Tärkeimmät kysymykset ennen Excel-hallintapaneelin jakamista

Ennen kuin lähetät valmiin Excel-koontinäyttösi, kannattaa ottaa aikaa ja kysyä joitakin keskeisiä kysymyksiä. Käytä näitä kysymyksiä tarkistuslistana ennen kuin jaat kojelautasi.

Näyttääkö kojelautasi oikeat tiedot?

Katso esittämääsi tietoa ja päätä, vastaavatko ne vaatimusten keräämisen aikana havaitun kojelaudan tarkoitusta. Älä epäröi selventää kojelaudan tarkoitusta uudelleen ydinkäyttäjien kanssa. Haluat välttää kojelaudan rakentamista tyhjiöön. Anna muutamien testikäyttäjien nähdä iteraatiot, kun kehität sitä. Näin viestintä pysyy avoimena, etkä mene liian pitkälle väärään suuntaan.

Onko kaikella kojelaudassasi jokin tarkoitus?

Katso rehellisesti, kuinka paljon tietoja kojelaudallasi ei tue sen päätarkoitusta. Jotta kojelautasi pysyisi mahdollisimman arvokkaana, et halua laimentaa sitä mielenkiintoisella tiedolla, joka on kiinnostavaa, mutta ei käyttökelpoista.

Jos tiedot eivät tue kojelaudan ydintarkoitusta, jätä ne pois. Mikään ei sano, että sinun on täytettävä sivun jokainen tyhjä tila.

Näkyykö kojelaudassasi näkyvästi avainviesti?

Jokaisella kojelaudalla on yksi tai useampi avainviesti. Haluat varmistaa, että nämä viestit näkyvät näkyvästi. Testaa, ovatko kojelaudan tärkeimmät viestit näkyvät, seisomalla taaksepäin ja silmiäsi katsellessasi kojelautaa. Katso poispäin ja katso sitten kojelautaa useita kertoja. Mikä hyppää sinuun ensimmäisenä? Jos se ei ole tärkeimmät osat, jotka haluat näyttää, sinun on muutettava jotain.

Tässä on muutamia toimenpiteitä, joilla voit varmistaa, että avainkomponenttisi ovat näkyvissä.

• Sijoita hallintapaneelisi keskeiset osat sivun vasempaan ylä- tai keskiosaan. Tutkimukset osoittavat, että nämä alueet herättävät eniten huomiota pidempään.

• Vähennä reunojen, taustojen ja muiden kojelaudan alueita määrittävien elementtien painotusta. Yritä käyttää luonnollista valkoista tilaa komponenttien välillä osioidaksesi kojelautasi. Jos reunat ovat tarpeen, muotoile ne vaaleampiin kuin tietosi.

• Muotoile tarrat ja muu teksti vaaleampiin kuin tietosi. Vaaleanväriset tarrat antavat käyttäjillesi heidän tarvitsemansa tiedot häiritsemättä heitä näkyvistä tiedoista.

Voitko ylläpitää tätä kojelautaa?

Kojelaudan päivityksen ja kojelaudan uudelleenrakentamisen välillä on suuri ero. Ennen kuin lähetät innoissasi juuri rakentamasi makean näköisen kojelaudan, mieti hetki tällaisen kojelaudan ylläpitoa. Haluat miettiä päivitystiheyttä ja sitä, mitä prosesseja sinun tulee käydä läpi joka kerta, kun päivität tietoja. Jos kyseessä on kertaluonteinen raportointitapahtuma, aseta tämä odotus käyttäjillesi. Jos tiedät, että siitä tulee toistuva raportti, sinun kannattaa todella neuvotella kehitysaika, päivitysvälit ja vaiheistus ennen kuin hyväksyt aikataulun.

Näyttääkö kojelautasi selkeästi sen laajuuden ja säilyvyysajan?

Kojelaudan tulee määrittää selkeästi sen laajuus ja säilyvyys. Toisin sanoen kenen tahansa pitäisi pystyä katsomaan kojelautaasi ja tietämään, milloin se on merkityksellinen, ja kojelaudalla olevien tietojen laajuus. Tämä johtuu muutamista yksinkertaisista asioista, joiden avulla voit merkitä kojelaudat ja raportit tehokkaasti.

• Lisää aina aikaleima kojelautaan. Tämä minimoi sekaannukset, kun jaat samaa kojelautaa tai raporttia kuukausittain tai viikoittain.

• Sisällytä aina tekstiä, joka kertoo, milloin mittojen tiedot on haettu. Monissa tapauksissa tietojen ajoitus on kriittinen tieto mittaa analysoitaessa.

• Käytä kuvaavia otsikoita jokaiselle kojelaudan komponentille. Muista välttää salaperäisiä otsikoita, joissa on paljon lyhenteitä ja symboleja.

Onko kojelautasi hyvin dokumentoitu?

On tärkeää dokumentoida kojelautasi ja sen takana oleva tietomalli. Jokainen, joka on koskaan perinyt Excel-laskentataulukon, tietää, kuinka vaikeaa voi olla kääntää raporttiin liittyvät erilaiset analyyttiset kierteet. Jos olet onnekas, tietomalli on tarpeeksi pieni kootakseen noin viikossa. Jos et ole niin onnekas, sinun on hylättävä koko malli ja aloitettava alusta.

Dokumentaation ei tarvitse edes olla hifalutin hienoa tavaraa. Muutama yksinkertainen asia voi auttaa kojelaudan dokumentoinnissa.

• Lisää Mallikartta-välilehti tietomalliisi. Mallikartta-välilehti on erillinen taulukko, jonka avulla voit tehdä yhteenvedon tietomallin avainalueista ja selittää, kuinka kukin alue on vuorovaikutuksessa viimeisen esityskerroksen raportointikomponenttien kanssa.

• Käytä kommentteja ja tunnisteita vapaasti. On hämmästyttävää, kuinka muutama selittävä kommentti ja tarra voivat auttaa selventämään malliasi, vaikka olet ollut poissa tietomallistasi pitkään.

• Käytä värejä tunnistaaksesi tietomallisi alueet. Käyttämällä värejä tietomallissasi voit nopeasti tarkastella solualuetta ja saada perustiedot alueen toiminnasta. Jokainen väri voi edustaa alueen tyyppiä. Esimerkiksi keltainen voisi edustaa esitystaulukoita, harmaa kaavoja ja violetti referenssitaulukoita.

Onko kojelautasi käyttäjäystävällinen?

Ennen kuin jaat kojelautaasi, haluat varmistaa, että se on käyttäjäystävällinen. Ei ole vaikea arvata, mitä käyttäjäystävällinen tarkoittaa:

• Intuitiivinen: Kojelautasi tulee olla intuitiivinen sellaiselle, joka ei ole koskaan nähnyt sitä. Testaa sitä jonkun kanssa ja kysy siltä, ​​onko siinä järkeä. Jos sinun on alettava selittää, mitä kojelauta sanoo, jotain on vialla. Tarvitseeko kojelauta enemmän tarroja, vähemmän monimutkaisia ​​kaavioita, paremman asettelun, enemmän tietoja, vähemmän tietoja? On hyvä saada palautetta useilta käyttäjiltä.

• Helppo navigoida: Jos kojelautasi on dynaaminen ja mahdollistaa interaktiivisuuden makrojen tai pivot-taulukoiden kanssa, varmista, että navigointi toimii hyvin. Pitääkö käyttäjän napsauttaa useita paikkoja päästäkseen tietoihinsa? Onko porausten määrä sopiva? Kestääkö näkymästä toiseen siirtyminen liian kauan? Testaa kojelautaasi jälleen useilla käyttäjillä. Ja muista testata interaktiivisia kojelautaominaisuuksia useissa muissa tietokoneissa kuin omassasi.

• Tulostaa oikein: Mikään ei ole ärsyttävämpää kuin kojelaudan tulostaminen, kun huomaat, että kojelaudan luonut henkilö ei käyttänyt aikaa varmistaakseen, että se tulostuu oikein. Muista määrittää Excel-tiedostojen tulostusasetukset niin, että koontinäytöt tulostuvat oikein.

Onko kojelautasi tarkka?

Mikään ei tappaa kojelautaa tai raporttia nopeammin kuin käsitys siitä, että siinä olevat tiedot ovat epätarkkoja. En voi kertoa sinulle, kuinka voit määrittää, ovatko tietosi oikeita. Voit kuitenkin korostaa kolmea tekijää, jotka vahvistavat käsityksen, että kojelauta on tarkka:

• Johdonmukaisuus arvovaltaisten lähteiden kanssa: On selvää, että jos tietosi eivät vastaa muita raportointilähteitä, sinulla on tietojen uskottavuusongelma – varsinkin jos näitä muita lähteitä pidetään arvovaltaisina lähteinä. Ole tietoinen tietolähteistä, joita pidetään evankeliumina organisaatiossasi. Jos hallintapaneelisi sisältää arvovaltaiseen lähteeseen liittyviä tietoja, vertaa tietojasi kyseiseen lähteeseen johdonmukaisuuden varmistamiseksi.

• Sisäinen johdonmukaisuus: Ei ole koskaan hauskaa selittää, miksi yksi kojelaudan osa ei heilu saman kojelaudan muiden osien kanssa. Haluat varmistaa jonkin tason sisäisen johdonmukaisuuden kojelaudassasi. Varmista, että vertailukelpoiset komponentit kojelaudan eri alueilla ovat yhdenmukaisia ​​toistensa kanssa. Jos epäjohdonmukaisuudelle on syytä, merkitse ne selvästi. On hämmästyttävää, kuinka hyvin yksinkertainen merkintä selvittää tietoja koskevat kysymykset.

• Henkilökohtainen kokemus: Oletko koskaan nähnyt jonkun katsovan raporttia ja sanovan: "Se ei näytä oikealta?" He käyttävät sitä, mitä jotkut ihmiset kutsuvat "gut feelingiksi" arvioidakseen tietojen luotettavuutta. Kukaan ei katso numeroita tyhjiössä. Kun tarkastelet mitä tahansa analyysiä, tuo mukanasi vuosien henkilökohtaista tietoa, vuorovaikutusta ja kokemusta. Käytät alitajuisesti näitä kokemuksia arvioidessasi tietoja. Kun määrität kojelautasi tarkkuuden, ota huomioon organisaation "anekdoottinen tieto". Jos mahdollista, näytä hallintapaneelisi muutamille yrityksesi sisällön asiantuntijoille.