Jos olet jo luonut asiakirjan, jonka haluat lähettää sähköpostitse, sinun ei tarvitse kirjoittaa asiakirjaa uudelleen viestiin. lähetä asiakirja sähköpostiviestin liitteenä. Voit liittää minkä tahansa tiedoston – tekstinkäsittelydokumentteja, laskentataulukoita, esityksiä ohjelmista, kuten PowerPoint, ja niin edelleen. Voit jopa lähettää kuvia tai musiikkia. Minkä tahansa tiedoston voi lähettää liitteenä.
Helpoin tapa lähettää tiedosto Microsoft Office -ohjelmasta (kuten Microsoft Word) on avata tiedosto sen Office-ohjelmassa ja valita sitten Tiedosto -> Lähetä.
Voit myös lähettää liitetiedoston suoraan Outlookista seuraavasti:
1. Napsauta Mail-painiketta siirtymisruudussa (tai paina Ctrl+Shift+I).
Saapuneet-näyttö avautuu ja näyttää saapuvan postin.
2. Valitse Tiedosto –> Uusi –> Sähköpostiviesti (tai paina Ctrl+N).
Uusi viesti -lomake tulee näkyviin.
3. Napsauta Viestilomake-nauhan Liitä tiedosto -painiketta.
Lisää tiedosto -valintaikkuna tulee näkyviin. Se näyttää valintaikkunalta, jota käytät tiedostojen avaamiseen useimmissa Windows-ohjelmissa, ja se toimii kuin valintaikkuna, joka avaa myös tiedoston.
4. Napsauta tiedostoluettelossa sen tiedoston nimeä, jonka haluat lähettää.
Tekstiisi tulee kuvake, joka edustaa viestiin liittämääsi tiedostoa.
5. Napsauta OK.
Viestilomakkeesi sisältää nyt kuvakkeen, jolla on sama nimi kuin valitsemallasi tiedostolla – mikä tarkoittaa, että tiedosto on liitetty. Kun lähetät tämän sähköpostiviestin, kopio valitsemastasi tiedostosta lähetetään vastaanottajallesi.
6. Kirjoita viestisi (jos sinulla on lähetettävä viesti).
Sinulla ei ehkä ole viestiä; ehkä haluat lähettää vain liitteen. Jos se, mitä haluat sanoa, on liitteessä, se on hyvä, mutta muista, että liitteen sisältö ei näy vastaanottajan näytöllä ennen kuin hän kaksoisnapsauttaa liitteen avaamista.
7. Napsauta Vastaanottaja-painiketta viestilomakkeessasi.
Valitse nimet -valintaikkuna tulee näkyviin.
8. Valitse nimi osoitekirjasta.
Jos sen henkilön nimeä, jolle haluat lähettää viestisi, ei ole luettelossa, voit napsauttaa Peruuta-painiketta ja palata Viesti-lomakkeeseen. Kirjoita sitten henkilön sähköpostiosoite Vastaanottaja-tekstiruutuun.
9. Napsauta Valitse nimet -valintaikkunassa Vastaanottaja-painiketta.
Valitun henkilön nimi näkyy Valitse nimet -valintaikkunan Viestin vastaanottajat -ruudussa.
10. Napsauta OK.
Valitun henkilön nimi on nyt viestin Vastaanottaja-ruudussa.
11. Napsauta Aihe-tekstiruutua ja kirjoita viestisi aihe.
Aihe on valinnainen, mutta jos haluat jonkun lukevan lähettämäsi, aiheen lisääminen auttaa.
12. Napsauta Lähetä-painiketta.
Viestisi ja sen liite lähetetään.
Toinen tapa lähettää liite on etsiä tiedosto tietokoneeltasi valitsemalla Käynnistä -> Asiakirjat, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat liittää, ja valitsemalla pikavalikosta Lähetä. Tämän menetelmän avulla voit lähettää melkein mitä tahansa kenelle tahansa.