Talousmallinnus Excelissä: Mitä tehdä, jos tiedoston koko ei ole hallinnassa

Kun alat saada kohtuullisen määrän tietoa talousmalliisi, on melko helppoa päätyä valtavaan Excel-tiedostoon, jonka laskeminen kestää kauan, mikä vaikeuttaa tarkastelua tai jakamista muiden kanssa.

Jos suuri tiedostokoko johtuu suuresta rivimäärästä (esimerkiksi yli 100 000), harkitse Power Pivotin käyttöä tietojen tallentamiseen.

Jos huomaat mallisi karkaavan hallinnasta (ja käytät tavallista Exceliä ilman Power Pivotin tai muiden apuohjelmien apua), tässä on muutamia hyväksi havaittuja vinkkejä, joiden avulla voit säilyttää kyseisen tiedostokoon alas:

• Poista kaikki tarpeettomat muotoilut. Värien ja muotoilun tulee koskea vain tarvittavaa aluetta, ei koko riviä tai saraketta. Vältä manuaalista muotoilua ja käytä sen sijaan tyylejä.

  Kun tyhjennät soluja, joita et enää käytä, teet sen todennäköisesti valitsemalla solun ja painamalla Delete-näppäintä. Tämä toiminto tyhjentää sisällön ja kaavat, mutta ei tyhjennä muotoilua. Jos epäilet tämän olevan ongelma, voit valita kaikki solut painamalla Ctrl+A; Napsauta sitten nauhan Aloitus-välilehden Muokkaus-osiossa Tyhjennä-pudotusvalikkoa ja valitse Tyhjennä muodot.

• Varmista, että kaavat viittaavat vain alueeseen, johon ne tarvitsevat (ei valitse koko riviä tai saraketta). Jos kaavasi viittaavat useampaan soluun kuin tarvitsevat, tämä käyttää enemmän muistia. Käytä esimerkiksi kaavaa =SUM(A1:A1000) salliaksesi lisärivejä =SUM(A:A) sijaan. Vaihtoehtoisesti voit muotoilla tiedot taulukoksi ja viitata sen sijaan kaavassasi automaattisesti laajeneviin taulukkoalueisiin.
• Poista (tai ainakin tarkista niiden koko) käyttämäsi logot tai kuvat. Yksi malliin lisätty JPG-tiedosto voi helposti lisätä 10 megatavua Excel-tiedoston kokoon.
• Vältä pivot-taulukoita. Pivot-taulukot todella pureskelevat muistia. Jos sinulla on useita pivot-taulukoita, varmista, että ne käyttävät samaa tietolähdettä eivätkä luo kokonaan uutta.
• Poista ulkoiset linkit muihin tiedostoihin. Voit tarkistaa, onko mallissasi ulkoisia linkkejä siirtymällä nauhan Tiedot-välilehteen ja napsauttamalla Yhteydet-osiossa Muokkaa linkkejä. Jos Muokkaa linkkejä -painike näkyy harmaana, ulkoisia linkkejä ei ole. Jos niitä on, napsauta painiketta ja kun Muokkaa linkkiä -valintaikkuna tulee näkyviin, napsauta Katkaise linkit liittääksesi tiedot kaikista ulkoisista linkeistä arvoiksi, jolloin ulkoiset linkit poistetaan. Jos sinun on ehdottomasti käytettävä ulkoisia linkkejä, avaa lähdetiedosto samanaikaisesti; tämä nopeuttaa asioita.
• Tarkista syöttöjen ja laskelmien redundanssit. Joskus malli kehittyy ja saattaa olla osia, joita ei enää käytetä, tai osia, joiden tiedot ovat muuttuneet.
• Vältä haihtuvia toimintoja. Jotkut yleisimmin käytetyistä haihtuvista funktioista ovat SIIRTYMÄ, EPÄSUORA, RAND, NYT, TODAY, ROW ja COLUMN. Näiden tiettyjen toimintojen liiallinen käyttö mallissasi voi todella hidastaa laskelmia. Jos sinun on käytettävä niitä, yritä rajoittaa niiden ulkonäköä mallissa. Esimerkiksi =TÄNÄÄN() on erittäin hyödyllinen tämän päivän päivämäärän ilmoittamiseen, mutta sen sijaan, että käytät sitä useita kertoja kaavassa, pidä se yhdessä solussa ja viittaa jatkuvasti tähän yhteen soluun tämän päivän päivämääränä.
• Varmista, että et käytä XLS-tiedostotyyppiä. XLSX on paljon kompaktimpi tiedostotyyppi, ja näet valtavan eron nopeudessa ja tiedostokoossa, jos käytät sitä. XLSB on Excelin binaarityökirjatiedostotyyppi, joka on vielä kompaktimpi kuin XLSX.

Jos olet kokeillut kaikkia näitä vinkkejä ja sinulla on edelleen ongelmia, harkitse laskutoimituksen vaihtamista manuaaliseen (voit tehdä tämän napsauttamalla nauhan Kaavat-välilehteä, siirtymällä Laskenta-osioon ja valitsemalla manuaalisen laskentavaihtoehdon). Paina sitten F9 vain, kun sinun on laskettava uudelleen. Tiedät, jos jotain on laskettava, koska näet tilarivillä Laske .

Lopuksi, viimeisenä keinona, pieni temppu on jättää yksi solu sarakkeen yläosaan, jossa on live-linkki, ja liittää kaikki muut solut arvoiksi. Kopioi solu alas ja laske uudelleen, kun sinun on päivitettävä. Tämä ei todellakaan ole suositeltava vaihtoehto, koska se vie aikaa ja on altis virheille, mutta siksi se on viimeinen keino.