Yhteystietojen lisääminen Outlook 2019:ssä

Outlook viittaa ihmisistä ja organisaatioista tallennettuihin tietoihin yhteystietoina ja tallentaa ne yhteystietokansioon. Pääset Yhteystiedot-kansioon napsauttamalla Outlook-ikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa Yhteystiedot-kuvaketta (joka näyttää kahdelta henkilöltä).

Yhteystiedot-kansiossa näkyvät kaikki Outlook 2019:ään syöttämäsi yhteystiedot .

Vaikka yllä olevassa kuvassa näkyy useita kontakteja, sinulla ei ole niitä, kun aloitat. Sinun on syötettävä jokainen yksitellen.

Voit tallentaa jonkun yhteystiedot seuraavasti:

Napsauta Yhteystiedot-ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaa Uusi yhteystieto -painiketta.

Uusi Nimetön – Yhteystiedot -ikkuna tulee näkyviin.

Vaiheessa 1 voit myös valita Aloitus → Uusi yhteystieto tai paina Ctrl+N aloittaaksesi uuden yhteystiedon. Tutustu näihin muihin Outlook 2019 -pikanäppäimiin .

Täytä tiedot, jotka haluat tallentaa henkilöstä tai organisaatiosta.

Voit täyttää niin paljon tai vähän kuin haluat.

Mitä kattavamman merkinnän teet henkilölle, sitä hyödyllisempi Outlook voi olla. Kaikkien täydelliseen tietueeseen tarvittavien tietojen syöttäminen vie kuitenkin enemmän aikaa kuin pelkän nimen ja sähköpostiosoitteen syöttäminen. Mikään kentistä ei ole pakollinen.

Napsauta nauhan Tallenna ja sulje -painiketta. Yhteystieto lisätään yhteystietoluetteloosi.

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun annat yhteystietoja Outlook 2019:ssä:

• Täysi nimi -kenttään kirjoittamasi teksti korvaa välittömästi valintaikkunan otsikkopalkissa olevan Untitled .
• Määritä Tiedostomuoto-kentässä, kuinka tämä merkintä aakkosjärjestetään. Oletusarvo on sukunimellä, joten se kumoaa sen, mitä kirjoitat Koko nimi -kenttään. Jos esimerkiksi kirjoitat Koko nimi -kenttään John Doe , Tiedoston muoto näkyy muodossa Doe, John . Ihmisten nimille tämä on yleensä paras tapa edetä. Yrityksen nimen (kuten ACME Corporation) tapauksessa et luultavasti halua sen aakkosiksi Corporationiksi, ACME:ksi. Korjaa ongelma avaamalla avattava Tiedosto nimellä -luettelo ja valitsemalla ACME Corporation .
• Jos kirjoitat yrityksen nimen (Yritys-kenttään), vielä enemmän vaihtoehtoja on käytettävissä Tiedosto nimellä -luettelosta. Voit esimerkiksi valita aakkosjärjestyksen yrityksen nimen mukaan yksilön sijaan ja laittaa henkilön tai yrityksen nimen sulkuihin seuraavasti:
  • ACME Corporation (Doe, John)
  • Doe, John (ACME Corporation)

• Voit tallentaa useita sähköpostiosoitteita samalle henkilölle. Huomaa, että Sähköposti ei ole vain kentän tunniste, vaan myös avattava luettelo. Avaa luettelo ja valitse Sähköposti 2, Sähköposti 3 ja niin edelleen saadaksesi lisäosoitteita.
• Kaikissa Puhelinnumero-kentissä on myös avattavat luettelot, jotka on liitetty niiden tunnisteisiin. Voit tallentaa neljä puhelinnumeroa henkilöä kohden ja valita, mitkä tarrat kullekin niistä tulee. Voit esimerkiksi määrittää yhdelle puhelinnumeroista merkinnän Matkapuhelin.
• Sinulla voi olla kolme osoitetta henkilölle: yritys, koti ja muu. Vaihda niiden välillä Osoitteet-osion avattavasta luettelosta.
• Kun kirjoitat osoitteen, mutta et kirjoita sitä oikeaan postitusmuotoon (osoite, kaupunki, osavaltio ja postinumero), valintaikkuna kehottaa sinua täyttämään ne. Tämä on sinun turvallisuutesi vuoksi: varmistaaksesi, että jokainen osoite on syöttämäsi on käyttökelpoinen.
• Muistiinpanot-ruudun avulla voit tallentaa henkilöstä lisätiedot, jotka eivät täsmää minkään kentän kanssa.
• Näkyviin tulevia oletuskenttiä kutsutaan yleisiksi kentäksi. Tarjolla on enemmän kenttiä. Napsauta Yhteystiedot-välilehden Näytä-ryhmässä Tiedot nähdäksesi muut.
• Voit muokata yhteystietojesi ulkoasua valitsemalla muita kuin oletuskenttiä.