Työskentely Excel-työkirjojen kanssa: Useiden Excel-taulukoiden jongleeraaminen

Sinun on ymmärrettävä, kuinka työskennellä useamman kuin yhden Excel-laskentataulukon kanssa työkirjassa, mutta on myös tärkeää ymmärtää, miksi haluat ylipäänsä tehdä niin hullua. Yleisin tilanne on tietysti se, kun sinulla on nippu Excel-taulukoita, jotka liittyvät toisiinsa ja kuuluvat siten luonnollisesti yhteen samaan työkirjaan.

Ajatellaan esimerkiksi Mother Goose Enterprisesin tapausta eri yhtiöineen: Jack Sprat Diet Centers; Jack and Jill Trauma Center;, Mother Hubbard Dog Goodies; Rub-a-Dub-Dub kylpytynnyrit ja kylpylät; Georgie Porgie vanukas piirakat; Hickory, Dickory, Telakellojen korjaus; Little Bo Peep Pet Detectives; Simple Simon Pie Shoppes; ja Jack Be Nimble -kynttilänjalat. Voit seurata kaikkien näiden yritysten vuosimyyntiä luomalla Excel-työkirjan, joka sisältää laskentataulukon jokaiselle yhdeksästä eri yrityksestä.

Säilyttämällä kunkin yrityksen myyntiluvut saman Excel-työkirjan eri arkilla saat kaikki seuraavat edut:

• Voit syöttää kaikkiin myyntitaulukoihin tarvittavat tavarat (jos valitset nuo taulukkovälilehdet) kirjoittamalla sen kerran ensimmäiseen laskentataulukkoon.
• Jotta voit luoda laskentataulukon ensimmäisen yrityksen myyntiä varten, voit liittää makroja nykyiseen työkirjaan, jotta ne ovat helposti saatavilla, kun luot laskentataulukoita muille yrityksille. ( Makro on sarja usein suoritettavia, toistuvia tehtäviä ja laskutoimituksia, jotka tallennat toiston helpottamiseksi.)
• Voit nopeasti verrata yhden yrityksen myyntiä toisen yrityksen myyntiin.
• Voit tulostaa jokaisen yrityksen kaikki myyntitiedot yhtenä raporttina yhdellä painotoiminnolla.
• Voit helposti luoda kaavioita, jotka vertaavat tiettyjä myyntitietoja eri laskentataulukoista.
• Voit helposti luoda yhteenvetolaskentataulukon kaavoilla, jotka laskevat yhteen kaikkien yhdeksän yrityksen neljännesvuosittaisen ja vuosittaisen myynnin.

Työskentely uusien Excel-taulukoiden kanssa työkirjassa

Jokainen avaamasi tyhjä Excel-työkirja sisältää yhden laskentataulukon, jolla on proosanimi, Sheet1. Voit lisätä työkirjaasi lisää arkkeja napsauttamalla tilapalkin Uusi taulukko -painiketta (se, jossa on plusmerkki ympyrässä). Jokaiselle Uusi taulukko -komentopainikkeella lisäämällesi laskentataulukolle annetaan yleinen taulukon nimi, johon on liitetty seuraava käytettävissä oleva numero, joten jos napsautat tätä painiketta kahdesti uudessa työkirjassa, jossa on vain Taulukko1, Excel lisää Taulukko2:n ja Taulukko3:n. Nämä laskentataulukoiden nimet näkyvät välilehdillä Työkirja-ikkunan alaosassa.

Voit siirtyä Excel-laskentataulukosta toiseen napsauttamalla välilehteä, joka sisältää sen taulukon nimen, jonka haluat nähdä. Sitten Excel tuo laskentataulukon pinon yläosaan ja näyttää sen tiedot nykyisessä työkirja-ikkunassa. Voit aina kertoa, mikä laskentataulukko on ajan tasalla, koska sen nimi on lihavoitu välilehdellä ja sen välilehti näkyy nykyisen laskentataulukon jatkeena, jonka alareunassa näkyy lihavoitu viiva.

Ainoa ongelma siirtyessä uuteen Excel-taulukkoon napsauttamalla sen taulukkovälilehteä ilmenee, kun lisäät työkirjaan niin monta laskentataulukkoa, että kaikki taulukon välilehdet eivät ole näkyvissä kerralla ja napsautettava välilehti ei näy työkirja, joka on merkitty tilarivillä ellipsillä (kolme pistettä peräkkäin), joka näkyy välittömästi viimeisen näkyvän välilehden jälkeen.

Jotta kaikki taulukon välilehdet eivät ole näkyvissä, Excel tarjoaa kaksi välilehtien vierityspainiketta tilapalkissa ennen ensimmäistä arkin välilehteä, joilla voit tuoda uudet taulukon välilehdet näkyviin:

• Napsauta Seuraava välilehteä vierityspainiketta (kolmio osoittaa oikealle), jolloin arkin seuraava näkymätön välilehti tulee näkyviin oikealla. Pidä Shift-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat tätä painiketta, kun haluat selata useita välilehtiä kerrallaan. Pidä Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat tätä painiketta, jolloin näet viimeisen arkkiryhmän, mukaan lukien viimeisen arkin välilehden.
• Napsauta Edellinen-välilehden vierityspainiketta (kolmio osoittaa vasemmalle), niin arkin seuraava näkymätön välilehti tulee näkyviin vasemmalla. Pidä Shift-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat tätä painiketta, kun haluat selata useita välilehtiä kerrallaan. Pidä Ctrl-näppäintä painettuna, kun napsautat tätä painiketta, jolloin ensimmäinen välilehtien ryhmä, mukaan lukien ensimmäinen välilehti, tulee näkyviin.
• Napsauta hiiren kakkospainikkeella jompaakumpaa välilehteä vierityspainiketta avataksesi Aktivoi-valintaikkunan, joka näyttää luettelon kaikista laskentataulukoista. Aktivoidaksesi laskentataulukon tässä luettelossa, valitse se ja sitten OK.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella välilehden vierityspainiketta, jolloin näkyviin tulee Aktivoi-valintaikkuna, jossa on luettelo kaikista työkirjan laskentataulukoista.

Älä vain unohda, että arkkivälilehden vierittäminen näkyviin ei ole sama asia kuin sen valitseminen: Sinun on silti napsautettava halutun arkin välilehteä, jotta se tuodaan pinon etupuolelle (tai valitse se Aktivoi-valintaikkunassa ).

Voit helpottaa valitsemasi taulukon välilehden löytämistä ilman kohtuuttoman paljon välilehtien vierittämistä vetämällä välilehden jakopalkkia (kolme pystysuoraa pistettä, jotka seuraavat välittömästi Uusi taulukko -painiketta) oikealle. Tämän tekeminen paljastaa enemmän arkkivälilehtiä tilapalkissa, mikä tekee vaakasuuntaisesta vierityspalkista lyhyemmän. Jos et välitä lainkaan vaakasuuntaisen vierityspalkin käyttämisestä, voit maksimoida näkyvissä olevien arkkivälilehtien määrän poistamalla tämän vierityspalkin. Voit tehdä tämän vetämällä välilehden jakopalkkia oikealle, kunnes se osuu pystysuoraan jakopalkkiin.

Kun haluat palauttaa vaakasuuntaisen vierityspalkin normaaliin pituuteensa, voit joko vetää välilehden jakopalkkia manuaalisesti vasemmalle tai yksinkertaisesti kaksoisnapsauttaa sitä.

Siirtyminen Excel-taulukosta toiseen näppäimistön avulla

Voit unohtaa välilehtien vierityspainikkeet ja arkkien välilehdet ja selata työkirjan arkkeja edestakaisin näppäimistölläsi. Voit siirtyä työkirjan seuraavaan laskentataulukkoon painamalla Ctrl+PgDn. Voit siirtyä työkirjan edelliseen laskentataulukkoon painamalla Ctrl+PgUp. Mukava asia pikanäppäinten Ctrl+PgDn ja Ctrl+PgUp käytössä on, että ne toimivat riippumatta siitä, näkyykö työkirja-ikkunassa seuraava tai edellinen arkin välilehti vai ei!

Excel-arkkien massamuokkaus

Aina kun napsautat taulukon välilehteä, valitset kyseisen laskentataulukon ja aktivoit sen, jolloin voit tehdä sen soluihin tarvittavat muutokset. Saatat kuitenkin kohdata aikoja, jolloin haluat valita nippuja laskentataulukoita, jotta voit tehdä samat muokkausmuutokset kaikkiin samanaikaisesti. Kun valitset useita laskentataulukoita, kaikki nykyiseen laskentataulukkoon tekemäsi muokkausmuutokset – kuten tietojen syöttäminen soluihin tai asioiden poistaminen niistä – vaikuttavat samoihin soluihin kaikissa valituissa taulukoissa täsmälleen samalla tavalla.

Oletetaan, että sinun on määritettävä uusi työkirja, jossa on kolme laskentataulukkoa, jotka sisältävät kuukausien nimet rivillä 3, joka alkaa sarakkeesta B. Ennen kuin syötät tammikuun soluun B3 ja käytät automaattisen täytön kahvaa 11 kuukauden täyttämiseen rivillä 3 valitse kaikki kolme laskentataulukkoa (Taulukko1, Taulukko2 ja Taulukko3 argumentin vuoksi). Kun kirjoitat kuukausien nimet ensimmäisen arkin kolmannelle riville, Excel lisää kuukausien nimet kaikkien kolmen valitun laskentataulukon riville 3. (Aika liukas, vai mitä?)

Samoin oletetaan, että sinulla on toinen työkirja, jossa sinun on poistettava Sheet2 ja Sheet3. Sen sijaan, että napsauttaisit Sheet2-painiketta, napsautat nauhasta Etusivu → Poista → Poista taulukko tai painat Alt+HDS ja napsautat sitten Sheet3 ja toistat Poista taulukko -komennon, valitse molemmat laskentataulukot ja poista ne sitten yhdellä iskulla napsauttamalla Aloitus → Poista → Poista taulukko nauhasta tai paina Alt+HDS.

Voit valita joukon laskentataulukoita Excel-työkirjasta seuraavilla vaihtoehdoilla:

• Jos haluat valita ryhmän viereisiä laskentataulukoita, napsauta ensimmäistä arkin välilehteä ja vieritä sitten arkin välilehtiä, kunnes näet viimeisen valittavan laskentataulukon välilehden. Pidä Vaihto-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat viimeistä arkin välilehteä valitaksesi kaikki välilehdet - vanha vaihto-napsautusmenetelmä, jota käytettiin laskentataulukon välilehdissä.
• Jos haluat valita ryhmän muita kuin vierekkäisiä laskentataulukoita, napsauta ensimmäisen arkin välilehteä ja pidä sitten Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat muiden valittavien arkkien välilehtiä.
• Voit valita kaikki työkirjan taulukot napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella aktiiviseksi haluamasi laskentataulukon välilehteä ja valitsemalla näkyviin tulevasta pikavalikosta Valitse kaikki taulukot.

Excel näyttää laskentataulukot, jotka valitset muuttamalla niiden välilehdet valkoisiksi (vaikka vain aktiivisen taulukon välilehden nimi näkyy lihavoituna) ja näyttämällä Excel-ikkunan otsikkorivillä työkirjan tiedostonimen jälkeen [Ryhmä].

Voit poistaa laskentataulukkoryhmän valinnan, kun olet lopettanut ryhmämuokkauksen, napsauttamalla valitsematonta (eli harmaana näkyvää) laskentataulukon välilehteä. Voit myös poistaa valinnan kaikista valituista laskentataulukoista, lukuun ottamatta sitä, jonka haluat aktivoida, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sen arkin välilehteä, jonka haluat näkyvän Työkirja-ikkunassa, ja napsauttamalla sitten sen pikavalikosta Pura taulukoiden ryhmittely.