Uuden nimen lisääminen Outlookin yhteystietokansioon

Outlookin yhteystietokansio on vain niin hyvä ja perusteellinen kuin siihen lisäämäsi yhteystiedot. Jos haluat sijoittaa jonkun yhteystietoluetteloon, avaa Yhteystiedot-kansio ja aloita tekemällä jokin seuraavista:

• Napsauta Uusi-painiketta.

• Paina Ctrl+N (Yhteystiedot-kansiossa) tai Ctrl+Shift+C.

• Valitse Tiedosto -> Uusi -> Yhteystiedot.

Näet yhteydenottolomakkeen. Tältä lomakkeelta löydät paikkoja, joihin voit kirjoittaa melkein kaiken, mitä sinun pitäisi koskaan tietää henkilöstä (paitsi hänen rakkauselämänsä ja salaiset paheensa). Syötä kaikki tiedot, jotka haluat tallentaa, pitäen seuraavat liikennesäännöt mielessäsi edetessäsi:

• Täydelliset nimet, osoitteet ja niin edelleen: Vaikka saatat tuntea houkutusta kirjoittaa osoitteita, puhelinnumeroita, nimiä ja niin edelleen tekstiruutuihin, älä tee sitä! Napsauta Koko nimi -painiketta Yleiset-välilehdessä, esimerkiksi kirjoittaaksesi nimen. Napsauta Yritys- tai Koti-painiketta kirjoittaaksesi osoitteen Tarkista osoite -valintaikkunaan. Napsauttamalla painikkeita ja syöttämällä tietoja valintaikkunoihin annat Outlookin erottaa nimien, osoitteiden ja puhelinnumeroiden osat. Sellaisenaan Outlook voi käyttää nimiä ja osoitteita joukkopostitusten ja -sähköpostien lähteenä.

• Kun syötät tietoja yrityksestä, ei henkilöstä, jätä Koko nimi -kenttä tyhjäksi ja kirjoita yrityksen nimi Yritys-kenttään.

• Sinulle tärkeät tiedot: Jos lomakkeella ei näytä olevan paikkaa tietyntyyppisten tietojen syöttämiseen, kokeile klikata kolmiopainiketta ja valita ponnahdusvalikosta uusi tietoluokka. Napsauta Yritys-painikkeen vieressä olevaa kolmiopainiketta ja valitse Koti, jos haluat esimerkiksi kirjoittaa kotiosoitteen yrityksen osoitteen sijaan.

• Tiedosto nimellä: Avaa avattava Tiedosto nimellä -valikko ja valitse vaihtoehto yhteystiedon tallentamiseksi Yhteystiedot-kansioon. Outlook voi tallentaa yhteystiedot aakkosjärjestyksessä sukunimen, etunimen, yrityksen nimen tai näiden kolmen yhdistelmän mukaan. Valitse vaihtoehto, joka parhaiten kuvaa tapaa, jolla aiot löytää yhteystiedon Yhteystiedot-kansiosta.

• Postiosoitteet: Jos säilytät useamman kuin yhden osoitteen yhteystiedolle, näytä osoite, johon haluat lähettää postia, ja valitse Tämä on postiosoite -valintaruutu. Näin joukkopostituksissa saat kirjeitä oikeisiin osoitteisiin.

• Sähköpostiosoitteet: Voit antaa kullekin yhteystiedolle kolme sähköpostiosoitetta. (Napsauta kolmiopainiketta ja syötä toinen tai kolmas osoite valitsemalla Sähköposti 2 tai Sähköposti 3.)

• Outlook näyttää Näytä nimellä -tekstiruudussa, miltä Vastaanottaja:-rivi näyttää, kun lähetät sähköpostia yhteyshenkilölle. Oletusarvoisesti Vastaanottaja:-rivillä näkyy kontaktin nimi ja hänen sähköpostiosoitteensa suluissa. Voit kuitenkin kirjoittaa mitä tahansa Näytä nimellä -tekstiruutuun, ja jos eri kirjoittaminen voi auttaa sinua erottamaan sähköpostiosoitteet, kirjoita jotain muuta. Kirjoita esimerkiksi Lydia — Henkilökohtainen, jotta voit tietää, milloin lähetät sähköpostia Lydian henkilökohtaiseen osoitteeseen, ei hänen yrityksensä osoitteeseen.

• Valokuvat: Jos haluat lisätä digitaalisen valokuvan yhteystietolomakkeeseen, napsauta Lisää yhteystietokuva -painiketta ja valitse Lisää yhteyshenkilön kuva -valintaikkunassa kuva ja napsauta OK.

Muista kirjoittaa muutama sana Yleiset-välilehdelle kuvaamaan, kuinka ja missä tapasit kontaktin. Kun on aika karsia yhteystiedot Yhteystiedot-kansioluettelosta, kuvausten lukeminen voi auttaa sinua päättämään, kuka saa rikkaruohot ja kuka ei.

Kun olet syöttänyt tiedot, napsauta Tallenna ja sulje -painiketta. Jos sinulla on kiire antamalla yhteystiedot, napsauta Tallenna ja uusi -painiketta. Napsauttamalla tätä painiketta avautuu tyhjä lomake, johon voit tallentaa tietoja toisesta yhteyshenkilöstä.