Tehtävien luominen ja hallinta Outlookissa

Voit käyttää Outlookin Tehtävät-ikkunaa nähdäksesi, mitä sinun on tehtävä, milloin sinun on tehtävä ja olisiko sinun pitänyt tehdä se jo jonkin aikaa sitten. Tehtävät-ikkunaluettelossa eräpäivät osoittavat selvästi, kuinka fiksusti piiskaa murskataan ja kuinka lähellä määräaikojen täyttymistä tai puuttumista olet. Harmaa viiva tulee näkyviin suorittamiesi tehtävien kohdalle. Myöhässä olevat tehtävät näkyvät punaisella.

Tehtävän syöttäminen Tehtävät-ikkunaan

Outlook tarjoaa kaksi tapaa kirjoittaa tehtävä Tehtävät-ikkunaan:

Nopea tapa: Syötä tehtävä nopeasti noudattamalla näitä ohjeita:

1. Napsauta ikkunan yläosassa, jossa lukee "Lisää uusi tehtävä napsauttamalla tätä".

2. Kirjoita muutama sana kuvaamaan tehtävää.

3. Kirjoita eräpäivä Eräpäivä-ruutuun.

Syötä päivämäärä kirjoittamalla se itse tai avaa avattava kalenteri ja valitse päivämäärä sieltä.

Hitaampi mutta perusteellinen tapa: Jos haluat määrittää tehtäväsi oikein, noudata näitä ohjeita:

1. Napsauta Uusi-painiketta, paina Ctrl+N tai valitse Toiminto –> Uusi tehtävä.

Näet tehtävälomakkeen. Tällä lomakkeella on paikkoja, joihin voit syöttää kaikenlaisia ​​tietoja tehtävästäsi.

2. Kuvaa tehtävä Tehtävä-lomakkeessa.

3. Anna aloitus- ja eräpäivät.

4. Kuvaile tehtävän tila.

5. Priorisoi tehtävä.

6. Tee muistiinpanoja tehtävästä.

7. Napsauta Tallenna ja sulje -painiketta, kun olet lopettanut tehtävän kuvauksen.

Napsauttamalla Toistuvuus-painiketta Tehtävä-lomakkeessa voit syöttää tehtävän, joka toistetaan yhä uudelleen ja uudelleen. Kuvaa Tehtävän toistuminen -valintaikkunassa, kuinka usein tehtävä toistuu. Outlook merkitsee toistuvat tehtävät Tehtävä-ikkunassa epätavallisella kuvakkeella. Se näyttää ikään kuin leikepöydältä, johon on kiinnitetty pala wc-paperia.

Käytä Tehtävä-lomakkeen Tiedot-välilehteä seurataksesi työtunteja, joita työskentelet projektin parissa, yrityksiä, joissa työskentelet, ja kuinka monta kilometriä kirjaudut edestakaisin työssäsi.

Tehtävien hoitaminen ja johtaminen

Kun on aika hallita tehtäviä Tehtävät-ikkunassa, sinun tulee olla ankara tehtävänjohtaja. Tässä on vinkkejä tehtävien käsittelyyn ja hallintaan:

• Tehtävän merkitseminen valmiiksi: Napsauta tehtävän nimen vieressä olevaa valintaruutua Tehtävä-ikkunassa. Outlook piirtää suoritettujen tehtävien yli.

• Tehtävän poistaminen: Valitse tehtävä ja napsauta Poista-painiketta tai paina Ctrl+D.

• Tehtävän muokkaaminen: Kaksoisnapsauta tehtävää Tehtävä-ikkunassa avataksesi Tehtävälomakkeen ja muuttaaksesi sen tietoja.

Outlook tarjoaa useita tekniikoita tehtävien paikantamiseen ruuhkaisessa tehtäväikkunassa:

• Näkymien muuttaminen Tehtävä-ikkunassa: Avaa avattava Nykyinen näkymä -valikko ja valitse näkymä, joka todennäköisimmin avaa etsimäsi tehtävän.

• Luokittele tehtävät: Määritä tehtävät luokkiin ja järjestä tehtävät luokkien mukaan valitsemalla Nykyinen näkymä -pudotusvalikosta Luokan mukaan.

• Käytä Etsi-komentoa: Jos pahin käy, voit aina turvautua Etsi-komentoon löytääksesi hajatehtävän.