Tietolomakkeen suodattaminen Access 2003:ssa

Access 2003 -tietolomakkeen suodattaminen on tapa keskittyä tiettyihin tietueisiin taulukon kaikkien tietueiden sijaan. Voit suodattaa pois tietueet, jotka eivät liity siihen, mitä yrität tällä hetkellä tehdä.

Kun suodatat tietoja, käytät ehtoja kertoaksesi Accessille, mitä haluat nähdä. Kriteeri on testi, joka data kulkee, jotta näyttää suodattimen jälkeen sovelletaan. Voit esimerkiksi pyytää Accessia näyttämään sinulle tietueet, joiden tilauspäivämäärä on 1.5.2003. Edistyneempi kriteeri on tilaukset, joiden päivämäärä on 1.5.2003 tai sen jälkeen.

Voit käyttää taulukossa viittä erityyppistä suodatinta: Suodata valinnan mukaan, Suodata lomakkeen mukaan ja Tarkennettu suodatin/lajittelu. Taulukko 1 näyttää, kuinka kutakin suodatinta käytetään.

Taulukko 1: Tietolomakesuodattimien tyypit

Suodatuksen perusteet

Jos haluat saada käsityksen koko suodatuskonseptista, aloita tarkastelemalla tietotaulukon osia, jotka liittyvät suodattimiin. Kuvassa 1 on tietolehtinen, jossa on suodatinpainikkeet ja -ilmaisimet. Tässä lomakkeessa on käytössä suodatin – voit kertoa sen tietolomakkeen alareunassa olevista Filtered datasheet -ilmaisimista. Myös Käytä/Poista suodatin -painike on korostettu - jos sitä napsautetaan uudelleen, suodatin poistetaan ja kaikki tietolomakkeen tietueet näytetään.

Kuva 1: Suodatettu tietolomake.

Voit käyttää suodatinta mihin tahansa tietotaulukkoon - joka sisältää tietysti taulukon, mutta myös alitietotaulukot ja kyselyiden luomat tietotaulukot. Voit syöttää ja muokata tietoja suodatettuun tietotaulukkoon. Huomaa vain, että suodatinta ei käytetä uusiin tietueisiin, ennen kuin käytät suodatinta uudelleen (valitsemalla Tietueet -> Käytä suodatinta/lajittelua).

Voit suodattaa käyttämällä Suodata valinnan mukaan- tai Suodata lomakkeella -painikkeita tai voit käyttää valikkoa. Näytä Tietueet-valikko nähdäksesi suodatusvaihtoehdot, mukaan lukien ne, joissa ei ole painikkeita (jotkin niistä ovat Tietueet-valikossa ja jotkut Suodatin-alivalikossa).

• Jos haluat käyttää viimeksi käyttämääsi suodatinta uudelleen, valitse Tietueet -> Käytä suodatinta/lajittelua.

• Voit poistaa suodattimen napsauttamalla Käytä suodatinta -painiketta tai valitsemalla Tietueet -> Poista suodatin/lajittelu.

Suodatin suorittaa yksinkertaisen kyselyn yhdessä taulukossa – hyvä tapa aloittaa tietojen analysointi. Suodattaminen voi auttaa sinua valmistautumaan monimutkaisempiin kyselyihin. Jos olet hämmentynyt kyselyistä, suodattimen luominen voi auttaa sinua selvittämään, kuinka kyselylle kirjoitetaan kriteerit. Kun luot suodattimen, valitse Tietueet -> Suodatin -> Tarkennettu suodatin/lajittelu nähdäksesi sen kyselyruudukossa. Katso Kriteerit-riviltä, ​​miltä kriteerit näyttävät. Voit sulkea kyselyruudukon napsauttamalla työkalupalkin Sulje-painiketta.

Suodattimet näkyvät Ominaisuudet-välilehden Suodatin-ominaisuudessa. Voit suodattaa taulukon kirjoittamalla siihen lausekkeen, mutta melkein kukaan ei tee niin, koska suodatin pysyy käytössä ja jotkin tietueet voidaan suodattaa pois, kun avaat taulukon.

Suodatus valinnan mukaan

Suodatus valinnan mukaan on yksinkertaisin suodatin – se löytää tietueet, joiden arvot vastaavat yhdestä kentästä. Suodata valinnan mukaan seuraavasti:

1. Etsi tietue, jossa on vastaava arvo tai teksti, ja aseta sitten kohdistin kyseiseen soluun, jotta se vastaa koko arvoa.

• Löytääksesi kaikki tuotteet, joiden hinta on 29,99, aseta kohdistin Hinta-soluun, jonka arvo on 29,99.

• Vastataksesi arvon alkuun, valitse ensimmäinen merkki ja sen jälkeen niin monta kuin haluat vastaavan. Löydät kaikki La-alkuiset merkinnät korostamalla La Lawn Flamingossa ennen suodatusta.

• Jos haluat täsmäyttää osan arvosta, valitse merkit sen arvon keskeltä, jota haluat yhdistää. Valitse 99 löytääksesi kaikki arvot, jotka sisältävät 99:n, kuten 499.

2. Napsauta työkalupalkin Suodata valinnan mukaan -painiketta

Access suodattaa tietolomakkeen näyttämään vain tietueet, joilla on sama arvo kyseisessä kentässä.

Näet koko taulukon napsauttamalla Poista suodatin -painiketta (joka on Käytä suodatin -painikkeen kääntöpuoli; sama työkalurivin painike vaihtaa Käytä suodatin -painikkeen ja Poista suodatin -painikkeen välillä).

Suodatus poissulkemisen perusteella

Suodatus poissulkemisen perusteella on hyvin samankaltaista kuin valinnan perusteella suodattaminen, paitsi että kaikki vastaavat tietueet suljetaan pois tietolomakkeesta sen sijaan, että näkisit vain ehtojasi vastaavat tietueet.

Jos haluat suodattaa poissulkemisen perusteella, valitse poissuljettava arvo samalla tavalla kuin valitset vastaavan arvon valinnan perusteella suodatettaessa:

• Aseta kohdistin mihin tahansa kohtaan solua sulkeaksesi pois arvot, jotka vastaavat koko arvoa. Aseta kohdistin esimerkiksi soluun, jonka arvo on ME, jos haluat sulkea pois kaikki osoitteet Mainen osavaltiossa.

• Valitse arvon alku ja sen jälkeen niin monta merkkiä kuin haluat yhdistää, jotta kaikki tietueet, joilla on vastaavat alkuarvot, jätetään pois.

• Valitse arvon keskellä olevat merkit sulkeaksesi pois kaikki valinnan sisältävät tietueet missä tahansa kentässä.

Jos haluat suodattaa poissulkemisen perusteella, kun olet valinnut poissuljettavat arvot, valitse Tietueet -> Suodatin -> Suodata poissulkemalla valinnan. (Tämän tyyppinen suodatin ei ole työkalupalkissa.)