Tietueiden lisääminen tietoluetteloihin Excel 2019:ssä

Kun olet luonut kenttien nimet Excelissä ja yhden tietoluettelon tietueen ja muotoillut ne taulukoksi , voit alkaa syöttää loput tiedot tietueina luettelon seuraaville riveille. Suorin tapa tehdä tämä Excel 2019:ssä on painaa sarkainnäppäintä, kun solukohdistin on ensimmäisen tietueen viimeisessä solussa. Tämän tekeminen saa Excelin lisäämään tietoluetteloon ylimääräisen rivin, johon voit syöttää tarvittavat tiedot seuraavaa tietuetta varten.

Kun syötät tietoja suoraan tietoluettelotaulukkoon, siirry uuden tietueen seuraavaan kenttään painamalla sarkainnäppäintä →-näppäimen sijaan. Tällä tavalla, kun täytät tietueen viimeisen kentän merkinnän, laajennat automaattisesti tietoluetteloa, lisäät uuden tietueen ja asetat solukohdistimen tietueen ensimmäiseen kenttään. Jos lopetat merkinnän painamalla →, Excel siirtää solukohdistimen seuraavaan soluun tietoluettelotaulukon ulkopuolella.

Käytä Lomake-painiketta tietueiden lisäämiseen Excelin tietoluetteloihin

Sen sijaan, että syötät tietoluettelon tietueita suoraan taulukkoon, voit käyttää Excelin tietolomaketta syöttämiseen. Ainoa ongelma tietolomakkeen käytössä on, että komento näyttää lomake laskentataulukossa, jossa on tietoluettelo, ei ole osa nauhakomentoja. Voit käyttää tietolomaketta vain lisäämällä sen komentopainikkeen pikatyökaluriville tai mukautettuun nauha-välilehteen.

Voit lisätä tämän komentopainikkeen Excelin pikatyökaluriville seuraavasti:

Napsauta Mukauta pikakäyttötyökalupalkkia -painiketta pikatyökalupalkin lopussa ja napsauta sitten Lisää komentoja -kohtaa sen avattavan valikon alaosassa.

Excel avaa Excelin asetukset -valintaikkunan, jossa Quick Access Toolbar -välilehti on valittuna.

Lomake-komentopainike, jonka haluat lisätä Quick Access -työkalupalkkiin, on käytettävissä vain, kun napsautat avattavasta Valitse komennot -luettelosta vaihtoehtoa Komennot, jotka eivät ole nauhassa.

Napsauta Komennot Ei nauhassa -vaihtoehtoa avattavan Valitse komennot -luettelon yläosassa.

Napsauta Lomake Valitse komennot -luetteloruudusta ja napsauta sitten Lisää-painiketta.
Excel lisää Lomake-painikkeen pikatyökalupalkin aivan loppuun. Halutessasi voit napsauttaa Siirrä ylös- ja Siirrä alas -painikkeita siirtääksesi tämän työkalupalkin Lomake-painikkeen.

Napsauta OK sulkeaksesi Excelin asetukset -valintaikkunan ja palataksesi tietoluettelon sisältävään laskentataulukkoon.

Tietueiden lisääminen Exceliin tietolomakkeen kautta

Kun napsautat Quick Access -työkalupalkkiin lisäämääsi mukautettua lomakepainiketta ensimmäisen kerran, Excel analysoi ensimmäisen tietueen kenttien nimien ja merkintöjen rivin ja luo tietolomakkeen. Tässä tietolomakkeessa luetellaan kenttien nimet lomakkeen vasemmalla puolella ja ensimmäisen tietueen merkinnät asianmukaisissa tekstikentissä niiden vieressä. Täältä näet uuden työntekijätietokannan tietolomakkeen; se näyttää tavallaan mukautetulta valintaikkunalta.

Syötä tietoluettelon toinen tietue sen tietolomakkeeseen.

Excelin luoma tietolomake sisältää ensimmäiseen tietueeseen tekemäsi merkinnät. Tietolomake sisältää myös joukon painikkeita (oikealla), joilla voit lisätä, poistaa tai etsiä tiettyjä tietueita tietokannasta. Aivan ensimmäisen painikkeen (Uusi) yläpuolella tietolomakkeessa luetellaan tarkastelemasi tietueen numero ja tietueiden kokonaismäärä (1/1, kun luot tietolomakkeen ensimmäisen kerran). Kun luot uusia merkintöjä, se näyttää New Record tämän painikkeen yläpuolella tietueen numeron sijaan.

Kaikki ensimmäisen tietueen tietyille tietueille määrittämäsi muotoilut otetaan automaattisesti käyttöön seuraavien kirjoittamiesi tietueiden kenttiin ja niitä käytetään tietolomakkeessa. Jos tietoluettelosi sisältää esimerkiksi puhelinnumerokentän, sinun on syötettävä vain puhelinnumeron kymmenen numeroa tietolomakkeen Puhelin-kenttään, jos ensimmäinen puhelinnumero on muotoiltu ensimmäisessä tietueessa Special Phone Number -muodolla. . Tällä tavalla Excel ottaa uuden merkinnän Puhelintiedostoon, kuten esimerkiksi 3075550045, ja muotoilee sen automaattisesti siten, että se näkyy tietoluettelon sopivassa solussa muodossa (307) 555-0045.

Tietueiden lisääminen tietoluetteloon tietolomakkeella on yksinkertainen. Kun napsautat Uusi-painiketta, Excel näyttää tyhjän tietolomakkeen (merkintä Uusi tietue tietolomakkeen oikealla puolella), joka sinun tulee täyttää.

Kun olet syöttänyt ensimmäisen kentän tiedot, siirry tietueen seuraavaan kenttään painamalla sarkainnäppäintä.

Vau! Älä paina Enter-näppäintä siirtyäksesi tietueen seuraavaan kenttään. Jos teet niin, lisäät uuden, epätäydellisen tietueen tietokantaan.

Jatka kunkin kentän tietojen syöttämistä ja paina sarkainta siirtyäksesi tietokannan seuraavaan kenttään.

Jos huomaat, että olet tehnyt virheen ja haluat muokata merkintää jo läpäisemässäsi kentässä, palaa kyseiseen kenttään painamalla Vaihto+Sarkain.

Jos haluat korvata merkinnän, ala vain kirjoittaa.

Jos haluat muokata joitain kentän merkkejä, paina ← tai napsauta I-beam-osoitinta merkinnässä löytääksesi lisäyskohdan; muokkaa sitten merkintää sieltä.

Kun syötät tietoja tiettyyn kenttään, voit kopioida kyseiseen kenttään tehdyn merkinnän edellisestä tietueesta painamalla Ctrl+' (heittomerkki). Paina Ctrl+' esimerkiksi siirtääksesi saman merkinnän jokaisen uuden tietueen Tila-kenttään syöttäessäsi tietuesarjaa ihmisille, jotka kaikki asuvat samassa valtiossa.

Kun kirjoitat päivämääriä päivämääräkenttään, käytä yhdenmukaista päivämäärämuotoa, jonka Excel tuntee. (Syötä esimerkiksi 21.7.98 .) Kun syötät postinumeroita, joissa on joskus alussa nollia ja joita et halua kadota merkinnästä (kuten postinumero 00102), muotoile ensimmäinen kenttämerkintä Special-kentällä Postinumeron muoto . Jos kyseessä ovat muut numerot, jotka käyttävät etunollia, voit muotoilla sen käyttämällä tekstimuotoa tai laittaa ' (heittomerkki) ennen ensimmäistä nollaa. Heittomerkki käskee Exceliä käsittelemään lukua tekstitunnisteena, mutta se ei näy. itse tietokannassa. (Ainoa paikka, jossa voit nähdä heittomerkin, on kaavapalkissa, kun solukohdistin on solussa, jossa on numeerinen merkintä.)

Paina ↓-näppäintä, kun olet syöttänyt kaikki tiedot uutta tietuetta varten. Tai ↓-näppäimen sijasta voit painaa Enter-näppäintä tai napsauttaa Uusi-painiketta. Excel lisää uuden tietueen laskentataulukon tietokannan viimeiseksi tietueeksi ja näyttää tyhjän tietolomakkeen, johon voit syöttää seuraavan tietueen.

Kun siirryt uuteen tietueeseen tietolomakkeessa, Excel lisää juuri valmistuneen tietueen luettelon viimeiseksi riviksi.

Kun olet lopettanut tietueiden lisäämisen tietokantaan, sulje tietolomake painamalla Esc-näppäintä tai napsauttamalla valintaikkunan alareunassa olevaa Sulje-painiketta.

Tietueiden muokkaaminen Excelissä tietolomakkeessa

Kun tietokanta on käynnissä ja olet päässyt syöttämään uusia tietueita, voit alkaa käyttää tietolomaketta tietokannan rutiinihuollon suorittamiseen. Voit esimerkiksi käyttää tietolomaketta etsiäksesi tietueen, jota haluat muuttaa, ja tehdä sitten muutoksia tiettyihin kenttiin. Voit myös käyttää tietolomaketta etsiäksesi tietyn tietueen, jonka haluat poistaa, ja poistaa sen sitten tietokannasta.

• Etsi tietokannasta tietue, jota haluat muokata, tuomalla sen tietolomakkeen.
• Jos haluat muokata nykyisen tietueen kenttiä, siirry kyseiseen kenttään painamalla Sarkain tai Vaihto+Sarkain ja korvaa merkintä kirjoittamalla uusi.
• Vaihtoehtoisesti paina ← tai → tai napsauta I-sädekohdistinta siirtääksesi lisäyskohdan ja tee sitten muutokset.
• Jos haluat tyhjentää kentän kokonaan, valitse se ja paina sitten Delete-näppäintä.

Tapoja saada tietty tietue Excel 2019:ssä

Jos haluat poistaa koko tietueen tietokannasta, napsauta tietolomakkeen Poista-painiketta. Excel näyttää hälytysruudun, jossa on seuraava vakava varoitus:

Näytetty tietue poistetaan pysyvästi

Jos haluat poistaa tietolomakkeessa näkyvän tietueen, napsauta OK. Voit pelata varman päälle ja säilyttää tallenteen koskemattomana napsauttamalla Peruuta-painiketta.

Et voi käyttää Kumoa-ominaisuutta palauttaaksesi tietuetta, jonka poistit Poista-painikkeella! Excel ei todellakaan ole leikkiä, kun se varoittaa pysyvästi poistettu. Varotoimenpiteenä tallenna aina laskentataulukon varmuuskopio tietokantaan, ennen kuin aloitat vanhojen tietueiden poistamisen.