Wordin yhdistämispääasiakirja sisältää kaksi tärkeää asiaa: 1) tekstin, joka pysyy samana personoitujen kopioiden välillä, ja 2) koodit, jotka kertovat Wordille, mitä kenttiä mihin kohtaan se on lisättävä.
Toimi seuraavasti:
Aloita uusi tyhjä asiakirja. (Ctrl+N on nopea tapa.)
Jos luot kirjeitä tai sähköpostiviestejä, olemassa olevaa asiakirjaa voi yleensä käyttää pääasiakirjana. Ehkä sinulla on esimerkiksi kirje tai viesti jo kirjoitettu, ja sinun tarvitsee vain muokata jokainen kopio. Jos kuitenkin luot tarroja, kirjekuoria tai hakemistoa, sinun tulee aloittaa uusi asiakirja.
Napsauta Postitus-välilehdellä Aloita yhdistäminen.
Napsauta yhdistettävän asiakirjan tyyppiä.
Jos valitset kirjeet, sähköpostiviestit tai hakemiston, työsi on valmis tässä vaiheessa. Siirry prosessin seuraavaan vaiheeseen: tietoluettelon valitsemiseen tai luomiseen.
Valitse asiakirjan tyyppi.
Hakemisto on kuin kirjeen yhdistäminen, paitsi että kopioiden välillä ei ole sivunvaihtoa. Joten esimerkiksi sen sijaan, että jokaisen henkilön kopio olisi omalla sivullaan, hakemisto ajaa kaikki yhdistetyt tiedot yhdelle sivulle, kuten puhelinmuistiossa.
Lisävaiheet kirjekuorien luomiseen
Jos valitset Kirjekuoret vaiheessa 3, Kirjekuoren asetukset -valintaikkuna tulee näkyviin vaiheiden suorittamisen jälkeen.
Valitse kirjekuoren koko.
Tavallinen yrityskokoinen kirjekuori Yhdysvalloissa on koko 10, oletusarvo.
Napsauta OK.
Valitse kirjekuoren koko.
Asiakirjan sivukoko muuttuu vastaamaan valitsemaasi kirjekuoren kokoa. Asiakirjan alareunaan tulee tyhjä tekstiruutu, joka on valmis hyväksymään kirjekuorien osoitteiden yhdistämiskoodit.
Lisävaiheita tarrojen luomiseen
Jos valitset Tarrat vaiheessa 3, Label Options -valintaikkuna avautuu.
Avaa Tarratoimittajaluettelo ja valitse tarramerkkisi.
Valitse tuotenumeroluettelosta etiketin tuotenumero. Se tulee painaa pakkaukseen.
Valmistajan ja tuotenumeron valinnan tarkoituksena on varmistaa, että tarran koko, tarrojen määrä arkille ja tarrojen välinen etäisyys on tarkka Wordissa. Jos sinulla ei ole laatikkoa, johon tarrat tulivat, sinun on ehkä syötettävä tiedot manuaalisesti. Etsi viivain, jotta voit mitata tarrasi. Napsauta sitten Uusi tarra ja täytä näkyviin tuleva valintaikkuna tarra-arkin tiedoilla.
Napsauta OK.
Valitse etiketin valmistaja ja tuotenumero.
Jos luot tarroja, Word luo taulukon, jonka mitat vastaavat ilmoittamaasi tarrakokoa ja järjestelyä. Oletusarvoisesti tämän taulukon ruudukkoviivat eivät näy. Jos haluat nähdä ne, valitse Taulukkotyökalujen asettelu→ Näytä ruudukkoviivat.