Virhetarkistuksen rakentaminen Excel-taloudelliseen malliin

Vaikka olisit vasta aloittanut mallintamisen, tiedät todennäköisesti hyvin, kuinka helppoa on tehdä virhe talousmallissa! Talousmallissa on kolme tapaa estää virheet:

• Vältä tekemästä virheitä ensiksi. Tässä kirjassa kuvailen useita tekniikoita, joita voit käyttää välttääksesi virheiden tekemisen alun perin, kuten olla johdonmukainen kaavojesi kanssa.
• Tarkista malli virheiden varalta. Parhaistasi yrityksistä huolimatta virheet voivat väistämättä lipsahtaa läpi, joten tarkista, tarkista ja pyydä jotakuta muuta tarkistamaan mallisi sen valmistuttua.
• Sisällytä virhetarkistukset. Kun rakennat mallia, sisällytä virhetarkistukset, jotka estävät tahattomien virheiden luiskahtamisen malliin virheellisten merkintöjen tai käyttäjän virheiden vuoksi.

Tässä olevat tiedot keskittyvät kahteen ensimmäiseen kohtaan: mallinrakennustekniikat virheiden vähentämiseksi sekä tapoja tarkistaa mallin virheiden varalta.

Virhetarkistukset ovat kriittinen osa hyvin rakennettua talousmallia, jotta käyttäjä tai mallintaja näkee yhdellä silmäyksellä, laskevatko kaavat oikein. Kun esimerkiksi luot johdon raportteja, tarkista, että kunkin osaston raportin summa lisää koko yrityksen kokonaismäärää. Tämä voidaan tehdä lisäämällä yksinkertainen IF-funktio muiden menetelmien joukossa.

Tässä näytetyssä esimerkissä pääomabudjetti on rakennettu arvioiduilla kulutuspäivämäärillä sarakkeessa E. Pääomakäyttöaikataulussa, joka on esitetty sarakkeissa F–Q, kulutus jakautuu koko vuodelle. Mallintaja tietää, että solussa D17 näkyvän 124 700 dollarin pääomakulujen kokonaissumman pitäisi olla sama kuin solussa R17 näkyvän pääomaaikataulun kokonaissumman, ja jos nämä kaksi summaa eivät vastaa toisiaan, malli ei laske oikein. Joten virheentarkistussolu E1 sisältää hyvin yksinkertaisen kaavan =R17-D17.

Yksinkertainen virheen tarkistus.

Alla näet, että käyttäjä on syöttänyt väärän arvon soluun E4. 20. helmikuuta ei ole kelvollinen merkintä, koska pääomankäyttöaikataulu sallii vain päivämäärät vuoden 2019 aikana. Tämä tarkoittaa, että alla oleva rahoitusmalli on virheellinen – käyttäjä on syöttänyt malliin 124 700 dollarin pääomamenoja, mutta vain 115 700 dollaria on varattu vuosi. Solussa E1 näkyvä numero (9 000) varoittaa käyttäjää ongelmasta. Lataa tiedosto 0401.xlsx ja valitse välilehdet 4-9 ja 4-10 yrittääksesi käynnistää tämän virheentarkistuksen itse.

Virhetarkistus käynnistyi.

Tämä virheen tarkistus on hyvin yksinkertainen ja varsin huomaamaton. Selvittääksesi asian, voit mieluummin sisällyttää virheentarkistussolun viereen kuvauksen "virheen tarkistus" solun D1 virheentarkistussolun viereen, mikä tekisi käyttäjälle selvemmäksi, mitä on tapahtunut, kun virhetarkistus käynnistyy.

Yllä näkyvä virheentarkistus on suositeltava virheentarkistustapa, koska se on niin yksinkertainen ja nopea rakentaa. Koska se palauttaa arvon virheen sattuessa, se voi olla hieman liian huomaamaton makuusi – se ei välttämättä ilmoita käyttäjälle välittömästi virheestä. Se on kuitenkin varmasti nopea ja helppo seurata, ja tästä syystä melko yleinen virhetarkistus, jota monet mallintajat suosivat.

Jos käytät tällaista virheentarkistusta, muotoile se pilkkutyylillä (löytyy Numerot-ryhmän Koti-välilehdeltä) ja poista desimaalipaikka ja muotoile se punaisella fontilla. Tällä tavalla nolla ei näy, jos virhettä ei ole, ja punainen numero näyttää, jos on virhe.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää toista virheentarkistuskaavaa, kuten =D17=R17, joka palauttaa arvon TOSI, jos ne ovat samat, tai EPÄTOSI, jos ne eivät ole. Tässä menetelmässä on kuitenkin myös väärä virhe.

Virheiden toleranssi sallitaan

=IF(D17<>R17”virhe”,0) on ylivoimainen virhetarkistus, mutta silloin tällöin se voi palauttaa väärän virhetuloksen, vaikka arvot ovat samat. Tämä virhetarkistuksen "vika" johtuu siitä, että Excel suorittaa laskelmat 14 desimaalin tarkkuudella. Sen jälkeen se katkaisee arvon ja voi aiheuttaa minuutin poikkeaman, joka ilmoittaa virheestä, kun se on vain 0,00000000000001.

Tämän mahdollisen ongelman välttämiseksi voit käyttää itseisarvokaavaa, joka sallii virhetoleranssin. =JOS(ABS(D17-R17)>1”virhe”,0) sallii arvojen poikkeamisen $1:llä ennen kuin se ilmoittaa virheestä. Jos käytät ABS-funktiota Excelissä, tämä ottaa tuloksen itseisarvon, joten sillä ei ole väliä, onko se positiivinen vai negatiivinen luku.

Tästä kaavasta on monia muunnelmia. Jotkut mallintajat haluavat näyttää sanan OK, jos numerot ovat oikein, ja Tarkista, jos ne eivät ole.

Ehdollisen muotoilun käyttäminen virheentarkistuksessa

Jotta virheentarkistus olisi entistä näkyvämpi käyttäjälle, harkitse ehdollisen muotoilun käyttöä säännön lisäämiseksi, joka muuttaa koko solun punaiseksi, jos virheentarkistus on käynnistetty. Napsauta nauhan Koti-välilehden Tyylit-ryhmässä Ehdollinen muotoilu -painiketta. Vie sitten hiiren osoitin Highlight Cells Rule -kohdan päälle ja valitse Yhtä kuin.

Ehdollisen muotoilun käyttäminen virheentarkistuksessa.

Kun yhtä kuin -valintaikkuna, kirjoita sana virhe osaksi Muotoile solut, jotka ovat yhtä ruutuun ja valitse OK. Oletusarvoisesti se muuttaa solun Vaaleanpunaiseksi Täytä tummanpunaisella tekstillä, mutta voit muuttaa tätä avattavasta valikosta.

Ehdollisen muotoilun värin muokkaaminen.

Ehdollinen muotoilu on suosittu virhetarkistuksissa, koska se saa virheentarkistuksen erottumaan paremmin, kun se on laukaissut. Ja hyvällä tuurilla käyttäjä huomaa, että rahoitusmallissa on virhe. Ehdollinen muotoilu ei rajoitu virhetarkistuksiin – se voi olla hyödyllinen muissa malleissa, joissa halutaan kiinnittää käyttäjän huomio laskelmien poikkeavuuksiin tai kohokohtiin.