Kuinka monta kertaa tämä on tapahtunut? Saat kokouspyynnön, mutta aika ei sovi sinulle. Soitat kokouksen järjestäjälle puhelimessa keskustellaksesi uudesta tapaamisajasta, mutta kulutat seuraavat puoli tuntia kuullen hänen viimeisimmästä lomastaan Fidžille. (Voi toki, on mukava kuulla, että hänellä oli mukavaa, mutta haluatko todella kuulla jokaisen yksityiskohdan?)
Voit välttää tämän aikaa vievän sudenkuopan Outlook 2002:n uudella Ehdota uutta aikaa -ominaisuuden avulla, joka voi lyhentää kokouksen uudelleenjärjestelyyn kuluvaa aikaa huomattavasti. Noudata vain näitä ohjeita:
1. Kaksoisnapsauta juuri saamaasi kokouspyyntöviestiä. Viesti avautuu omaan ikkunaansa.
Voit myös tarkastella viestejä esikatseluruudussa avaamatta niitä kaksoisnapsauttamalla. Outlook 2002 on lisännyt mahdollisuuden hyväksyä, hylätä tai ehdottaa uutta aikaa suoraan esikatseluruudusta. Aktivoidaksesi esikatseluruudun, valitse Näytä, Esikatseluruutu; Napsauta sitten viestiä kerran nähdäksesi esikatselun.
2. Napsauta Ehdota uutta aikaa -painiketta. Näyttöön tulee Ehdota uutta aikaa -valintaikkuna, joka näyttää kaikkien alkuperäisen kokouksen osallistujien aikataulut.
3. Korosta kokouksen uusi aika aikataulualueella.
Voit myös käyttää Kokouksen alkamisaika- ja Kokouksen päättymisaika -ruutuja siirtyäksesi suoraan haluamaasi aikaan. Tai ehkä kätevämpää, voit käyttää AutoPick eteenpäin -painiketta siirtyäksesi nopeasti seuraavaan kaikkien osallistujien käytettävissä olevaan aikaan.
4. Napsauta Ehdota aikaa.
Näkyviin tulee uusi sähköpostiviesti, jossa on ehdotettu uusi kokousaika. Voit vaihtaa aihetta ja kirjoittaa siihen, miksi ehdotat uutta aikaa.
5. Napsauta Lähetä.
Sähköpostin vastaanottajalla on mahdollisuus hyväksyä tai hylätä ehdotettu uusi aika ja lähettää päivitetyn kokouskutsun.