Kuinka ajoittaa ja lähettää Outlook 2019 / 365 toistuvia kokous-, tapahtuma- ja tapaamispyyntöjä?

Tässä on kysymys, jonka saimme Donnalta:

Hei! minut on juuri nimitetty projektipäälliköksi tänne yritykseeni, joten asun nyt Outlookissa :-)… Yksi ensimmäisistä asioista, jotka minun on tehtävä, on aloittaa jatkuva kokoussarja monien projektin sidosryhmien kanssa. Ne voivat olla joko yksi kerrallaan, ryhmäkokouksia. Olisin iloinen, jos saisin oikoteitä näiden toistojen ajoittamiseen. Apua arvostetaan etukäteen. Kiitos!

Kiitos kysymyksestäsi ja onnea uudessa työssäsi.

Toistuvien tapaamisten hallinta Outlookissa voi olla pelottava tehtävä. Yritetään purkaa se parhaiden käytäntöjen avulla, jotta asiat etenevät.

Aseta projektikalenteri

Ensimmäinen suositus olisi perustaa projektillesi oma kalenteri, jotta voit järjestää kaikki projektiin liittyvät kokoukset yhdessä paikassa. Tässä on opetusohjelma uusien kalentereiden lisäämisestä Outlookiin sekä Windowsille että MACille.

Ajoita toistuvia kokoussarjoja

Kalenterin määrittämisen jälkeen voit aloittaa kokoussarjojesi ajoituksen.

Windows-käyttäjät

• Kirjaudu Outlookiin ja avaa kalenterisi.
• Napsauta Koti-välilehdellä Työviikko-näkymää, jolloin saat tarkemman ja helpommin käytettävän näkymän kalenteristasi.
• Valitse nyt kokouksesi päivä ja aika.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta Uusi toistuva kokous (tai tapaaminen).
• Muuta tarvittaessa kokouksen/tapaamisen päivämäärää ja kellonaikaa.
• Määritä kokouksen toistuvuus (päivittäin/viikoittain ja niin edelleen).
• Määritä toistumisalueesi.

• Kun olet valmis, paina OK .
• Napsauta seuraavaksi Vastaanottaja - painiketta valitaksesi vastaanottajien sähköpostiosoitteet yhteystietoluettelostasi tai vaihtoehtoisesti syötä heidän osoitteensa manuaalisesti.
• Määritä kokouksellesi kuvaava aihe .
• Käytä kokoustunnisteet -osiota nauhasi oikealla puolella määrittääksesi kokouksen tärkeyden ja herkkyyden

• Määritä seuraavaksi kokouspaikka ja yhteystietosi. Tämä voi olla kokoushuone tai käytät Skypeä, Zoom for Outlookia tai muita verkkoviestintätapoja.
• Laajenna lopuksi kokouskutsutekstissäsi kokoussarjan tavoitteet, KPI:t ja niin edelleen. Muista määritellä kokouksellesi selkeä aikataulu sekä selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet.
• Kun olet valmis, paina Lähetä - painiketta.

Mac-käyttäjät

MAC-käyttäjien prosessi on hieman erilainen ja muistuttaa vanhemmissa Office-versioissa käytettyä prosessia:

• Avaa Outlook 365 / 2019 MAC:lle.
• Siirrä kalenterinäkymässä haluamasi kokouksen/tapaamisen päivämäärä ja kellonaika.
• Järjestäjän kokous -valintaikkuna avautuu.
• Paina Vastaanottaja-painiketta määrittääksesi kokouksen osallistujat.

• Määritä sitten aihe, paikka ja kokouksen kesto.

• Paina ylemmässä valikossa Toistuvuus - painiketta.
• Seuraava valintaikkuna tulee näkyviin:

• Määritä kokous-/tapaamisasetukset tarpeen mukaan.
• Kun olet valmis, paina OK.
• Anna tarvittaessa lisätietoja kokouskutsussa.
• Kun olet valmis, paina Lähetä - painiketta.

Määritä kokous-/tapaamis-/tapahtumasarjoja koskevat pyynnöt monistamalla

Voit mahdollisesti luoda kokous- tai tapahtumasarjan kopioimalla aikaisemman sarjan ja muokkaamalla kokouksen aiheita, osallistujia ja paikkaa. Tässä on opetusohjelma , joka auttaa sinua saavuttamaan sen.

Kysymyksiä? Voit vapaasti käyttää alla olevia kommentteja ilmoittaaksesi meille.

Onnea!