Word 2019s Master Document -ominaisuuden käyttäminen

Ensimmäinen kirjoittamani romaani (enkä tietenkään koskaan julkaistu) oli useita satoja sivuja pitkä. Se tallennettiin yhtenä asiakirjana. Word-asiakirjat voivat olla minkä pituisia tahansa , mutta kaiken kokoaminen yhteen asiakirjaan voi olla epäkäytännöllistä. Muokkaus, kopiointi ja liittäminen, etsiminen ja korvaaminen sekä kaikki muut tekstinkäsittelytoiminnot heikkenevät mitä suuremmaksi asiakirja kasvaa.

Parempi ratkaisu pitkille asiakirjoille on pitää jokainen luku tai suuri osa omana tiedostonaan. Voit sitten hyödyntää Wordin Master Document -ominaisuutta ryhmitelläksesi kaiken yhteen, kun on aika tulostaa tai julkaista.

• Perusasiakirjaa silmukkaa yhteen kaikki yksittäiset asiakirjat tai aliasiakirjaansa, jopa jatkuvat sivunumerot, ylä-ja alatunnisteet, ja muita käynnissä olevia elementtejä. Tuloksena on suuri asiakirja, jonka voit tulostaa tai julkaista.
• Mikä katsotaan suureksi asiakirjaksi? Kaikki yli 100-sivuinen kelpaa minun mielestäni.

Kun kirjoitat romaania, luo jokainen luku omaksi asiakirjakseen. Säilytä kaikki nuo lukuasiakirjat omassa kansiossaan. Käytä lisäksi dokumenttien tiedostonimiä organisoinnin helpottamiseksi. Nimeän esimerkiksi lukuja käyttämällä numeroita: Ensimmäinen luku on 01, toinen on 02 ja niin edelleen.

Pääasiakirjan luominen Microsoft Wordissa

Wordin Master Document -ominaisuus auttaa sinua keräämään ja koordinoimaan yksittäisiä asiakirjoja, joita kutsutaan aliasiakirjoiksi, ja koota ne yhdeksi suureksi asiakirjaksi. Kun sinulla on perusasiakirja, voit määrittää työllesi jatkuvia sivunumeroita, käyttää ylä- ja alatunnisteita koko projektin ajan ja hyödyntää Wordin sisällysluetteloa, hakemistoa ja muita luettelon luontiominaisuuksia.

Luodaksesi suuren, mahtavan asiakirjan useista pienemmistä asiakirjoista – luodaksesi pääasiakirjan – noudata näitä ohjeita:

Aloita uusi, tyhjä asiakirja Wordissa.
Paina Ctrl+N kutsuaksesi nopeasti uuden, tyhjän asiakirjan.

Tallenna asiakirja.
Joo, tiedän – et ole vielä kirjoittanut mitään. Älä huoli: Tallentamalla nyt pääset pelin edellä ja vältät outoja virheilmoituksia.

Vaihda ääriviivanäkymään.
Napsauta Näytä-välilehteä ja napsauta sitten Jäsennys-painiketta.

Napsauta Pääasiakirja-ryhmän Jäsennys-välilehden Näytä asiakirja -painiketta.
Pääasiakirja-ryhmä täyttyy välittömästi uusilla painikkeilla. Yksi näistä on Insert-painike, jota käytetään perusasiakirjan rakentamiseen.

Napsauta Lisää-painiketta.

Käytä Lisää aliasiakirja -valintaikkunaa etsiäksesi ensimmäisen asiakirjan, joka lisätään pääasiakirjaan.
Asiakirjat on lisättävä järjestyksessä. Toivottavasti käytit näppärää asiakirjan nimeämisjärjestelmää.

Napsauta Avaa-painiketta liittääksesi asiakirjan perusasiakirjaan.
Asiakirja näkyy ikkunassa, mutta se on ruma, koska ääriviivanäkymä on aktiivinen. Älä huoli: se ei ole ruma, kun se painetaan! Jos sinulta kysytään ristiriitaisista tyyleistä, napsauta Kyllä kaikille -painiketta. Se pitää kaikki aliasiakirjan tyylit yhdenmukaisina pääasiakirjan kanssa. (Vaikka se on parasta, kun kaikki asiakirjat käyttävät samaa asiakirjamallia.) Word asettuu, jotta voit lisätä seuraavan asiakirjan:

Toista vaiheet 5–7 luodaksesi perusasiakirjan.

Tallenna pääasiakirja, kun olet lisännyt kaikki aliasiakirjat.

Tässä vaiheessa perusdokumentti luodaan. Sitä käytät koko suuremman asiakirjan tulostamiseen tai tallentamiseen.

Voit edelleen muokata ja käsitellä yksittäisiä asiakirjoja. Kaikki tekemäsi muutokset näkyvät perusasiakirjassa. Itse asiassa ainoa kerta, kun sinun tarvitsee työskennellä pääasiakirjan parissa, on silloin, kun päätät muokata ylä- ja alatunnisteita, luoda sisällysluettelon tai käsitellä muita koko asiakirjaan vaikuttavia kohteita.

• Kun olet valmis, voit julkaista perusdokumentin aivan kuten minkä tahansa yksittäisen asiakirjan.

Käytä Kutista aliasiakirjat -painiketta piilottaaksesi kaiken aliasiakirjan tekstin. Jos sinun on esimerkiksi luotava sisällysluettelo tai työstettävä pääasiakirjan ylä- ja alatunnisteita, aliasiakirjojen kutistaminen helpottaa prosessia.

• Valitettavasti pääasiakirjan menetelmä ei ole täydellinen. Se on hyvä tulostamiseen, mutta e-kirjan luomiseen on parempi käyttää yhtä suurta asiakirjaa useiden pääasiakirjaan lisättyjen asiakirjojen sijaan.

Kuinka jakaa Microsoft Word -asiakirja

Asiakirjan jakaminen ei ole osa perusasiakirjan luomista, mutta se saattaa olla tapa aloittaa. Jos kirjoitat romaanin yhdeksi pitkäksi asiakirjaksi, suosittelen, että jaat sen pienempiin asiakirjoihin. Yksinkertaista pikakuvaketta ei ole olemassa; sen sijaan sinun on leikattava ja liitettävä luodaksesi pienempiä asiakirjoja valtavasta.

Voit jakaa asiakirjan seuraavasti:

Valitse puolet asiakirjasta – osa, jonka haluat jakaa uudeksi asiakirjaksi.
Tai jos jaat asiakirjan useisiin osiin, valitse ensimmäinen osa, jonka haluat yhdistää uudeksi asiakirjaksi. Voit esimerkiksi jakaa asiakirjan luvun tai pääotsikon välissä.

Leikkaa valittu lohko.
Leikkaa lohko painamalla Ctrl+X.

Kutsu uusi, tyhjä asiakirja.
Ctrl+N tekee tempun. Tai jos käytät mallia (ja sinun pitäisi olla), aloita uusi asiakirja tällä mallilla.

Liitä asiakirjan osa.
Paina Ctrl+V liittääksesi. Jos teksti ei liity oikeaan muotoiluun, napsauta Aloitus-välilehteä ja napsauta Leikepöytä-ryhmässä Liitä-painiketta. Napsauta Säilytä lähteen muotoilu -komentopainiketta.

Tallenna uusi asiakirja.

Jatka suuremman asiakirjan jakamista toistamalla nämä vaiheet. Kun olet jakanut suuremman asiakirjan, voit poistaa sen turvallisesti.