Tietojen valmistelu myyntiennusteita varten Excelissä

Käyttämäsi ennustemenetelmä vaikuttaa, mutta valinnastasi riippumatta sinun on Excelissä määritettävä perustiedot tietyllä tavalla. Excel pitää sitä parempana, jos tietosi ovat taulukon muodossa . Seuraavassa on nopea yleiskatsaus.

Taulukoiden käyttö

Excel-taulukossa ei ole mitään mystistä. Taulukko on jotain hyvin paljon tietokannan kaltaista. Excel-laskentataulukossasi on sarakkeita ja rivejä, ja jos laitat sinne taulukon, sinun tarvitsee vain hallita kolmea vaatimusta:

• Säilytä eri muuttujat eri sarakkeissa. Voit esimerkiksi laittaa myyntipäivät yhteen sarakkeeseen, myyntimäärät toiseen sarakkeeseen, myyntiedustajien nimet toiseen ja tuotelinjat vielä toiseen sarakkeeseen.
• Pidä eri tietueita eri riveillä. Kun on kyse myyntitietojen tallentamisesta, pidä eri myyntitietueita eri riveillä. Laita tiedot 15. tammikuuta tehdystä myynnistä yhdelle riville ja tiedot 16. tammikuuta tehdystä myynnistä eri riville.
• Kirjoita muuttujien nimet taulukon ensimmäiselle riville. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Myyntipäivä" sarakkeeseen A, "Tulot" sarakkeeseen B, "Myyjäedustaja" sarakkeeseen C ja "Tuote" sarakkeeseen D.

Kuvassa on tyypillinen Excel-taulukko.

Sinun ei tarvitse säilyttää tietueita päivämääräjärjestyksessä – voit käsitellä sen myöhemmin.

Miksi vaivautua pöytiin? Koska monet Excel-työkalut, mukaan lukien ne, joita käytät ennusteiden tekemiseen, perustuvat taulukoihin. Kaaviot, jotka auttavat sinua visualisoimaan myyntisi tapahtumia, perustuvat taulukoihin. Pivot-taulukot – jotka ovat tehokkain tapa tehdä yhteenveto myyntituloksistasi Excelissä – ovat vahvasti riippuvaisia ​​taulukoista. Data Analysis -apuohjelma – erittäin hyödyllinen tapa tehdä ennusteita – perustuu myös taulukoihin.

Vuosien ajan Excel oli riippuvainen epävirallisesta tietojen järjestelystä, jota kutsutaan luetteloksi . Luettelo näytti paljolti samalta kuin taulukko nyt, kenttien nimet ensimmäisellä rivillä ja niitä seuraavat tietueet. Mutta luettelossa ei ollut sisäänrakennettuja ominaisuuksia, kuten tietueiden lukumäärää tai suodattimia tai kokonaisrivejä tai edes nimeä. Sinun oli ryhdyttävä erityistoimiin tunnistaaksesi luettelon käyttämien rivien ja sarakkeiden lukumäärän.

Microsoft lisäsi taulukot Excel 2007:ään uutena ominaisuutena, ja taulukoissa on kaikki ne asiat, jotka luetteloista puuttuvat. Yksi taulukoiden osa on erityisen hyödyllinen myynnin ennustamisessa. Kun aika kuluu ja saat lisää tietoa myyntiluvuista, haluat lisätä uudet tiedot perustasoosi. Listojen avulla sinun oli määritettävä niin kutsuttu dynaamisen alueen nimi uusien tietojen mukauttamiseksi.

Taulukoissa sinun tarvitsee vain antaa uusi tietue, yleensä uudelle riville taulukon lopussa. Kun teet niin, taulukkoa laajennetaan automaattisesti uusien tietojen keräämiseksi. Kaikki työkirjan sisältämät asiat – kaaviot, kaavat, mikä tahansa – päivitetään myös automaattisesti vastaamaan uusia tietoja. Taulukot ovat suuri parannus luetteloihin verrattuna, ja tässä kirjassa käytetään niitä laajasti.

Tietojesi tilaaminen

"Tietojen järjestäminen" saattaa kuulostaa "viivojen sisälle värjäämiseltä". Sopimus on, että sinun on kerrottava Excelille, kuinka paljon myit vuonna 1999 ja kuinka paljon vuonna 2000 ja vuonna 2001 ja niin edelleen. Jos aiot tehdä niin, sinun on asetettava tiedot kronologiseen järjestykseen.

Paras tapa laittaa tiedot kronologiseen järjestykseen Excelissä on pivot-taulukoiden avulla. Pivot-taulukko ottaa yksittäisiä tietueita, jotka ovat Excel-taulukossa (tai ulkoisessa tietokannassa) ja yhdistää tietueet hallitsemillasi tavoilla. Sinulla voi olla taulukko, joka näyttää vuoden myynnin, mukaan lukien myyntiedustajan nimi, myyty tuote, myyntipäivämäärä ja myyntitulot. Jos näin on, voit luoda nopeasti pivot-taulukon, joka laskee myyntituotot myyntiedustajittain ja tuotteittain vuosineljänneksittäin. Pivot-taulukoiden avulla voit tehdä yhteenvedon kymmenistä tuhansista tietueista kirjaimellisesti muutamassa sekunnissa. Jos et ole aiemmin käyttänyt pivot-taulukoita, tämä kirja ei vain esittele aihetta, vaan saa sinut myös unelmoimaan niistä keskellä yötä.

Kolme erityisen hienoa asiaa pivot-taulukoissa:

• Ne voivat kerätä sinulle kaikki myyntitietosi – tai itse asiassa aurinkotuulen tiedot, mutta tässä on kyse myyntiennusteista. Jos keräät tietoja myyntikohtaisesti ja haluat sitten tietää, kuinka paljon edustajasi myivät tiettynä päivänä, tietyllä viikolla ja niin edelleen, pivot-taulukko on paras tapa tehdä niin.
• Voit käyttää pivot-taulukkoa seuraavan ennustesi perustana, mikä säästää paljon aikaa.
• Niillä on ainutlaatuinen tapa ryhmitellä historiatietosi – päivän, viikon, kuukauden, vuosineljänneksen, vuoden mukaan, voit nimetä sen.