Kuinka lähettää toistuvia automaattisia vastausviestejä Outlook 2019 / 365/ 2016:ssa, kun olet poissa?

Viimeksi päivitetty: lokakuussa 2019

Soveltuvuus: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows ja macOS.

Tässä on kysymys, jonka saimme Dorothylta:

Hei! Työskentelen matkatoimistona ja saatavuus on asiakkailleni äärimmäisen tärkeää. Ajoittain olen poissa toimistosta lomien takia ja haluan varmistaa, että asiakkaani tietävät sen ja tavaraa ei putoa halkeamia. Aiemmin työskentelin yrityksessä, ja muistan, että siellä oli temppu asettaa automaattinen toimiston ulkopuolella -vastaaja. Työskentelen nyt kotoa ja käytän Outlook.com-sivustoa ja Gmailia Microsoft Outlook 2019:ssä. Onko olemassa tapaa määrittää poissaolo-sääntö ilmoittamaan muille, että olen poissa?

Kiitos hyvästä kysymyksestäsi ja onnea uudelle yrityksellesi.

Sääntöjen avulla voit helposti määrittää automaattiset vastaustekstit, kun olet poissa toimistosta. Tässä opetusohjelmassa selitämme, kuinka se tehdään Windowsissa ja sitten macOS:ssä. Lukijat voivat toteuttaa tämän käytännössä, jotta Outlook vastaa automaattisesti, jos he ovat poissa lomasta tai muusta poissaolosta.

Täydellisyyden vuoksi olemme lisänneet lyhyen osion Outlook on Exchangen käyttämisestä OOTO-vastausten lähettämiseen.

Automaattisten vastausten asettaminen Windowsissa

Sääntöjen käyttäminen

Jos käytät Gmailia tai Hotmail/Outlook.com-osoitetta Outlookissa, sinun on määritettävä automaattivastaaja käyttämällä sääntöjä.

Toimi seuraavasti:

• Avaa Outlook.
• Ensinnäkin määritä Outlook-viestimalli, joka lähetetään poissa ollessa. Tässä viestissä on kaikki tiedot, joita tarvitset mallin määrittämiseen.
• Napsauta seuraavaksi Sähköposti-välilehden Säännöt-painiketta.
• Valitse Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä.
• Ohjattu sääntötoiminto avautuu.
• Paina Uusi sääntö… -painiketta
• Valitse sitten Käytä sääntöjä vastaanottamissani sähköposteissa .

• Paina Seuraava.
• Määritä, haluatko tämän poissaolosäännön sovellettavan tiettyihin sähköposteihin.
• Paina Seuraava, jos haluat, että sääntö koskee kaikkia saapuvia viestejä.
• Tarkista nyt Vastaa käyttämällä tiettyä mallisääntöä.
• Napsauta alemmassa ruudussa tiettyä mallin linkkiä.

• Selaa tietokoneeltasi sähköpostimallia, jonka määritit tämän opetusohjelman ensimmäisessä vaiheessa.
• Huomautus: Mallit tallennetaan usein tiedostoina.

• Kun olet löytänyt mallisi, korosta se ja paina Avaa.
• Paina Seuraava.
• Määritä tarvittaessa poikkeukset sääntöösi.
• Paina Seuraava.
• Anna säännöllesi merkityksellinen nimi alla olevan kuvan mukaisesti

• Kun olet valmis, paina Valmis.

Sääntöjen deaktivointi

Huomautus: Muista, että sinun on deaktivoitava säännöt, kun palaat lomaltasi tai poissaololtasi. muuten automaattisten sähköpostien lähettäminen jatkuu.

Jos haluat poistaa vastauksesi käytöstä, toimi seuraavasti:

• Avaa Outlook
• Napsauta Säännöt
• Valitse Hallitse sääntöjä ja varoituksia
• Poista valinta kaikista säännöistä, jotka haluat poistaa käytöstä.

• Kun olet valmis, paina Käytä.

Exchangen käyttö

Jos yrityksesi käyttää Exchange-palvelinta, määritysprosessi on hyvin yksinkertainen:

• Avaa Outlook.
• Napsauta Tiedosto.
• Paina nyt Automaattiset vastaukset -painiketta (huomaa, että sinun on oltava yhteydessä Exchangeen, jotta voit määrittää ne).
• Määritä nyt automaattinen vastaus organisaatiosi ulkopuolisille lähettäjille.
• Paina OK, kun olet valmis.

Poissa toimistolta -vastaukset MACissa

Jos käytät macOS:ää, prosessi on melko yksinkertainen, tässä ovat vaiheet:

1. Avaa Outlook for macOS
2. Siirry yläpalkista Työkalut-kohtaan ja valitse Säännöt.
3. Säännöt-valintaikkuna avautuu.
4. Jos käytät Gmailia tai Outlook.com/Hotmailia, korosta IMAP vasemmasta reunasta.
5. Paina valintaikkunan alareunassa olevaa +-merkkiä.
6. Määritä säännön nimi:

1. Valitse Tee seuraavat -osiossa Vastaa ja paina sitten Vastaa teksti… -painiketta.
2. Siirry nyt eteenpäin ja määritä poissaolotekstisi alla olevan kuvan mukaisesti

1. Kun olet valmis, paina OK .
2. Valitse " Älä käytä "- ja " Käytössä " -ruudut ja paina OK . Kun olet palannut lomalta, muista poistaa sääntö käytöstä poistamalla Käytössä-painikkeen valinta.
3. Sääntöikkuna näyttää seuraavalta. Outlook vastaa automaattisesti jokaiseen saapuvaan sähköpostiin.

Lisää lukijoiden kysymyksiä

Useita automaattisia vastauksia yhteen postilaatikkoon

Meiltä kysyttiin, voitko asettaa erilaisia ​​automaattisia vastaajia viestin lähettäjän mukaan. Se on mahdollista, koska Outlook Rules Wizrdin avulla voit määrittää sähköpostiviestejäsi useilla parametreilla:

• ihmisten toimesta,
• oletko TO:ssa tai CC:ssä,
• oletko ainoa vastaanottaja
• Näkyvätkö tietyt sanat aiheessa vai tekstissä
• Sähköpostin tärkeyden mukaan

Jotta voit käyttää useita vastauksia, sinun tarvitsee vain luoda erilaisia ​​sääntöjä ja määrittää kullekin eri Outlook-vastausmallit.

Mistä tiedän, lähetettiinkö automaattiset vastaukseni?

Hyvä kysymys, vastauksesi näkyvät merkintöinä Outlookin lähetetyt-kansiossa

Toimiiko se, kun tietokoneeni on pois päältä?

Tämä on erittäin tärkeä kysymys – vastaus on, että Outlookissa määrittämäsi säännöt ovat vain asiakasohjelmia, mikä tarkoittaa, että ne toimivat vain Outlookin ollessa käynnissä. Näin ei ole, jos käytät automaattisia vastauksia Outlook on Exchangessa.

Voinko määrittää sen sijaan automaattisen edelleenlähetyksen?

Kun olet PTO:lla / lomalla / lomilla tai matkoilla, voit valita sähköpostisi automaattisesti edelleenvälittämisen muille ihmisille, jotta he voivat vastata. Voit käyttää ohjattua sääntötoimintoa määrittääksesi tietyn säännön sen käsittelemiseksi.

Voinko lisätä kuvan automaattiseen vastausviestiini?

Windowsissa voit lisätä RTF-tietoja vastauksiin, olipa kyse linkkejä, kuvia ja jopa animoituja gifiä. Voit myös lisätä allekirjoituksesi kaikkiin lähteviin sähköposteihin.

Jos sinulla on lisäkysymyksiä, ota meihin yhteyttä. Toivottavasti se auttaa!