Word 2019:ssä on saatavilla monia, monia asiakirjamuotoja

Word tunnistaa vastahakoisesti, ettei se ole ainoa tekstinkäsittelyohjelma ja että sen asiakirjatiedostotyyppi ei ole ainoa. Sellaisenaan ohjelma alentunee sallien pienempien, kuolevaisten asiakirjamuotojen mukauttamisen. Tämän ominaisuuden avulla voit lukea ja muokata muita kuin Word-asiakirjoja sekä jakaa asiakirjoja muiden kuin Word-käyttäjien kanssa, jotka haluavat saada Wordin siunauksen.

Asiakirjamuotojen ymmärtäminen

Kun tallennat asiakirjan, Word sijoittaa asiakirjan tekstin, muotoilun ja muut tiedot tiedostoon. Word käyttää tiettyä tiedostomuotoa pitääkseen tiedot järjestyksessä . Tiedostomuoto tekee Word-asiakirjasta ainutlaatuisen ja erilaisen kuin muut tietokoneesi tallennusjärjestelmässä olevat tiedostot.

Wordin asiakirjamuoto on suosittu, mutta se ei ole ainoa saatavilla oleva tekstinkäsittelydokumenttimuoto. Muut tekstinkäsittelyohjelmat sekä asiakirja-apuohjelmat, kuten Adobe Acrobat, käyttävät omia muotojaan. Wordin avulla voit avata näissä muodoissa tallennettuja asiakirjoja sekä tallentaa Word-asiakirjoja vieraissa muodoissa. En ole varma, onko ohjelmisto tyytyväinen siihen, mutta se pystyy.

• Paras tapa tallentaa tiedosto toiseen muotoon on käyttää Export-komentoa.
• Wordin vakiomuotoinen tiedostomuoto käyttää .docx-tiedostotunnistetta. Tätä laajennusta käytetään automaattisesti kaikkiin tallentamaasi Word-asiakirjoihin, mutta se ei välttämättä näy kansiossa olevia tiedostoja katseltaessa. Vanhempi Word-asiakirjamuoto käytti .doc-tiedostotunnistetta.

Ei-Word-asiakirjan avaaminen

Word voi taianomaisesti avata ja näyttää joukon outoja, ei-Word-asiakirjoja. Näin se toimii:

Paina Ctrl+F12 kutsuaksesi perinteisen Avaa-valintaikkunan.

Valitse tiedostomuoto valikkopainikkeesta.
Valikkopainikkeessa ei ole otsikkoa, vaikka se saattaa lukea Kaikki Word-asiakirjat, kuten kuvassa näkyy. Kun valitset tietyn tiedostomuodon, Word kaventaa Avaa-valintaikkunassa näytettävien tiedostojen määrää. näytetään vain tiedostot, jotka vastaavat tiettyä tiedostomuotoa.

Jos et tiedä muotoa, valitse avattavasta luettelosta Kaikki tiedostot.

Valitse tiedosto napsauttamalla.
Tai käytä valintaikkunan säätimiä löytääksesi toisen tallennusvälineen tai kansion, joka sisältää tiedoston.

Napsauta Avaa-painiketta.

Muuta tiedostotyyppejä Avaa-valintaikkunassa.

Alien-tiedosto ilmestyy näytölle, valmiina muokattavaksi, aivan kuten mikä tahansa muu Word-asiakirja – tai ei. Word yrittää parhaansa mukaan avata muita tiedostomuotoja, mutta se ei välttämättä saa kaikkea 100-prosenttisesti okey-dokea.

• Joillekin asiakirjatyypeille Word näyttää tiedostonmuunnosvalintaikkunan. Käytä säätimiä asiakirjan esikatseluun, vaikka OK-painikkeen napsauttaminen on yleensä paras vaihtoehto.
• Palauta teksti mistä tahansa tiedostosta -vaihtoehto on hyödyllinen tutkittaessa tuntemattomia tiedostoja, erityisesti antiikkisista ja epäselvistä tekstinkäsittelytiedostomuodoista.
• Word muistaa tiedostotyypin! Kun käytät Avaa-valintaikkunaa uudelleen, sama tiedostotyyppi on jo valittu Files of Type -pudotusvalikosta. Tämä tarkoittaa, että tavallinen Word-asiakirjasi voidaan avata pelkkänä tekstinä, joka näyttää todella rumalta. Muista tarkistaa Files of Type -pudotusluettelo, jos sinulle tapahtuu tällaista.
• Vastaavasti, kun avaat Word-asiakirjan HTML-dokumentin avaamisen jälkeen tai erityisesti käytettäessä Palauta teksti mistä tahansa tiedostosta -vaihtoehtoa, sinun on valittava luettelosta Word-asiakirjat. Muuten Word saattaa avata asiakirjoja tavalla, joka tuntuu sinusta oudolta.
• Saatat nähdä varoituksen, kun avaat Internetistä ladatun asiakirjan. Sana on vain turvassa; asiakirja asetetaan suojattuun näkymään. Voit esikatsella asiakirjaa, mutta muokataksesi sitä, sinun on napsautettava Ota muokkaus käyttöön -painiketta.
• Älä syytä itseäsi, jos Word ei pysty avaamaan asiakirjaa. Monet, monet tiedostomuodot ovat Wordille tuntemattomia. Kun joku lähettää sinulle tämäntyyppistä asiakirjaa, pyydä häntä lähettämään se uudelleen käyttämällä yleistä tiedostomuotoa, kuten HTML tai RTF.

Päivitetään vanhaa Word-asiakirjaa

Microsoft Word on ollut olemassa ikuisuuden. Siinä on käytetty samaa .doc-tiedostomuotoa alkuajoista lähtien, jolloin Word toimi höyrykäyttöisissä tietokoneissa, jotka vaativat kolmen ihmisen nostamisen pöydälle.

Vuonna 2007 Word muutti asiakirjatiedostomuotoaan. Poissa oli .doc-muoto, joka korvattiin .docx-muodolla. Koska monet ihmiset käyttävät edelleen Wordin vanhempia versioita, ja koska vanhoja .doc-tiedostoja oli edelleen saatavilla runsaasti, oli välttämätöntä käsitellä ja muuntaa vanhoja asiakirjoja.

Vanhemman Word-asiakirjan käyttäminen on vaivalloista: Avaa asiakirja. Näet tekstin [Yhteensopivuustila] tiedostonimen jälkeen ikkunan yläosassa. Tämä teksti on suuri vihje, että käytät vanhempaa Word-asiakirjaa. Toinen vihje on, että monet Wordin ominaisuudet, kuten kyky esikatsella muotomuutoksia ja asiakirjateemoja, eivät toimi muokatessa vanhempaa asiakirjaa.

Voit päivittää vanhan asiakirjan seuraavasti:

Napsauta Tiedosto-välilehteä.

Napsauta Info-näytössä Muunna-painiketta.
Kuvaava valintaikkuna tulee näkyviin. Jos ei, siirry vaiheeseen 5.

Napsauta Microsoft Word -valintaikkunassa valintamerkkiä Älä kysy minulta asiakirjojen muuntamisesta uudelleen -kohdan viereen.

Napsauta OK-painiketta.

Napsauta Tallenna-painiketta tallentaaksesi asiakirjan.
Käytä Tallenna nimellä -valintaikkunaa. Jos katsot Tiedostotyyppi-valikkoa, näet, että valittu tiedostomuoto on Word Document (*.docx). Asiakirja päivitetään.

Vanhempaa asiakirjaa ei poisteta, kun noudatat näitä ohjeita, vaikka voit vapaasti poistaa sen.