Versioasetusten käyttäminen SharePoint 2016:ssa

SharePoint 2016:n Versioasetukset-alue sisältää joitain minkä tahansa sovelluksen halutuimmista asetuksista. Versioasetukset kattavat useimmat asiakirjanhallinnan tai sisällönhallinnan valinnat. Joten uusi asiakirjan/sisällönhallinnan mantrasi on hyväksyntä, versiointi ja uloskirjautuminen. Voit sanoa sen unissasi. Oletusarvoisesti Hyväksyntä-, Versiointi- tai Uloskirjausvaatimusasetukset eivät ole käytössä tiimisivustolla.

Syy, miksi versiointi on oletusarvoisesti pois päältä, on se, että se vie paljon tilaa tietokannasta. Joka kerta kun uusi versio luodaan, tietokanta kasvaa. Versiointi on kuitenkin tärkeää kaikessa todellisessa työssä, joten on suositeltavaa ottaa se käyttöön.

Jos haluat ottaa nämä asetukset käyttöön, kun sivustosi määritetään, harkitse julkaisusivuston käyttöä sen sijaan.

Ennen kuin valitset nämä vaihtoehdot, varmista, että tunnet tiimisi liiketoimintaprosessit. Jos asiakirjat tarkistetaan ja hyväksytään perusteellisesti SharePoint-prosessin ulkopuolella, et ehkä halua tai tarvitse hyväksymisasetuksia tai uloskirjautumista. Jos asiakirjasi ovat kuvia, saatat haluta tai ei halua käyttää versiointia, jos versioilla ei ole sinulle merkitystä ja sinun ei tarvitse palata vanhaan versioon.

Harkitse useiden dokumenttikirjastosovellusten käyttöä ja käytä erilaisia ​​asetuksia tarpeen mukaan. Jos sinulla on esimerkiksi 100 dokumenttia Kirjasto-sovelluksessa ja tarvitset vain versioinnin ja hyväksynnän viidelle näistä dokumenteista, ne voidaan ehkä sijoittaa kirjastosovellukseen lisämäärityksellä.

Versiointi voi olla yksi SharePoint-asiakirjojen hallinnan väärinymmärretyimmistä ominaisuuksista. Versiointi on hyödyllinen suojausmekanismi, koska voit tarvittaessa palata asiakirjan aiempaan versioon. SharePointin versiot ovat kopioita samasta asiakirjasta eri aikavälein muokkauksen aikana.

Haluat ehkä lisätä Versiot-sarakkeen näkymiisi, jotta käyttäjät näkevät nopeasti asiakirjan version. Muuten päädyt siihen, että käyttäjät lisäävät versiotiedot asiakirjan nimeen tai otsikkoon, kuten Työntekijän käsikirja v1.0, Työntekijän käsikirja v2.0 tai tämä, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Käytä tai muokkaa versioasetuksia noudattamalla näitä ohjeita:

Napsauta Versioasetukset-linkkiä Kirjastoasetukset- tai Luetteloasetukset-sivulla.
Versioasetukset-sivun osiot sisältävät sisällön hyväksymisen, asiakirjan versiohistorian, luonnoksen suojauksen ja vaadi uloskirjautumisen (vain kirjastosovellukset).

Seuraavaksi sinun on valittava, haluatko vaatia sisällön hyväksynnän lähetetyille kohteille. Voit tehdä tämän valinnan valitsemalla Kyllä tai Ei -valintanapin Versioasetukset-sivulla (käytetään vaiheessa 1).
Jos valitsit Kyllä vastauksessa Vaaditaanko sisällön hyväksyntää lähetetyille kohteille?, henkilöt, joilla on hyväksymisoikeudet, voivat aina nähdä luonnokset.
Kohteet, joita ei ole vielä hyväksytty (eli ne ovat luonnosversioita), eivät näy sivuston jäsenille tai vierailijoille. Voit määrittää Luonnosten suojaus -osiossa kenet haluat tarkastella luonnoksia.

Valitse Asiakirjan versiohistoria -osiossa valintanappi, joka ilmaisee, haluatko käyttää Ei versiota, Luo pääversiot, Luo pää- ja sivuversiot (luonnos) vai (valinnainen) määritä säilytettävien versioiden määrä antamalla numero.
Luettelo- tai kirjastosovelluksen oletusarvo on Ei versiota. Voit valita pääversiot (1.0, 2.0, 3.0 ja niin edelleen) tai pää- ja sivuversiot (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 ja niin edelleen). Valitsemalla jommankumman kahdesta viimeisestä vaihtoehdosta voit määrittää rajan kunkin tyypin versioiden lukumäärälle syöttämällä numeron 10 000 asti.

Valitse, ketkä voivat nähdä luonnoskohteita, valitsemalla Luonnoskohteen suojaus -valintanapin Luonnoskohteen suojaus -osiossa.
Tämä osio on poistettu käytöstä, ellet salli sivuversioita (luonnosversioita) tai vaadi asiakirjojen tai luettelokohteiden sisällön hyväksyntää. Tässä on kolme vaihtoehtoa sille, ketkä voivat nähdä luonnoskohteita: kaikki käyttäjät, jotka voivat lukea kohteita, vain käyttäjät, jotka voivat muokata kohteita tai vain käyttäjät, jotka voivat hyväksyä (ja kirjoittajan).

Määritä, vaaditaanko asiakirjoja muokkaavien käyttäjien uloskirjautuminen valitsemalla Kyllä tai Ei -valintanappi.
Vaikka uloskirjautumisen vaatiminen voi joskus olla vaivalloista, on toinen hyvä turvamekanismi, joka varmistaa, että muut käyttäjät eivät näe dokumenttia kesken muokkauksen tai että useat käyttäjät eivät muokkaa sitä samanaikaisesti (viimeinen tallennus voittaa).
Harkitse Uloskirjattu vastaanottaja -sarakkeen lisäämistä näkymiisi, jotta käyttäjät näkevät nopeasti, keneltä tuotteet on kuitattu ulos.

Napsauta OK tai Peruuta.

Jos napsautat OK, versioasetukset otetaan käyttöön. Mene kokeilemaan niitä!

Kun tarkastelet asiakirjoja Kirjasto-sovelluksessa, voit napsauttaa ellipsiä nähdäksesi kontekstivalikon. Tämän valikon avulla asiakirjan editori voi tarkistaa/kirjata asiakirjan sisään, hyväksyä, aloittaa työnkulun ja niin edelleen. Koska valikko on kontekstikohtainen, jos hyväksyntää ei ole asetettu esimerkiksi kirjastoon tai luetteloon, Hyväksy ei näy valikossa. Jos asiakirja on kuitattu ulos, näkyviin tulee vaihtoehto Hylkää uloskirjaus.

Asiakirjan kontekstivalikko.

Useimmissa tapauksissa tiimin jäsenet siirtyvät sivustolle selaimella työskennelläkseen luettelosovellusten kanssa. Mieti kuitenkin, kuinka tiimisi on vuorovaikutuksessa asiakirjojen kanssa. He voivat navigoida sovellukseen selaimella, mutta he voivat myös linkittää kirjanmerkistä tai avata asiakirjan suoraan muokkaussovelluksesta (kuten Word, Excel tai PowerPoint). Vaikka Officen nykyiset versiot tukevat SharePoint Library -sovellusasetuksia ja ovat vuorovaikutuksessa niiden kanssa, käyttäjät eivät välttämättä tiedä mistä nämä komennot löytyvät.

Vältä turhautumista tarkistamalla asetukset ja asetukset tiimisi kanssa. Näihin asiakirjojen hallintavaihtoehtoihin liittyvä koulutus on yksi suosituimmista SharePoint-yhteistyön menestyksestä, erityisesti tiimeille, joissa on paljon jäseniä tai avustajia.