Word 2010 -asiakirjoja ei aina tarvitse tulostaa. Sen sijaan voit julkaista kyseiset Word-asiakirjat sähköisesti. Mutta kaikki eivät voi lukea Word-asiakirjoja. Itse asiassa Wordin vanhempien versioiden käyttäjät eivät ehkä pysty lukemaan Word 2010:ssä luomiasi Word-asiakirjoja. Voit varmistaa tiedostojen yhteensopivuuden julkaisemalla asiakirjasi yhteensopivassa tai yleismaailmallisessa tiedostomuodossa:
1 Viimeistele asiakirjasi.
Kyllä, siihen sisältyy sen tallentaminen viimeisen kerran.
2Napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse Tiedosto-välilehden valikosta Jaa-komento.
Share-valikko avautuu.
3 Jos haluat käyttää yleisempää tiedostotyyppiä, valitse Jaa-valikosta Muuta tiedostotyyppiä.
Voit esimerkiksi valita Word 97-2003 -asiakirjan (*.doc), Rich Text -muodon (*.rtf) tai yhden tiedoston Web-sivun (*.mht, *.mhtml).
4Tallenna asiakirja erityisessä tiedostomuodossa Tallenna nimellä -valintaikkunan avulla ja napsauta sitten Tallenna-painiketta.
Voit halutessasi muuttaa asiakirjan tiedostonimeä ja sijaintia. Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallenna nimellä -alueella on esivalittu valitsemasi tiedostotyyppi.
5Jos haluat tallentaa tiedoston PDF-muodossa (Adobe Acrobat Portable Document Format), valitse Jaa-valikosta vaihtoehto Luo PDF/XPS-asiakirja ja napsauta Luo PDF/XPS -painiketta.
Julkaise PDF- tai XPS-valintaikkuna tulee näkyviin. Valitse tarvittaessa PDF (*.pdf) avattavasta Tallenna nimellä -luettelosta.
6 Anna asiakirjallesi uusi tiedostonimi, jos haluat, tai määritä uusi tallennuspaikka ja napsauta sitten Julkaise-painiketta.
PDF-tiedosto luodaan. Tarvitset Adobe Reader -ohjelman kopion PDF-tiedostojen katseluun. Älä huoli: se on ilmainen.
7Lähetäksesi asiakirjasi sähköpostin liitteenä, valitse Jaa → Lähetä sähköpostilla.
Tehdäksesi tämän helpon sähköpostin lähettämisen, sinun on käytettävä Microsoft Outlookia sähköpostiohjelmana ja organisaatiossasi on oltava Exchange Server.
8Napsauta Lähetä liitteenä -painiketta.
Tässä vaiheessa Outlook ottaa vallan ja kirjoitat sähköpostiviestisi. Kun lähetät viestin, myös Word-asiakirjasi lähetetään mukana.