Joskus kerta ei riitä. Jos joudut pitämään viikoittaisen tapaamisen esimiehesi kanssa tai viemään Scruffyn trimmaajan luo kerran kuukaudessa, Outlook 2007:n Toistuva tapaaminen -ominaisuus antaa sinulle tavan muistuttaa itseäsi.
Voit luoda toistuvan (eli säännöllisesti ajoitetun) tapaamisen seuraavasti:
1. Napsauta Kalenteri-painiketta siirtymisruudussa (tai paina Ctrl+2).
Kalenteri tulee näkyviin.
2. Valitse Toiminnot –> Uusi toistuva tapaaminen.
Tapaamisen toistuminen -valintaikkuna tulee näkyviin.
Jos napsautat OK hyväksyäksesi esiasetetut vaihtoehdot Tapaamisen toistuminen -valintaikkunassa, tapaamisesi toistetaan samaan aikaan joka viikko ikuisesti. Mutta jos et aio mennä kokoukseen joka viikko loppuelämäsi ajan, sinun kannattaa tehdä omat valintasi Tapaamisen toistuminen -valintaikkunassa.
3. Napsauta Tapaamisaika-osiossa Aloita-tekstiruutua ja anna aloitusaika.
Outlook olettaa, että tapaamisesi on 30 minuuttia pitkä, ellet kerro muuta antamalla myös päättymisaikaa. Napsauta Lopeta-ruutua ja anna lopetusaika, jos tunnet sen tarpeelliseksi.
4. Napsauta Toistuva kuvio -osion vasemmalla puolella olevaa Daily, Weekly, Monthly tai Yearly -vaihtoehtopainiketta valitaksesi tapaamisen toistumistiheyden.
5. Valitse Toistuva kuvio -osion oikealla puolella, kuinka usein tapaaminen tapahtuu.
6. Kirjoita Toistuvuus-osion ensimmäinen esiintymä Aloitus-ruutuun.
7. Valitse tapaamisten päättymisajankohta.
Voit valita Ei lopetuspäivämäärää, Lopeta jälkeen (tietty määrä esiintymiä) tai Päättymispäivä (tietty päivämäärä).
8. Napsauta OK.
Tapaamisen toistuminen -valintaikkuna sulkeutuu ja Tapaamislomake tulee näkyviin.
9. Napsauta Aihe-ruutua ja kirjoita aihe.
10. Napsauta Sijainti-ruutua ja kirjoita sijainti.
11. Napsauta Tallenna ja sulje.
Tapaamisesi näkyy Outlook-kalenterissasi, ja sen oikeassa alakulmassa on symboli, joka osoittaa, että se on toistuva tapaaminen. Symboli näyttää kahdelta pieneltä nuolelta, jotka jahtaavat toistensa häntää, vähän ihmisiltä, jotka käyvät liian moniin toistuviin kokouksiin. Yhteensattuma? Ehkä ei.
Jopa toistuva tapaaminen muuttuu silloin tällöin. Muokkaa toistuvaa tapaamista seuraavasti:
1. Kaksoisnapsauta tapaamista, jota haluat muokata.
Avaa toistuva kohde -valintaikkuna tulee näkyviin.
2. Valitse, haluatko muuttaa vain napsauttamaasi esiintymää vai koko sarjaa.
3. Napsauta OK.
Toistuva tapaaminen -valintaikkuna tulee näkyviin.
4. Muokkaa tapaamisen tietoja.
Jos haluat muuttaa kuviota, napsauta Toistuvuus-painiketta, muuta toistuvuutta ja napsauta OK.
5. Napsauta Tallenna ja sulje.
Haluat ehkä varata säännölliset tapaamiset, kuten luokat tai säännölliset virkistystapahtumat, vaikka olet varma, ettet unohda niitä. Kaikkien toimintojesi syöttäminen Outlookiin voi estää sinua ajoittamasta ristiriitaisia tapaamisia.