Outlook 2007 sisältää useita tapoja tarkastella tehtäväluetteloasi, ja sen avulla voit keksiä ja tallentaa niin monta mukautettua näkymää kuin haluat. Outlookin mukana tulevat näkymät vievät sinut pitkälle, kun osaat käyttää niitä.
Jos haluat muuttaa näkemystäsi tehtävistäsi, valitse Näytä–> Nykyinen näkymä ja valitse sitten valikosta jokin seuraavista näkymistä:
- Yksinkertainen luettelonäkymä näyttää vain tosiasiat – nimet, jotka annoit jokaiselle tehtävälle ja määrittämäsi eräpäivä (jos määritit sellaisen). Yksinkertainen luettelo -näkymässä on helppo lisätä uusia tehtäviä ja merkitä vanhoja valmiiksi. Et kuitenkaan näe ylimääräisiä tietoja. Jos haluat
yksityiskohtia. . . .
- Yksityiskohtainen luettelonäkymä on hieman enemmän . . . Yksityiskohtainen kuin yksinkertainen luettelonäkymä. Se on todella samat tiedot sekä tehtävien tila, kunkin tehtävän suorittamisen prosenttiosuus ja tehtävillesi mahdollisesti määritetyt luokat.
- Aktiivinen luettelonäkymä näyttää vain tehtävät, joita et ole vielä suorittanut. Kun olet merkinnyt tehtävän valmiiksi, zap! Valmiit tehtävät katoavat Active List -näkymästä, mikä auttaa sinua keskittymään jäljellä oleviin tehtäviin.
- Seuraavat seitsemän päivää -näkymä on vielä tarkempi kuin Active List -näkymä. Seuraavat seitsemän päivää -näkymässä näkyvät vain keskeneräiset tehtävät, jotka on ajoitettu suoritettavaksi seuraavan seitsemän päivän aikana. Se sopii juuri niille ihmisille, jotka haluavat elää hetkessä tai ainakin viikon sisällä.
- Myöhässä olevat tehtävät -näkymä tarkoittaa, että olet ollut tuhma. Nämä ovat tehtäviä, jotka piti tehdä eilen, mutta ovat vielä tänään.
- Luokan mukaan -näkymä jakaa tehtäväsi kullekin tehtävälle määrittämäsi luokan mukaan. Voit avata ja sulkea luokkia keskittyäksesi etsimiisi tehtäviin. Voit esimerkiksi määrittää myyntikategorian luettelossasi oleville myyntiin liittyville tehtäville. Kun haluat keskittyä myyntiin, käytä Luokka-näkymää ja napsauta Myynti-luokkaa.
- Tehtävänäkymä luettelee tehtäväsi sen henkilön nimen mukaan, jolle jätit tai delegoit jokaisen tehtävän.
- Vastuuhenkilön mukaan -näkymä sisältää samat tiedot kuin Tehtävä-näkymä, mutta luettelo on ryhmitelty siten, että näet vain yhden henkilön tehtävät kerrallaan.
- Valmistetut tehtävät -näkymä näyttää (arvasit) tehtävät, jotka olet merkinnyt valmiiksi. Sinun ei tarvitse enää käsitellä valmiita tehtäviä, mutta luettelon katsominen antaa sinulle lämpimän, sumean tunteen, eikö niin?
- Tehtävän aikajananäkymä piirtää kuvan siitä, milloin jokainen tehtävä on ajoitettu alkamaan ja päättymään. Kun näet kuvan tehtävistäsi, saat paremman käsityksen siitä, kuinka sovittaa työt järkevästi aikatauluusi.
- Tehtäväluettelonäkymä sisältää kaikki kirjoittamasi tehtävät sekä kaikki merkityt sähköpostit, jotka näkyvät tehtäväpalkissa. Muissa tehtäväluettelonäkymissä näkyvät vain ne kohteet, jotka olet lisännyt suoraan tehtäväluetteloon.