Tiesi löytäminen Outlook 2003:n siirtymisruudun avulla

Joidenkin tietokoneohjelmien välillä liikkuminen voi olla tuskaa, mutta Outlook voi helpottaa epämukavuuttasi jonkin verran siirtymisruudun avulla. Tätä Outlook-näytön osaa kutsuttiin aiemmin Outlook-palkiksi, mutta estääkseen ketään tekemästä EWI:tä (e-mailing While Intoxicated) Microsoft muutti tämän olennon nimen Navigointiruuduksi. Nyt sinun on suoritettava tippuminen jossain muussa ohjelmassa.

Outlook-näytön vasemmalla puolella oleva sarake on nimeltään Navigointiruutu. Se sisältää useita painikkeita, joiden nimi on, kuten Mail, Calendar, Contacts, Tasks ja Notes – Outlookin perusmoduulit.

Navigointiruutu koostuu kahdesta osasta: ikkunan yläosasta ja alaosasta, joka koostuu painikkeista. Jokainen alaosan painike on yhdistetty johonkin Outlookin päämoduuleista – sähköpostiin, kalenteriin, yhteystietoihin, tehtäviin ja niin edelleen. Napsauta vain painiketta, mitä tahansa painiketta, ja näet, mitä se saa liikkeelle. Painikkeen napsauttaminen muuttaa päänäytön sisältöä vastaamaan sitä, mitä painike kuvaa. Napsauta esimerkiksi Kalenteri-painiketta, jolloin näkyviin tulee Kalenteri-näyttö. Napsauta Yhteystiedot, niin saat näyttöön nimiä ja osoitteita. Prosessi on kuin television kanavien vaihtaminen. Jos vaihdat kanavalle, jota et halua, vaihda toiselle – ei hätää.

Navigointiruudun yläosassa näkyy erilaisia ​​tietoja eri aikoina. Joskus siirtymisruudun yläosassa näkyy kansioluettelo, joskus luettelo käytettävissä olevista näkymistä ja joskus se sisältää lauseita sinisillä kirjaimilla. Voit napsauttaa lausetta tehdäksesi esimerkiksi "Avaa jaettu kalenteri". Jos haluat saada kansioluettelon näkyviin tähän yläikkunan osioon, valitse Siirry -> Kansioluettelo.

Siirtymisruudun Posti-kuvakkeen yläpuolella on harmaa reunus, joka erottaa painikkeet alareunasta palkin yläosasta. Jos vedät harmaata reunaviivaa alaspäin hiirellä, siirtymisruudun painikkeet katoavat yksitellen. Tämä on jotain, jonka haluat ehkä tehdä saadaksesi paremman kuvan kansioluettelostasi. Voit saada nuo painikkeet uudelleen näkyviin vetämällä harmaata reunaa uudelleen ylöspäin.

Tietojen katseluohjelma: Outlookin hotspot

Tietojen katseluohjelma on paikka, jossa suurin osa toiminnoista tapahtuu Outlookissa. Jos navigointiruutu on kuin televisiosi kanavan valitsin, Information Viewer on kuin television kuvaruutu. Kun luet sähköpostia, katsot Tietojen katseluohjelmaa lukeaksesi viestisi. Jos lisäät tai haet yhteystietoja, näet yhteyshenkilöiden nimet täällä. Tietojen katseluohjelma on myös paikka, jossa voit tehdä kaikenlaisia ​​hienoja lajittelutemppuja, joita jokainen Outlookin moduuli antaa sinun suorittaa.

Koska voit tallentaa Outlookiin enemmän tietoja kuin haluat nähdä kerralla, Tietojen katseluohjelma näyttää sinulle vain osan käytettävissä olevista tiedoista. Kalenteri voi esimerkiksi tallentaa päivämääriä aina vuoteen 1601 asti ja jopa vuoteen 4500 asti. Se on paljon aikaa, mutta Outlook jakaa sen ja näyttää sen sinulle hallittavissa osissa Information Viewerissa. Kalenterin pienin osio, jota voit tarkastella, on yksi päivä; suurin siivu on kuukausi.

Tietojen katseluohjelma järjestää sinulle näyttämänsä kohteet yksiköiksi, joita kutsutaan näkymiksi. Voit käyttää Outlookiin sisältyviä näkymiä asennuksen yhteydessä tai luoda omia näkymiä ja tallentaa ne.

Voit siirtyä Outlookin näyttämien tietoosien välillä napsauttamalla Tietojen katseluohjelman eri osia. Jotkut ihmiset käyttävät sanaa selaus liikkuessaan Information Viewerissa – se on vähän kuin taskupäiväkirjasi sivujen selaamista.

Voit muuttaa Information Viewerin ulkoasua lukemattomilla tavoilla tehdäksesi Outlookissa tekemästäsi työstä mielekästä. Saatat esimerkiksi tarvita nähdä yksittäisen päivän tapaamiset tai vain kohteet, jotka olet määrittänyt tiettyyn luokkaan. Näkymät voivat auttaa sinua näkemään nopeasti juuri tarvitsemasi tiedot.

Liikkuminen kansioluettelossa

Jos haluat navigoida Outlookissa yksityiskohtaisemmin kuin navigointiruudussa, voit käyttää kansioluetteloa. Jos ajattelet, että Navigation Pane -painikkeet ovat kuin auton radiopainikkeita suosikkiasemien valitsemiseen, kansioluettelo on kuin hienosäätöpainike, joka virittää suosikkiasemien väliin. Kansioluettelo näyttää yksinkertaisesti kansiot – Windows- tai Outlook-kansiosi – joihin tiedostosi ja Outlook-kohteet on tallennettu.

Tarina kahdesta kansiosta

Kansiot voivat tuntua hämmentävämmiltä kuin niiden tarvitsee olla, koska Microsoft antoi jälleen kerran kahdelle eri asialle saman nimen. Aivan kuten on olemassa kahdenlaisia ​​Exploreria (Windows ja Internet), on olemassa enemmän kuin kahdenlaisia ​​Outlookeja ja enemmän kuin kahdenlaisia ​​Windows (3.1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me ja XP). Saatat kohdata kahta erilaista kansiota, kun käytät Outlookia – ja jokainen toimii eri tavalla.

Olet ehkä tottunut Windows 95:n tai 98:n kansioihin, joita etsit tiedostojen järjestämisessä. Voit kopioida, siirtää ja poistaa tiedostoja levyaseman kansioihin ja kansioista. Outlook ei käsittele tällaista kansiota. Jos sinun on hallittava tietokoneellasi luomiasi tiedostoja, napsauta Windows XP:n Käynnistä-painiketta ja valitse sitten Omat tiedostot.

Outlookissa on omat erityiset kansiot kohteiden (kalenterikohteet, yhteyshenkilöiden nimet, tehtävät ja niin edelleen) tallentamiseen, jotka luot eri Outlook-moduuleissa. Jokaisella moduulilla on oma kansio, ja kansioluettelosta pääset välittömästi käsiksi mihin tahansa niistä.

Jos tarkastelet Outlook-moduulia, kuten esimerkiksi Saapuneet-kansiota, ja otat kansioluettelon käyttöön valitsemalla Siirry -> Kansioluettelo, näet luettelon kansioista, jotka edustavat muita Outlookin vakiomoduuleita, kuten Tehtävälista, yhteystiedot, kalenteri ja niin edelleen.

Kansioluettelon käyttäminen

Ainoa kerta, kun sinun on ehdottomasti käytettävä kansioluetteloa, on silloin, kun haluat luoda uuden kansion erilliselle kohteelle (kuten erityisen yhteystietoluettelon tai kansion sähköpostin arkistointia varten) tai löytää kansion uudelleen käyttääksesi kohteita. olet tallentanut sinne.

Et ehkä koskaan käytä kansioluetteloa ollenkaan. Navigointiruutu sisältää kansiovaihtoehdot, joita useimmat ihmiset käyttävät suurimman osan ajasta. Sinun ei ehkä koskaan tarvitse hankkia toista. Onneksi kansioluettelo tulee näkyviin itsestään, kun todennäköisesti tarvitset sitä. Jos et näe kansioluetteloa, mutta haluat nähdä, valitse Siirry –> Kansioluettelo (tai paina Ctrl + 6). Se on makuasia, joten tee valintasi.