Tutustu moniin tapoihin tarkastella viestejäsi Outlook 2000:ssa

Voit tarkastella viestejäsi vähintään kymmenellä tavalla, alkaen Microsoft Outlookin mukana tulevasta sarjasta. Voit muokata jokaista näkymää lajittelemalla mitä tahansa tietosaraketta missä tahansa näkymässä napsauttamalla sarakkeen otsikkoa.

Voit muuttaa näkymää viesteistäsi Outlookissa valitsemalla Näytä–> Nykyinen näkymä ja valitsemalla sitten valikosta jokin seuraavista näkymistä:

• Viestit. Tämä on yksinkertainen kuva Saapuneet-kansiostasi – Lähettäjä, Vastaanottaja, Aihe – vain perusasiat. Viestit, joita et ole vielä lukenut, on listattu lihavoituina. muut on lueteltu tavallisella kirjaimella.

• Viestit automaattisella esikatselulla. Kun sinulla ei ole aikaa lukea kaikkia saamiasi viestejä, esikatselu on hyödyllinen. Muutamat ensimmäiset rivit voivat antaa vihjeen siitä, mitä viestejä haluat lukea. AutoPreview näyttää nämä ensimmäiset rivit.

• Normaalisti näet esikatselun vain viesteistä, joita et ole vielä lukenut. Näet vain lukemiesi viestien otsikot. Itse asiassa Outlook olettaa, että olet lukenut minkä tahansa avaamasi viestin. Voit myös merkitä viestin luetuksi tai lukemattomaksi napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Merkitse luetuksi tai Merkitse lukemattomaksi.

• Seurantalipun mukaan. Voit merkitä saapuvat viestit, jotta voit seurata, mitä sinun on tehtävä vastauksena kuhunkin viestiin. Merkitty näkymä ryhmittelee viestisi sen mukaan, onko viesteille asetettu liput, ja luettelee, millaiset liput on asetettu ja milloin ne on määrätty.

• Jotkut asiantuntijat sanovat, että tehokkain tapa käsitellä kaikkia saapuvia viestejäsi on arkistoida ne sen mukaan, mitä sinun tarvitsee tehdä niille, ja sitten toimia niiden perusteella kunkin viestin prioriteetin ja ajoituksen mukaan. Viestiliput ovat yksi kätevä tapa saada käsitys siitä, mitä sinulla on tekemistä vastaanottamiesi viestien kanssa. Follow-Up Flag -näkymä järjestää viestisi automaattisesti niiden vaatiman toiminnan mukaan, mikä tekee sinusta välittömästi tehokkaan, eikö niin?

• Viimeiset seitsemän päivää. Kun sinua pyydetään ryhtymään välittömiin toimenpiteisiin muutama päivä sitten saamasi viestin johdosta, ei aina ole helppoa löytää viestiä, joka kertoi sinulle, mitä tehdä, varsinkin jos saat paljon sähköpostia. Viimeiset seitsemän päivää -näkymä näyttää vain viestit, jotka olet saanut viimeisen viikon aikana. Kohteen löytäminen lyhyeltä listalta on helpompaa kuin pitkältä.

• Viimeiset seitsemän päivää -luettelo rajoittaa näkymäsi viesteihin, jotka saapuvat seitsemän päivän aikana. Se ei lajittele viestejä sen mukaan, mitä niissä on tai kuka ne on lähettänyt. Voit lajitella viestisi lähettäjän nimen tai viestin aiheen mukaan napsauttamalla näkymän sarakkeiden yläosassa olevia otsikoita.

• Merkitty seuraaville seitsemälle päivälle. Jos merkitset viestejä, jotka ovat todella tärkeitä, viestit, jotka olet merkinnyt saadaksesi huomiosi lähipäivinä, vaativat todennäköisesti huomiotasi ensin. Jos haluat nähdä nopeasti kuumimmat kohteet, käytä Merkitty seuraavan seitsemän päivän näkymää varten.

• Kuten Merkitty-näkymä, Merkitty seuraaville seitsemälle päivälle -näkymä leikkaa olennaiset tiedot: kuka lähetti viestin, mikä viestin aihe on ja milloin merkityn viestin suhteen on tehtävä toimia.

• Keskusteluaiheen mukaan. Sinun tulee aina lisätä aiherivi, joka on helppo ymmärtää, jotta viestisi vastaanottava henkilö tietää ensi silmäyksellä viestisi aiheen ja mitä tehdä asialle. Hyvällä tuurilla muut ihmiset tekevät saman puolestasi. Sitten voit todella saada mittarilukema viesteistäsi lajittelemalla ne keskusteluaiheen mukaan -näkymässä.

• Lähettäjältä. Kun pomo soittaa ja kysyy: "Saitko sähköpostiviestin bonuksista, jonka lähetin sinulle kolme viikkoa sitten?" et luultavasti halua käyttää paljon aikaa kaikkien muiden kolmen viime viikon viestien lajitteluun. Nopein tapa vastata pomon kysymykseen nopeasti on vaihtaa Lähettäjä-näkymään.

• Löydät heti pomon nimen Lähettäjä-näkymästä. Kaksoisnapsauta viestiä nimeltä Bonukset. Sitten voit sanoa pomolle: "Tietin kyllä; se on tässä edessäni." Pystyt vastaamaan niin nopeasti, että pomo antaa sinulle bonuksen mielellään.

• Lukemattomat viestit. Sinun ei tarvitse lukea jokaista viestiä, joka tulee näytölle, mutta Murphyn lain mukaan tärkein tieto on viestissä, jota et ole vielä lukenut. Lukemattomat viestit -näkymässä näet nopeasti asioita, joita et ole vielä vilkaissut.

• Älä jätä Saapuneet-kansiota koko ajan Lukemattomat viestit -näkymään, koska viestit näyttävät katoavan, kun olet lukenut ne. Viestit-näkymää on helpompi käyttää suurimman osan ajasta ja vaihtaa silloin tällöin Lukemattomat viestit -näkymään strategiana löytää asioita.

• Lähetetty. Saattaa tuntua typerältä, että postilaatikkosi on lajiteltu sen henkilön nimen mukaan, jolle kukin viesti on lähetetty. Loppujen lopuksi se on postilaatikkosi; kaikki pitäisi lähettää sinulle, tai se ei olisi täällä, eikö niin?

• Sinulla on kaksi syytä käyttää Lähetetty-näkymää. Jotkut sinulle tulevat viestit on osoitettu esimerkiksi kaikille yrityksessäsi oleville, joten on hyvä tietää, että tiettyjä viestejä ei pidä ottaa henkilökohtaisesti. Toinen syy on se, että samat näkymät ovat saatavilla Saapuneet-kansiossa ja Lähetetyt-kansiossa. Lähetetyt-kansio on paikka, jossa Outlook säilyttää kopiot muille ihmisille lähettämistäsi viesteistä. Tietäminen, mitä olet lähettänyt kenelle, voi olla erittäin hyödyllistä.

• Lähetetyt -näkymä on vain lajiteltu, ei ryhmitelty, mikä tarkoittaa, että viestit näkyvät lähettäneiden henkilöiden nimien mukaisessa järjestyksessä. Ryhmitetty näkymä näyttäisi ryhmän otsikona jokaisen sinulle sähköpostin lähettäneen henkilön nimen. Jos napsautat Aihe-saraketta, menetät sen edun, että luettelo on lajiteltu lähettäjän mukaan. Jos Lähetetyt-luettelosi näyttää olevan lajiteltu väärin, napsauta Vastaanottaja-sarakkeen yläosassa olevaa sanaa Vastaanottaja.

• Viestin aikajana. Viestin aikajananäkymä on yksi Outlookin mielenkiintoisimmista näkymistä; se piirtää sinulle kaavion kaikista viesteistäsi sen mukaan, milloin ne saapuivat. Viestien aikajananäkymä on suunniteltu auttamaan sinua löytämään viestejä, kun muistat milloin ne saapuivat, mutta et miksi ne saapuivat tai kuka ne lähetti.

• Pienet kuvakkeet, jotka edustavat viestejä, ovat itse asiassa pikakuvakkeita viesteihin, joita ne edustavat. Voit avata viestin kaksoisnapsauttamalla viestin kuvaketta. Voit myös vastata viestiin, poistaa viestin tai siirtää viestin toiseen kansioon napsauttamalla viestin kuvaketta hiiren kakkospainikkeella.