Word 2007 -asiakirjan hakemiston luominen

Jos haluat luoda indeksin Word 2007 -asiakirjallesi, ensimmäinen tehtävä on merkitä sanat tai ilmaukset, jotka haluat sisällyttää hakemistoon. Yleisin tapa tehdä tämä on lisätä hakemistomerkki asiakirjaan jokaisen sellaisen kohteen kohdalla, jonka haluat näkyvän hakemistossa.

Indeksimerkintöjen merkitseminen

Merkitse hakemistomerkinnät manuaalisesti noudattamalla näitä ohjeita niin kauan kuin pystyt pysymään hereillä:

1. Avaa asiakirja, jonka haluat indeksoida.

2. Valitse sana tai lause, jonka haluat hakemistoon hiirellä tai näppäimistöllä.

3. Paina pikanäppäintä Alt+Shift+X.

Alt+Shift+X on varmasti yksi Wordin mieleenpainuvammista pikanäppäimistä. Se avaa Mark Index Entry -valintaikkunan.

4. Tarkista Pääsyöttö-kentän sisältö. Jos se on oikein, napsauta Merkitse-painiketta. Jos ei, korjaa se ja napsauta sitten Merkitse.

Tekstin ei tarvitse näkyä hakemistossa täsmälleen sellaisena kuin se näkyy asiakirjassa. Voit esimerkiksi korostaa lyhenteen sisällytettäväksi hakemistoon, mutta muokata sitten Pääsyöttö-kenttää niin, että sanan täydellinen kirjoitusasu lyhenteen sijaan näkyy hakemistossa.

5. Jos haluat indeksoida merkinnän eri sanan alle, kirjoita vaihtoehtoinen merkintä Main Entry -kenttään ja napsauta Merkitse-painiketta uudelleen.

Voit esimerkiksi luoda merkinnän "mutt, mangy" sanan "mangy mutt" lisäksi.

6. Merkitse muut hakemistomerkinnät korostamalla ne asiakirjassa ja napsauttamalla Merkitse-painiketta.

Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkuna toimii jossain määrin Oikeinkirjoitus-valintaikkunan tapaan siten, että se pysyy näytöllä, jotta voit merkitä tehokkaasti lisää hakemistomerkintöjä. Joten vaikka Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkuna pysyy näkyvissä, voit valita toisen hakemistomerkinnän tekstin ja merkitä sen sitten napsauttamalla Merkitse. Voit jatkaa indeksointia niin kauan kuin sinulla on energiaa.

7. Kun olet merkinnyt kaikki haluamasi hakemistomerkinnät, napsauta Sulje-painiketta.

Hakemistomerkinnät on merkitty erikoiskoodeilla, jotka on muotoiltu piilotekstiksi, jotta niitä ei normaalisti näe ja ne eivät tulostu. Ne ovat kuitenkin siellä odottamassa laskemista, kun luot hakemiston.

Tässä on joitain ajankohtaisia ​​vinkkejä hakemistomerkintöjen valmisteluun:

• Tehokkain tapa luoda hakemisto on asiakirjan kirjoittamisen ja muokkaamisen jälkeen. Hakemistomerkintöjen luominen asiakirjaa kirjoittaessasi vain hidastaa sinua ja häiritsee sinua ensisijaisesta tehtävästäsi: kirjoittamisesta.

• Jos kohtaat sanan tai lauseen merkitseessäsi hakemistomerkintöjä, joiden tiedät esiintyvän muualla asiakirjassasi, napsauta Merkitse kaikki -painiketta Merkitse hakemistomerkintä -valintaikkunassa. Napsauttamalla Merkitse kaikki -painiketta luot hakemistomerkinnän paitsi valitulle tekstille myös mille tahansa muulle valitun tekstin esiintymiselle asiakirjassa.

• Joka kerta kun merkitset hakemistomerkinnän, Word aktivoi Näytä kaikki muotoilumerkit -vaihtoehdon, joka paljastaa hakemistomerkintöjen merkitsemiseen käytetyn piilotekstin lisäksi myös muut merkit, jotka tavallisesti piilotetaan näkyvistä, kuten kenttäkoodit, sarkainmerkit, valinnaiset tavuviivat, ja niin edelleen. Tämä on normaalia, joten älä ihmettele, kun se tapahtuu

• Hakemistomerkinnät näyttävät suunnilleen tältä: { XE “mangy mutt” }, muotoiltu piilotekstiksi. Voit muokata hakemistomerkinnän tekstiä (lainausmerkkien välistä osaa), jos haluat muuttaa hakemistomerkintää sen luomisen jälkeen.

Indeksin luominen

Kun olet merkinnyt hakemistomerkinnät, indeksin luominen on suhteellisen helppoa:

1. Siirrä lisäyskohta paikkaan, jossa haluat indeksin näkyvän.

Hakemisto alkaa yleensä uudelta sivulta lähellä asiakirjan loppua.

2. Avaa nauhan Viitteet-välilehti ja napsauta sitten Insert Index -painiketta, joka löytyy Hakemisto-ryhmästä.

Hakemisto-valintaikkuna tulee näkyviin.

3. Valitse haluamasi hakemistotyyli Muodot-pudotusvalikosta.

4. Hienosäädä hakemistoa pelaamalla muilla Hakemisto-välilehden säätimillä.

• Tyyppi: Voit sijoittaa indeksin alimerkinnät erillisille sisennetyille riveille (Sisennetty) tai ajaa yhdessä (Run-in).

• Sarakkeet: Asettaa hakemistoon haluttujen sarakkeiden määrän. Kaksi on normi.

• Kieli: Jos Wordiin on asennettu useita kielivaihtoehtoja, voit valita käytettävän kielen tästä.

• Tasaa sivunumerot oikealle : Valitse tämä valintaruutu, jos haluat sivunumerot sijoitettavan hakemiston oikeaan reunaan.

• Tab Leader: Muuttaa tai poistaa katkoviivan, joka yhdistää jokaisen hakemistomerkinnän sen sivunumeroon. Voit poistaa katkoviivan vain, kun valitset Tasaa sivunumerot oikealle -vaihtoehdon.

• Muodot: Voit valita yhden useista esiasetetuista hakemistomuodoista. Tai voit määrittää mallista, jos haluat käyttää tyylejä asiakirjan mallissa määrittääksesi hakemiston muotoilun.

5. Napsauta OK.

Hakemisto lisätään asiakirjaan.