Yhtenäisen yritysyhteystietoluettelon luominen Outlook 2003:ssa

Yritysyhteystietokanta muuttuu jatkuvasti, mutta Outlook 2003 voi auttaa ylläpitämään järjestystä. Olipa kyse asiakkaista tai toimittajista, ihmiset tulevat ja menevät, puhelinnumerot vaihtuvat, ihmisiä ylennetään ja niin edelleen. Yhteystietolistan ajan tasalla pitäminen on haaste, joka voimistuu, kun sijainti huomioidaan. Melko usein lista jakautuu laskutusjärjestelmän, ostoosaston ja jokaisen myyjän eri arkistojen kesken (Rolodex, Pocket PC -tietokoneet ja jopa ylimpään laatikkoon unohdettu käyntikortti). Ilman päivitettyä tietokantaa et voi kommunikoida hyvin asiakkaiden kanssa.

Tässä on muutamia mahdollisia ratkaisuja tähän ongelmaan:

• Käytä yhteystietoluetteloasi asiakas- ja toimittajatietokantana. Päivitä kaikki tiedot sitä mukaa kun saat ne, kun työskentelet itse.

• Käytä yhden henkilön yhteystietoluetteloa yritysluettelona. Tee tästä yrityksen sääntö: Kaikki kenen tahansa saamat uudet päivitykset (kuten käyntikortti, puhelu uusilla tiedoilla tai sähköposti) menevät yhdelle keskushenkilölle tietokannan päivitystä varten.

• Luo julkinen luettelo Exchange-palvelimelle ja valitse henkilö luettelon ylläpitäjäksi. Voit käyttää Business Contact Managerin versiota 2.0, joka on ilmainen Outlookin lisäosa Office Professional- ja Small Business -versioissa. Voit jakaa yritysyhteystiedot ja -tilit yhtenä luettelona muun yrityksesi kanssa.

Osoitemuutokset ja uudet yhteystiedot kannattaa päivittää välittömästi. Ensimmäinen vaihtoehto on hyvä, kun työskentelet yksin. Toinen vaihtoehto toimii, kun Exchange-palvelinta ei ole saatavilla tai et käytä Business Contact Managerin versiota 2.0. Paras vaihtoehto on kolmas, koska yhteystietoluettelo on koko tiimin käytettävissä milloin tahansa ja missä tahansa Outlook Webin avulla. Kirjoitat vain uudet yhteystiedot yhteystietoluetteloosi, tallennat ne ja lähetät sen sitten vCard-muodossa yhteystietoluettelon ylläpitäjälle seuraavasti:

1. Avaa tallennettu yhteystieto.

2. Valitse Toiminnot, Lähetä edelleen vCardina.

Uusi sähköposti avautuu, johon on liitetty vCard.

3. Lähetä se yhteystietoluettelon ylläpitäjälle.

Yhteystietoluettelon pitäjä vastaanottaa sähköpostin ja voi yksinkertaisesti vetää ja pudottaa vCardin sähköpostista yhteystietoluetteloon.

Yhteyshenkilön lisääminen tällä tavalla tallentaa automaattisesti yhteystiedon luomispäivämäärän (käyttämällä kentän nimeä Luotu) ja säilyttää viimeisen muokkauspäivämäärän (Muokattu-kentän avulla). Voit mukauttaa yhteystietonäkymääsi sisältämään Luodut- ja Muokatut-kentät, jos haluat seurata näitä tietoja.

Saat todennäköisesti yhteystietoja useista lähteistä, kuten sisäisestä myyntijärjestelmästä, jokaisesta myyjästä tai johtoryhmästä. Yhteyden liittäminen sen luojaan helpottaa seurantaa.

Voit käyttää luokkia seuraamaan näitä tietoja:

1. Luo uusi luokka jokaiselle myyntitiimin jäsenelle.

2. Lisää uusi yhteystieto luetteloon.

3. Kun yhteystieto on auki, napsauta Luokat-painiketta.

Kategoriat-valintaikkuna tulee näkyviin.

4. Valitse Lähettäjän nimi -luokka ja tallenna yhteystieto.

Yhteystieto liitetään sen lähteeseen.