Yhdistämiskenttien lisääminen Office 2016:ssa

Jos yhdistät postituslistoja Microsoft Office 2016:ssa, sinun on lisättävä kentät, joihin haluat mukautuksen. Aseta ensin lisäyskohta oikein:

• Jos haluat kirjaimia, napsauta kohtaa, jossa haluat yhdistämiskoodin näkyvän. Haluat vastaanottajan nimen ja osoitteen lähelle asiakirjan yläreunaa, juuri päivämäärän alapuolelle. Haluat ehkä myös tervehdyksen, kuten (Rakas nimi ). Saatat haluta myös muita mukautuksia, kuten maininta henkilön kaupungista tai osavaltiosta tekstikappaleessa.

• Sähköpostiviestien kohdalla napsauta kohtaa, jossa haluat ensimmäisen mukautuksen näkyvän. Henkilökohtaisille tiedoille ei ole tavanomaista sijoitusta sähköpostiviesteissä, kuten liikekirjeissä.

• Aseta kirjekuorille lisäyskohta tyhjään tekstiruutuun tarran keskellä.

• Aseta tarrojen lisäyskohta taulukon oikeaan yläkulmaan. Jos et näe taulukkoa, valitse Taulukkotyökalujen asettelu → Näytä ruudukkoviivat.

• Napsauta hakemistoa varten kohtaa, jossa haluat yhdistämiskoodin näkyvän. Jos haluat, että tietueiden väliin tulee erotin, luo se (kuten vaakaviiva tai tyhjä viiva) ja siirrä sitten lisäyskohta erottimen yläpuolelle.

Kun olet sijoittanut lisäyskohdan, olet valmis lisäämään yhdistämiskoodin. Kenttien lisäämisen yksinkertaistamiseksi Word tarjoaa kaksi erityistä yhdistämiskoodia, joita voit käyttää:

• Address Block lisää kaikki kentät, joita tarvitaan oikein muotoillun osoitelohkon luomiseen, mukaan lukien välilyönnit ja kappaleenvaihdot niiden välillä, jotenkin näin:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Tervehdysrivi lisää tervehdyksen, kuten Dear, ja sen jälkeen vastaanottajan nimen. Kun lisäät tervehdysrivin, voit valita, käytetäänkö heidän etunimeään, sukunimeään vai molempia. Se voi näyttää tältä:

  Hyvä rouva Jones:

  Voit myös lisätä yksittäisiä yhdistämiskenttiä. Voit esimerkiksi mainita henkilön kaupungin seuraavassa kappaleessa:

  30. kesäkuuta asti myymälämme Indianapolisissa tarjoaa 20% alennuksen kaikista poistotuotteista.

Lisää osoitelohko

Voit lisätä osoitelohkon (esimerkiksi kirjekuoreen tai tarraan tai kirjeen yläosaan) seuraavasti:

Napsauta Postitukset-välilehdellä Osoiteesto.

Valitse muoto, jossa henkilön nimen tulee näkyä.

Jos et halua yrityksen nimen (jos sellainen on) näkyvän, napsauta Lisää yrityksen nimi -valintaruutua.

Määritä, miten oletusmaan ulkopuoliset osoitteet näytetään.

Tarkista esikatselu varmistaaksesi, että osoitelohko näyttää odotetusti.

Jos osoitteen esikatselu ei näytä oikealta, napsauta Match Fields ja käytä näkyviin tulevaa valintaikkunaa yhdistämään yhdistämistietotiedoston kentät osoitelohkossa käytettyihin kenttiin.

Lisää koodi napsauttamalla OK.

Määritä osoitelohkon asetukset.

Osoitelohkon koodi näkyy asiakirjassa kaksinkertaiset kulmasulkeet sen ympärillä, kuten: >.

Korjaa osoitelohkojen välilyöntiongelma

Yksi ongelma oletusosoitelohkossa on, että se jättää liian paljon pystysuoraa tilaa rivien väliin oletusarvoisen kappalevälin vuoksi. (Jokainen osoitelohkon rivi on erillinen kappale.) Voit nähdä tämän itse valitsemalla Postitukset→ Esikatsele tuloksia. Toista tämä komento sammuttaaksesi esikatselun.

Voit korjata ongelman seuraavasti:

Valitse > koodi.

Napsauta Koti-välilehden Rivi- ja kappaleväli -painiketta avataksesi sen valikon.

Napsauta Poista välilyönti kappaleen jälkeen.

Poista ylimääräinen välilyönti kappaleiden jälkeen osoitelohkosta.

Lisää tervehdysrivi

Voit lisätä tervehdysrivin seuraavasti:

Napsauta Postitukset-välilehdellä Tervehdysrivi.

Käytä Tervehdysrivin muoto -osan avattavia luetteloita määrittääksesi, miten tervehdys tulee näkyviin.

Määritä tervehdysrivi virheellisiin vastaanottajien nimiin (esimerkiksi tietue, jolle ei ole määritetty vastaanottajan nimeä).

Tarkista esikatselualue ja varmista, että tervehdysrivi on sellainen kuin haluat.

• Voit siirtyä kaikkien tietueiden läpi ja tarkistaa jokaisen napsauttamalla Seuraava-painiketta.

• Jos kentät eivät täsmää, napsauta Vastaa kentät ja määritä, mitkä tietoluettelon kentät tulee sisällyttää tervehdykseen.

Napsauta OK.

Määritä tervehdysrivin asetukset.

Lisää yksittäinen yhdistämiskenttä

Voit lisätä yksittäisen kentän seuraavasti:

Napsauta Postitukset-välilehden Lisää yhdistämiskenttä -painikkeen nuolta avataksesi valikon.

Napsauta haluamaasi kenttää lisättäväksi.

Valitse yksittäinen lisättävä kenttä.

Tässä on vaihtoehtoinen menetelmä. Voit avata Lisää yhdistämiskenttä -valintaikkunan napsauttamalla Lisää yhdistämiskenttä -painikkeen etupuolta (graafista osaa, ei tekstiä ja nuolta sen alla). Sieltä voit valita kentän ja napsauttaa Lisää.