SharePoint-sivuston hallinto

G overnancesta on tullut huono rap, osittain siksi, että se liittyy viime vuosien pankkiskandaaleihin. Ihmiset kuulevat sanan ja ovat ujoja ja ahdistuneita, varsinkin kun joku ehdottaa heihin vaikuttavaa hallintoa. Mutta hyvin laaditun SharePoint- verkkosivuston hallintosuunnitelman tarkoituksena ei ole ihmisten rajoittaminen; itse asiassa se sisältää juuri tarpeeksi yksityiskohtia tietyn tason johdonmukaisuuden ja valvonnan varmistamiseksi. Verkkosivuston hallinta koskee ihmisiä, käytäntöjä ja prosesseja, jotka luovat sivustosi. Oman hallinnon avulla voit selvittää, miten soveltaa kaikki parhaat uudet SharePoint ominaisuuksia.

Epäonnistuminen ei ole vaihtoehto (ei myöskään katso pois ja viheltää)

Yksi Microsoftin tärkeimmistä SharePoint-tuoteohjaimista oli tavoite antaa enemmän hallintaa ja konfigurointia käyttäjien käsiin. SharePoint on suunniteltu ihmisten alustaksi.

Ja ihmiset, kuten olet luultavasti huomannut, ovat yleensä arvaamattomia. Joten SharePoint + ihmisluonto = kaaos. Ennemmin tai myöhemmin hallitsematon määrä sivustoja ja alisivustoja, tapoja tehdä asioita, tapoja merkitä ja käyttää metadataa sekä tapoja hallita asiakirjoja tuottaa todella raskaan SharePoint-asennuksen. Yrittäminen tunnistaa ja toteuttaa hallintoa siinä vaiheessa voi olla turhautumista.

Tämä on pitkä tapa sanoa, että joudut käsittelemään hallintoa ennemmin tai myöhemmin. Noudata tätä neuvoa: Aseta SharePoint-hallinta etusijalle ja aloita nyt.

Johdon sisäänosto ja tuki

Onnistuneilla hallintosuunnitelmilla on yleensä näkyvä puolestapuhuja, joka tukee ja viestittää niitä. Joten etsi johtaja, jolle ostat. Sinulla ei ole liian vaikeaa tehdä asia johtajuudelle; he ovat jo investoineet tehokkaaseen SharePoint-alustaan, ja se todennäköisesti tukee organisaatiosi menestymisen kannalta tärkeitä toimintoja. Järjestä johdon tuki ja hanki tämä tuki ohjataksesi hallintokomiteoiden muodostamista ja niihin osallistumista.

Tehokkaan hallintoryhmän rakentaminen

IT-tiimi hallitsee yleensä hallintokomiteoita; Heidän tulee hallita palvelintilaa, käsitellä turvaryhmiä ja ottaa käyttöön uusia toimintoja. Nämä ovat runsaasti motivaatiota virallistaa suuri osa siitä, mitä he tekevät SharePointin kanssa. Mutta kokonaan tai jopa suurelta osin IT-resursseista koostuva hallintokomitea ei vie sinua sinne, missä sinun on oltava.

Toimeenpanevasi sponsorisi lisäksi hallintoryhmäsi tulee edustaa monipuolista yhdistelmää:

• Mukana yrityksen edustajia. SharePointia jatkuvasti käyttävät tietotyöntekijät ovat parhaimmassa asemassa laatimaan realistisia hallintokäytäntöjä ja tunnistamaan myös hallintopuutteita.
• Ota mukaan edustajia kaikilta vaatimustenmukaisuusalueilta. He voivat puolustaa hallintoa, joka edistää yritykseesi vaikuttavien säännösten noudattamista.
• Rekrytoi ihmisiä yritysviestinnästä ja koulutuksesta. Näillä henkilöillä on hyvät mahdollisuudet käsitellä hallintoa esimerkiksi brändäyksen kaltaisilla aloilla, mutta he voivat myös auttaa laatimaan suunnitelman hallintopäätösten julkistamiseksi ja tarjoamaan organisaatiomuutosten hallintaa näiden päätösten tueksi.

Oikean tason löytäminen

Älä yritä tunnistaa ja käsitellä kaikkea, mitä joku saattaa tehdä SharePointin kanssa. tarjoa suojakaiteet ohjaamaan käyttäjiäsi tekemään tai välttämään sopivia asioita. Nämä asiat vaihtelevat organisaatioittain; ei ole taikaluetteloa siitä, mihin pitäisi puuttua. (Suuremmat organisaatiot tarvitsevat yleensä enemmän hallintoa kuin pienet organisaatiot.)

Ajan myötä hallintoryhmäsi paljastaa alueita, jotka tarvitsevat hallintoa, ja tämä auttaa sinua, jos sinulla on jo selkeä prosessi hallinnon ehdottamiseksi, arvioimiseksi ja toteuttamiseksi tarvittaessa.

Sinun, minun, meidän: päättää kuka omistaa mitä

Aloita hallintoponnistelu pohtimalla, kuka: Kuka voi tehdä mitä? Kuka omistaa mitä? Voit esimerkiksi aloittaa tunnistamalla, kuka voi tarjota huipputason sivustoja ja kuka alisivustoja. Tai kenen pitäisi määrittää, mihin tietyntyyppiset asiakirjat kuuluvat. Tai kuka päättää, mikä ansaitsee uuden sisältötyypin (ja kuka omistaa siihen tehdyt muutokset).

Jos sinulla on globaali navigointi, tunnista, kuka päättää, mitä sinne menee. Ja niin edelleen. Kuka ehdottaa miten, joten voit harkita sitä seuraavaksi.

Yksi suosituimmista hallintoharjoituksistamme on projisoida hallintoryhmäsi kotisivu näytölle. Kysy sitten, kenellä on valtuudet päivittää sivu. Koska kotisivulla on yleensä linkki niin monille muille sivuille, se luonnollisesti johtaa keskustelun muille omistamista tarvitseville portaalin alueille.

(Uudelleen)vierailu sosiaalisen verkostoitumisen käytäntöihin

Jos sinulla on sosiaalisen median hallintosuunnitelma, se on ehkä kehitetty ohjaamaan ulkoisia sosiaalisen verkostoitumisen työkaluja. Jos näin on, sinun on palattava asiaan SharePointin yhteydessä.

Kun sosiaalinen media, kuten pikaviestintä, alkoi yleistyä, monet yritykset vastasivat lukitsemalla Internet-yhteyden näihin sovelluksiin peläten, mitä työntekijät sanoisivat ja kuinka paljon aikaa he tuhlasivat niiden käyttöön. Samoin Internetin keskustelupalstoihin ja wikeihin suhtauduttiin epäluuloisesti, ja niiden ympärille nousi kaikenlaiset yritysten säännöt ja määräykset, mikä teki monista yritysten intranetistä enemmän vankiloita. Ajan myötä jotkin yritykset ovat kehittäneet hallintoaan sen mukaan, milloin ja miten työntekijät käyttivät ulkoista sosiaalista verkostoitumista yrityksen aikana tai käyttämällä yrityksen nimeä. Tavoitteena oli pitää kaikki keskittyneenä asiakirjoihin ja tietoihin ja minimoida ihmisten välinen vaihto.

Lopulta eteenpäin katsovat organisaatiot ymmärsivät, että aktiivinen yksilöiden välisen epävirallisen vuorovaikutuksen helpottaminen voisi hyödyttää organisaatiota tehostamalla tiedonvaihtoa, paljastamalla piilossa olevia asiantuntemusta ja (oh, muuten) tunnustamalla, että ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, jotka tarvitsevat tietyssä määrin ihmiskontaktia tunteakseen olonsa onnelliseksi työssä.

SharePoint integroi todellisessa maailmassa käytetyt sosiaalisen median osat työpaikalle. Ja työntekijöiden mahdollisuus olla yhteydessä kollegoihinsa, mutta myös käyttää yrityksen hyväksymää työkalua (SharePoint) seuratakseen työtovereiden toimintaa (live-syötteiden ja Twitterin kaltaisten mikroblogien tilapäivitysten kautta), vaihtaa mielipiteitä työtovereiden kanssa (sosiaalisen merkinnän ja luokitukset) ja poolitiedot (wikit) edustavat merkittävää muutosta ulkoiseen sosiaaliseen mediaan verrattuna. Joten jos sinulla on erityinen hallintopolitiikka sosiaalisen median suhteen, tarkista se sisäisen viestinnän yhteydessä. Tulet todennäköisesti huomaamaan, että tarvitset kokonaan uuden strategian.

Suunnittelu ja brändäys

Olipa SharePointisi sisäinen portaali tai julkinen verkkosivusto, käyttöliittymän tulee heijastaa yrityksesi imagoa, tarjota tietyn tason suunnittelun eheys ja tarjota käyttäjille johdonmukainen navigointimalli, joka auttaa heitä löytämään tiensä.

Hallintosuunnitelmasi tulee käsitellä ulkoasua ja tuntumaa sekä sitä, miten asiat, kuten globaali navigointi, jatkuvat sivustollasi.

Sisällönhallinta

Metadata, sisältötyypit ja taksonomiat (oh my!) voivat auttaa vähentämään tarpeettomien mutta hieman erilaisten tietojen ruttoa.

Hyödynnä SharePoint-asennuksesi sisällönhallintaa edistämällä yhdenmukaisuutta metatietojen ja asioiden merkitsemisen suhteen. Sisältötyypit ovat loistava tapa varmistaa, että tunnisteiden ydinjoukkoa käytetään johdonmukaisesti samanlaiseen sisältöön, mikä tekee sisällön löytämisestä, uudelleenkäytöstä ja suodattamisesta helpompaa. Joten tunnista tärkeimmät metatiedot, jotka on virallistettava sisältötyypeillä ja käytettävä SharePoint-sivustoilla, ja sitten kehitä niiden ympärille hallintoa.

Verkkoosien uudelleenkäyttö

Eräs SharePointin hieno ominaisuus on se, että joku voi luoda todella hyödyllisen Web-osan ja viedä sen sitten muualle käytettäväksi. Verkosta on ladattavissa paljon kolmannen osapuolen Web-osia. Valitettavasti jotkin verkko-osat sisältävät haitallista koodia, joka voi aiheuttaa tietoturvaongelmia tai ei yksinkertaisesti toimi ilmoitetulla tavalla. Samoin jopa jotkin sisäisesti kehitetyt Web-osat voivat aiheuttaa ongelmia, jos niiden avulla käyttäjät voivat määrittää ne. Kun olet valmis käyttämään kolmannen osapuolen Web-osiota, varmista, että katsot hyvämaineista yritystä, jolla on runsaasti SharePoint-asiantuntemusta.

Verkko-osia on valvottava ennen kuin ne lisätään SharePoint-sivustoihisi. Kehitä hallintoa sen mukaan, miten ne testataan ja hyväksytään, miltä muutoksenhallintaprosessi näyttää ja miten ne julkaistaan ​​ja asetetaan saataville.

Asioiden pitäminen ajan tasalla: verkkotoimintojen hallinta

Web Operations Management on SharePoint-sivustojesi hoito ja ruokinta. SharePoint-sivustoja voi olla helppo pitää projekteina, joilla on määritellyt alun, keskikohdan ja loput. Mutta todellisuudessa ne ovat enemmän orgaanisia. Verkkosivustot ovat kuin eläviä olentoja, jotka kasvavat ja muuttuvat ajan myötä. Kuten koristepensasaidat, ne vaativat karsimista ja huoltoa tai ne karkaavat hallinnasta melko nopeasti.

Mitä enemmän liikennettä sivustosi näkee, sitä tärkeämpää on pysyä ylläpidossa. Verkkotoimintojen johtajat käyttävät oksasaksia, jotka muokkaavat SharePointia vastaamaan yrityksen strategista visiota ja teknisiä tavoitteita ja varmistavat samalla, että esimerkiksi linkkien toimivuuden varmistaminen tai epäolennaisen tai vanhentuneen sisällön tunnistaminen ja poistaminen onnistuvat. Sinun on nimettävä joku vihreällä peukalolla karsimaan ja kastelemaan SharePoint-sivustoasi.