Herkkyys ei ole vain asia, josta Oprah puhuu. Saatat haluta, että vain yksi henkilö näkee Outlook-viestisi tai haluat ehkä estää ketään muuttamasta viestiäsi sen lähettämisen jälkeen. Herkkyysasetusten avulla voit rajoittaa sitä, mitä joku muu voi tehdä viestillesi sen lähettämisen jälkeen, ja niiden avulla voit määrittää, kuka tämä joku muu voi olla – jopa Oprah.
Voit määrittää viestin herkkyyden avaamalla viestin Ominaisuudet-valintaikkunan. Napsauta luetteloruudun nuolta sanan Herkkyys ja jonkin näytetyistä tasoista vieressä kuvatulla tavalla.
Suurin osa lähettämistäsi viesteistä on normaaliherkkyys, joten Outlook käyttää sitä, jos et toisin sano. Henkilökohtainen, Yksityinen ja Luottamuksellinen -asetukset ilmoittavat vain viestin vastaanottaville ihmisille, että he saattavat haluta käsitellä viestiä eri tavalla kuin normaalia viestiä. (Joillakin organisaatioilla on jopa erityisiä sääntöjä luottamuksellisten viestien käsittelyyn.)
Herkkyys ei käytännössä tarkoita mitään. Viestin herkkyyden asettaminen yksityiseksi tai luottamukselliseksi ei tee siitä yksityisempää tai luottamuksellisempaa kuin mikään muu viesti. se vain ilmoittaa vastaanottajalle, että viesti sisältää erityisen arkaluonteisia tietoja. Monet yritykset ovat erittäin tarkkoja siitä, millaista tietoa voidaan lähettää sähköpostitse yrityksen ulkopuolelle. Jos käytät Outlookia töissä, tarkista järjestelmänvalvojaltasi, ennen kuin oletat, että sähköpostitse lähettämäsi tiedot ovat turvallisia.
Toinen ominaisuus, jonka huomaat Viesti-lomakkeen nauhan Asetukset-välilehdellä, on lupa, joka voi itse asiassa estää tiettyjä asioita tapahtumasta viestillesi, kuten saada joku välittämään viestisi edelleen kaikille tutuille. (Miten noloa.)
Sinun ja vastaanottajasi on kuitenkin oltava yhteensopivassa sähköpostijärjestelmässä, jossa on jotain nimeltään Information Rights Management Service , jotta se toimisi. Et myöskään voi olla varma, toimiiko se joidenkin sähköpostipalvelujen, kuten Hotmailin tai Yahoo! Mail. Saat lisätietoja tietooikeuksien hallinnasta Officen tukisivustolta .