  salasana .

1. Kirjoita myös P -salasana avataksesi varmuuskopiotiedoston.

PST-tiedostojen luominen manuaalisesti

1. Avaa Microsoft Outlook 2016 (tai Office 365 ja Outlook 2013), paina Koti ja valitse Uusi kohde .
2. Siirrä pudotusruudussa kohdistin kohtaan Lisää kohteita ja valitse Outlook-datatiedosto .

1. Kirjoita valintaikkunaan tiedoston nimi ja tallenna se sijaintiisi.

1. Huomaa .PST-tiedoston sijainti, koska saatat haluta kopioida sen myöhemmin ulkoiseen varmuuskopiolaitteeseen.
2. Nyt luodaan henkilökohtainen kansio, jossa on Poistetut kohteet ja Etsi kansiot -alikansiot  .

1. Lisää alikansioita napsauttamalla omaa kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Uusi kansio .

1. Kirjoita nimi ja paina Enter -näppäintä luodaksesi alikansiot omaan kansioon.

PST-tiedostojen etsiminen

Pari lukijaa kysyi meiltä näiden .pst-tiedostojen etsimisestä niiden luomisen jälkeen. Helpoin tapa löytää tiedostosi on etsiä tiedostoja, joiden nimi on *.pst Windows-hausta.

Tiettyjen sähköpostikohteiden lisääminen henkilötietokansioihisi

1. Avaa palvelinpostilaatikkosi ja napsauta hiiren oikealla painikkeella postilaatikkoa , joka on siirrettävä henkilökohtaiseen kansioon.
2. Paina Siirrä ja valitse kansio , johon haluat siirtää.

1. Valittu sähköpostikansio tai -kohteet siirretään.

Käyttääkö MAC OSX pst-tiedostoja?

Microsoft Outlook for MAC ei käytä Outlookin tietokansioita. Tästä huolimatta on varmasti mahdollista tuoda Windows-tietokoneellasi luodut pst-tiedostot Outlook for MACiin.