SharePoint-sivustojen jakaminen ja seuraaminen

SharePoint-sivustoa on helppo seurata ja saada päivityksiä sivuston tapahtumista. SharePointin uusimmassa julkaisussa vaihtoehto on yhtä yksinkertainen kuin napsauttaa tähtikuvaketta SharePoint-verkkosivuston pääsivulla, kuten kuvassa.

Napsauta SharePoint-sivuston tähteä seurataksesi sivustoa.

Jos käytät SharePoint Mobile App -sovellusta, tähti on vain napautuksen päässä, kuten seuraavassa kuvassa näkyy.

Napauta tähteä SharePoint Mobile Appissa seurataksesi sivustoa.

Kun seuraat SharePoint-sivustoa, se näkyy SharePoint-päähallintapaneelissasi – päähallintapaneelissa, jonka näet, kun kirjaudut Microsoft Office 365:een ja napsautat SharePoint-sovellusta. Voit aina palata kojelautaan napsauttamalla sovellusvalikkoa (vohvelikuvake näytön vasemmassa yläkulmassa) ja napsauttamalla SharePointia.

Kun seuraat sivustoa, saat kaikki uutiset, päivitykset ja tapahtumat SharePoint-päähallintapaneeliisi. Seuraavassa kuvassa voit nähdä, että seuraamme SharePoint For LuckyTemplates -sivustoa, ja "Uutiset sivustoista" -kohdassa näemme uuden uutisartikkelin, joka on lähetetty.

Seuraamiesi sivustojen uutiset ja toiminta näkyvät SharePoint-hallintapaneelissasi.

Jos käytät SharePoint Mobile App -sovellusta, näet Uutiset-välilehden päänäytössä. Tämä välilehti näyttää kaikki uutiset ja tapahtumat seuraamiltasi sivustoilta. Uutiset-välilehti näkyy tässä.

Seuraamiesi sivustojen uutiset ja tapahtumat näkyvät SharePoint Mobile App -sovelluksen Uutiset-välilehdessä.

Sama uutisartikkeli, joka näytettiin verkkoselaimessa aiemmin, näkyy myös täällä SharePoint Mobile App -sovelluksessa. Tämä on toistuva teema. SharePoint Mobile App näyttää saman sisällön kuin käytät SharePointia verkkoselaimessa. Se on vain mobiiliversio, joka on suunniteltu helpommin käytettäväksi pienissä laitteissa.

Office 365 SharePointin koontinäyttö on käytettävissä vain, jos käytät SharePointia osana Office 365:tä. Jos käytät SharePoint On-Premisesia, tarkista IT-osastoltasi, onko heillä yhdistetty sivusto ilmoituksia ja toimintaa varten.

Hälytysten määrittäminen SharePointille

Sivuston seuraamisen lisäksi voit määrittää hälytyksiä myös muille SharePointin alueille. Esimerkiksi asiakirjat tallennetaan erityiseen SharePoint-säilösovellukseen, jota kutsutaan kirjastoksi. Asiakirjat-sovellus, joka näkyy oletustiimisivustosi vasemmassa navigointipalkissa, on esimerkki. Hälytykset ovat loistava tapa seurata muutoksia, joita tiimitoverisi tekevät asiakirjoihin ja esineisiin.

Sinulla on oltava sähköpostiosoite määritettynä SharePoint-profiilissasi, jotta voit vastaanottaa hälytyksiä. Jos SharePoint-palvelimesi sijaitsee verkossa, se ei yleensä ole ongelma. Office 365:tä ei kuitenkaan välttämättä ole integroitu verkko- ja sähköpostitietoihisi. Näissä tilanteissa järjestelmänvalvojasi voi joko määrittää sähköpostiosoitteesi manuaalisesti tai antaa sinulle luvan tehdä niin.

Voit määrittää hälytyksen Asiakirjat-sovelluksen sisällölle seuraavasti:

Avaa verkkoselain ja siirry Microsoft Office -sivustolle .

Kirjaudu sisään, jos sinua pyydetään.

Avaa sivusto valitsemalla SharePoint-sivustosi.

Valitse vasemmassa navigointiruudussa näkyvä Asiakirjat-sovellus.

Napsauta Asiakirjat-sovelluksen yläosassa olevaa ellipsiä ja napsauta sitten Alert Me, kuten kuvassa.
Ilmoita, kun kohteet muuttuvat -valintaikkuna avautuu.

Varoita minulle -vaihtoehdon valitseminen SharePoint Documents -sovelluksessa.

Jos käytät SharePoint On-Premisesia etkä näe Varoita minulle -painiketta, järjestelmänvalvojasi ei todennäköisesti ole määrittänyt lähtevän sähköpostin asetuksia. Jos lähtevän sähköpostin asetuksia ei ole määritetty keskushallinnassa, Alert Me -painike ei yksinkertaisesti näy käyttäjille. Jos käytät SharePoint Onlinea, Microsoft on jo määrittänyt lähtevän sähköpostin ja olet valmis.

Kirjoita hälytykselle nimi Hälytyksen otsikko -tekstiruutuun.
Suosittelemme lisäämään nimestä jotain sinulle merkityksellistä postilaatikkoosi, kuten Documents Modified Today – Budget Team Site. Muuten sinulla ei ole järkevää tapaa erottaa yhtä varoitusta toisesta.

Kirjoita Lähetä hälytykset -tekstiruutuun niiden ihmisten nimet, joiden pitäisi saada hälytys.
Aivan oikein, voit tilata muille ihmisille hälytyksen! Sinulla on oltava hälytysten hallintaoikeus, joka myönnetään oletuksena sivuston omistajille.

Organisaatiot ja sivustojen omistajat saattavat haluta tilata ilmoituksen useille käyttäjille varmistaakseen, että he saavat tärkeitä päivityksiä, sekä rohkaista heitä osallistumaan keskustelupalstalle, blogiin tai wikille. Käyttäjät voivat silti kieltäytyä käytöstä muuttamalla asetuksia hälytysasetuksissaan.

Valitse Toimitustapa-osiossa, haluatko saada hälytyksiä matkapuhelimeesi sähköpostitse vai tekstiviestinä.
Tekstiviestien lähettäminen edellyttää, että SharePoint-järjestelmänvalvojasi määrittää tämän palvelun kolmannen osapuolen kautta, joten et ehkä voi lähettää hälytyksiä puhelimeesi.

Valitse Muutostyyppi-osiossa vaihtoehto, joka vastaa vastaanotettavien ilmoitusten tyyppiä: Kaikki muutokset, Uusia kohteita lisätään, Olemassa olevia kohteita muutetaan tai Kohteet poistetaan.
Jos olet vastuussa sovelluksen hallinnasta, suosittelemme vastaanottamaan ilmoituksen aina, kun kohteita poistetaan.

Valitse Lähetä hälytyksiä näistä muutoksista -osiossa, milloin haluat vastaanottaa hälytyksiä.
Tässä näkyvät vaihtoehdot vaihtelevat käyttämäsi sovelluksen tyypin mukaan. Esimerkiksi Tasks-sovelluksen avulla voit vastaanottaa hälytyksen, kun tehtävä on merkitty valmiiksi tai milloin tahansa korkean prioriteetin tehtävän tila muuttuu.

Valitse Milloin lähettää hälytykset -osiossa hälytysten toimitustiheys.
Voit vastaanottaa ne heti, kerran päivässä tai kerran viikossa. Haluamme saada päivittäisen yhteenvedon; muuten saamme liikaa sähköposteja.

Luo hälytys napsauttamalla OK kuvan mukaisesti.

Uuden hälytyksen luominen SharePoint Documents -sovellukselle.

Tarvitset hälytysten luontioikeuden hälytysten luomiseen. Tämä lupa myönnetään yleensä Site Members SharePoint -ryhmän valmiilla määrityksillä.

Aina kun käyttäjät sanovat tarvitsevansa työnkulkua saadakseen ilmoituksen projektitiedostoihin tehdyistä muutoksista, kokeile ensin hälytystä. Yllätyt kuinka usein hälytykset tarjoavat tarvittavat vaihtoehdot.

Jos sovelluksessasi on henkilökohtainen tai julkinen näkymä, joka sisältää suodattimen, voit tilata muutoksia vain tähän näkymään. Oletetaan esimerkiksi, että haluat saada ilmoituksen tekstiviestillä, kun ongelmanseurantasovelluksen kohteen prioriteetti on Korkea. Luot näkymän, joka suodattaa sovelluksen tärkeiden ongelmien varalta. Valitse suodatettu näkymä Lähetä hälytyksiä näistä muutoksista -osiossa, kun luot ilmoituksen, niin saat hälytyksiä, kun tuotteet täyttävät suodatusehdot.

Kuinka hallita SharePoint-sivustojen hälytyksiä

Voit aina palata ja säätää hälytyksiä. Kun napsautat ellipsiä (näkyy aiemmin kuvassa 10-5), voit valita Hallitse hälytyksiä ja muokata jo luomiasi hälytyksiä. Tämä painike vie sinut yhdelle sivulle sen sijaan, että navigoit jokaiseen sovellukseen, jossa olet asettanut hälytyksen. Seuraava kuva näyttää Omat hälytykset -sivun.

Koko SharePoint-sivuston hälytysten hallinta.

Voit hallita kaikkia tietyllä sivustolla olevia hälytyksiä ja muokata tai poistaa niitä seuraavasti:

Selaa sovellukseen, josta olet tällä hetkellä tilannut ilmoituksen.

Valitse avattavasta ellipsivalikosta Hallitse omia hälytyksiä.
Tämän sivuston Omat hälytykset -sivu tulee näkyviin.

Valitse oikea hälytyksen nimi -linkki.
Muokkaa hälytystä tällä sivustolla -sivulla näkyy kaikki vaihtoehdot, joita katselit luodessasi hälytyksen. Muuta asetuksia haluamallasi tavalla.
Etkö asettanut hälytystä alkuun? Voit silti lukea asetukset läpi ja muuttaa valintoja (katso edelliset vaiheet). Muutokset eivät vaikuta muiden hälytysasetuksiin, jos hälytys luotiin useille käyttäjille samanaikaisesti.

Napsauta OK muokataksesi hälytystä uusilla asetuksillasi tai Poista, jos haluat poistaa hälytyksen.
Sinua varten luodun hälytyksen poistaminen ei poista hälytystä muilta käyttäjiltä, ​​jotka ovat ryhmässä, jolle hälytys luotiin.

Jos olet sivuston järjestelmänvalvoja, voit hallita kaikkien sivustolla olevien hälytyksiä napsauttamalla Sivuston asetukset -sivun Sivuston hallinta -osiossa olevaa Käyttäjähälytykset -linkkiä.

Kun ilmoitustasi vastaava tapahtuma tapahtuu – esimerkiksi kalenteritapahtuman aika tai paikka muuttuu – saat sähköpostin postilaatikkoosi. Saatu sähköposti-ilmoitus perustuu malliin. Järjestelmänvalvojasi voi muokata näitä malleja, jotta ne voivat tarjota lisätietoja.