Yhteenvetotehtävien ja alitehtävien luominen Project 2016:ssa

Kun tarkastelet Project 2016:n projektityön erittelyrakennetta, joka tunnetaan myös nimellä WBS, tai projektin tehtävälistaa, kuten seuraavassa kuvassa, huomaat, että se järjestää tehtävät tasoiksi. Ylemmat tasot ovat WBS:ltä. Alempi taso koostuu tehtävistä, jotka on purettu WBS:stä.

Tehtävä, jonka alapuolelle on sisennetty muita tehtäviä tässä rakennerakenteessa, on yhteenvetotehtävä tai päätehtävä. Yhteenvetotehtävän alla sisennetyt tehtävät ovat alitehtäviä tai alitehtäviä . Yhteenvetotehtävät on merkitty lihavoituna projektiehdotuksessa.

Voit kertoa, milloin yhteenvetotehtävän reunassa on alitehtävien perhe: Kun alitehtävä on piilotettu, yhteenvetotehtävän vasemmalla puolella näkyy pieni selkeä kolmio. Kun napsautat kolmiota osoittimen kärjellä, tehtävä laajenee näyttämään sen koko alitehtävien klaanin ja yhteenvetotehtävä lisää mustan kolmion sen vasemmalle puolelle.

Projektin luonnos, jossa näkyy yhteenvetotehtävät ja osatehtävät.

Kuvasta näet, että tietokannan ja käyttöliittymän yhteenvetotehtävissä on piilotettuja alitehtäviä. Maksu- ja vahvistusyhteenvetotehtävät näyttävät kaikki niiden osatehtävät.

Kaikki tehtäväperheen tiedot kootaan sen korkeimman tason yhteenvetotehtäväksi. Siksi millään tehtävällä, jossa on alitehtäviä, ei ole omaa ajoitus- tai kustannustietoa: Se kerää kokonaiskestonsa ja -kustannukset osien summasta.

Tämä koontitoiminto on kumulatiivinen: Alimman tason tehtävä rullautuu ylätason tehtäväksi, joka voi rullata toiseksi yhteenvetotehtäväksi, joka kääritään (esimerkiksi) projektin yhteenvetotehtäväksi. Mikä tahansa tehtävä, jonka tehtäviä on sen alla, saa kesto- ja kustannustietonsa alitehtäviensä koontijoukosta riippumatta siitä, kuinka syvälle se on hierarkiassa.

Perheen rakenne luonnoksessa on hyödyllinen myös silloin, kun hahmotelma on järjestettävä uudelleen: Kun siirrät yhteenvetotehtävän, kaikki sen alitehtävät tulevat mukaan matkaan riippumatta siitä, onko sitä laajennettu!

Jos yhteenvetotehtävä ajoitetaan manuaalisesti, koontitoiminto ei toimi, ja Project näyttää varoituksia siitä kertovan. Yhteenvetotehtävän Gantt-palkissa on punainen varoituspalkki, joka näyttää alitehtävien lasketun keston, kun ne eivät vastaa yhteenvetotehtävän kestoa. Yhteenvetotehtävän Finish-kentän merkinnässä on myös punainen, vinoava alleviivaus, joka ilmaisee mahdollisen ajoitusongelman.

Voit ratkaista tämän tilanteen muuttamalla yhteenvetotehtävän käyttämään automaattista ajoitusta, jolloin se laskee koontitiedot oikein. Jos haluat, että yhteenvetotehtävä ajoitetaan edelleen manuaalisesti, voit muokata sen päättymispäivää tai korjata yhteenvetotehtävän aikataulun Task Inspectorin avulla.

Kuinka monta tasoa voit käydä WBS:ssä?

Sinulla ei ole käytännön rajoituksia sille, kuinka monta tehtävätasoa voit luoda luonnoksessa. Projectin avulla voit sisentää enemmän yksityiskohtia kuin mitä tarvitset kaikissa paitsi monimutkaisimmissa aikatauluissa.

Muista kuitenkin: Jossain vaiheessa sinun on jaettava ajoitus ja resurssit jokaiselle näistä tehtävistä ja sitten seurata niiden edistymistä. Liian paljon yksityiskohtia voi tehdä projektisuunnitelmastasi vaikean hallita. Jos projektisi on esimerkiksi muutaman kuukauden mittainen, et halua seurata tasoa, jossa aktiviteetit kestävät vain muutaman tunnin. Parhaat käytännöt viittaavat siihen, että määrität aikataulusi aina tasolle, jolla haluat hallita tiimiäsi – yleensä työpäivinä tai viikkoina.

Pidempiä projekteja varten voit ajoittaa käyttämällä rullaavan aallon suunnittelua, menetelmää, jolla kehitetään asteittain yksityiskohtia lyhyen aikavälin työhön ja pitää korkeammalla tasolla kaikki kauempana olevat työt. Jos sinulla on esimerkiksi kaksivuotinen projekti, voit suunnitella ensimmäiset kolme kuukautta yksityiskohtaisesti, seuraavat kolme kuukautta korkeammalla tasolla ja loppuosa projektin aikataulusta näyttää vain virstanpylväät ja keskeiset suoritukset. Kun edistyt projektin läpi, alat lisätä yksityiskohtia kuuden kuukauden ajan ja sen jälkeen. Hyvä nyrkkisääntö on säilyttää hyvä määrä yksityiskohtia 90 päivän ajan.

Pyörivän aallon suunnittelu ei ole tekosyy laajuuden lisäämiselle; se on vain olemassa olevan laajuuden täsmentämistä.

Projektin yhteenvetotehtävä

Aivan kuten laivalla on vain yksi kapteeni, vain yksi tehtävä tiivistää kaikki muut projektin tehtävät. Näytä projektin yhteenvetotehtävä, joka edustaa korkeinta (vähiten yksityiskohtaista) tiedon tasoa ja on usein yksinkertaisesti projektin otsikko, kuten uuden tuotteen käyttöönotto. Kun käsket Projectia näyttämään projektin yhteenvetotehtävän, kaikki projektin tehtävät kuuluvat sen alle ääriviivassa, kuten tässä näkyy.

Projektin yhteenvetotehtävä.

Kun rakennat projektia, voit helposti luoda projektin yhteenvetotehtävän itse (sisennä muita tehtäviä sen alle) tai käyttää Project-ominaisuutta luodaksesi sellaisen automaattisesti milloin tahansa – jopa sen jälkeen, kun olet rakentanut kaikki projektisi vaiheet. Jos haluat, että Project näyttää automaattisesti projektin yhteenvetotehtävän, toimi seuraavasti:

Valitse Gantt-kaavionäkymästä Gantt-kaavion työkalujen muoto -kontekstivälilehti.

Valitse Näytä/piilota-ryhmässä Projektin yhteenvetotehtävä -valintaruutu.

Kuten näet, Tehtävä 0, Nuorisokeskus 10K Juokse/kävele, on projektin yhteenvetotehtävä. Huomaa, että projektin yhteenvetotehtävän palkki kaaviossa on harmaa ja muiden yhteenvetotehtävien palkit mustat.

Kun ajattelet sitä, ääriviivan ylätason otsikko on osiensa summa: Otsikko heijastaa kaikkien sen alla olevien kohteiden yleistä aihetta. Projektin yhteenvetotehtävä vie tätä käsitettä askeleen eteenpäin: Tämä tehtävä kokoaa kaikki todelliset tiedot muista tehtävistä yhdeksi rivikohdaksi. Siten projektin yhteenvetotehtävän kesto heijastelee koko projektin kestoa. Rahallisesti katsottuna projektin yhteenvetotehtävän kokonaiskustannukset heijastavat koko projektin kokonaiskustannuksia. Tämänkaltaiset luvut voivat olla käteviä pitää käden ulottuvilla – ja se on yksi yhteenvetotehtävän arvoista.

Jos olet hämmentynyt yhteenvetotehtävän pituudesta, muista, että yhteenvetotehtävän kesto on tehtävän aikaisimman aloituspäivän ja viimeisimmän lopetuspäivän välinen ero. Vapaapäiviä ei kuitenkaan lasketa tehtävän yhteenvetokestoon. Yhteenvetotehtävän pituus on siis yhtä suuri kuin osatehtävien aikana tehtyjen työpäivien lukumäärä, ei kalenteripäivien lukumäärä ensimmäisen tehtävän alun ja viimeisen tehtävän päättymisen välillä.

Kaikki eivät käytä projektin yhteenvetotehtäviä. Voit yksinkertaisesti luoda hahmotelmasi korkeimmalle tasolle tehtäviä, jotka edustavat suuria projektin suoritteita tai vaiheita – ja niiden alapuolella olevat osavaiheet ja osatehtävät – etkä luo yhtä tehtävää, joka on järjestyksessä kuin kaikki muut. Projektin yhteenvetotehtävällä on kuitenkin tiettyjä etuja:

• Voit tarkastella projektin kokonaissummat nopeasti yhdellä silmäyksellä tietosarakkeista Gantt-kaavionäkymässä ja muissa näkymissä.
• Voit sijoittaa linkin projektisi yhteenvetotehtävään toiseen projektiin, jotta yhden projektin kaikki tiedot näkyvät toisessa. Jos esimerkiksi luot viisi aikataulua uusien tuotteiden lanseerauksille yrityksellesi, voit helposti luoda pääaikataulun kaikille yrityksen tuotelanseerauksille linkittämällä kunkin projektin projektin yhteenvetotehtäviin.