Selvitetään, kuinka SharePoint 2003 lisää liikearvoa

Jos mietit SharePointin käyttöönottoa edestakaisin, lue joitakin erityisiä tapoja, joilla tämä tiimin sivustonrakennustyökalu voi lisätä arvoa yrityksellesi.

Etsiminen voi maksaa sinulle

Koko aika, jonka työntekijäsi käyttävät lomakkeiden, tiedostojen ja puhelinnumeroiden etsimiseen, lasketaan yhteen. Puhumattakaan ajasta, jonka työntekijät viettävät uistellen toimistossa etsiessään uusinta versiota tuotekuvasta tai yrityksen käytännöistä (esimerkiksi) henkilökohtaisten puheluiden soittamisesta yrityksen toimittamilla matkapuhelimilla. Pidä työntekijäsi työpöydän ääressä ja käytä SharePointia heidän tarvitsemiensa viitetietojen antamiseen.

Itsepalvelu säästää rahaa

Organisaatiosi voi säästää rahaa, jos se ei kopioi ja jaa paperiasiakirjoja, kuten esitteitä ja esityksiä sisäiseen jakeluun. Paperikopioiden lähettäminen on kallista ja turhaa. Voit lähettää sähköisiä kopioita sähköpostitse, mutta silloin verottaisit sähköpostipalvelintasi ja rasittaisit vastaanottajia päätöksellä, tallennetaanko (ja minne) liitetiedosto.

Ohita kaikki hölynpöly ja käytä SharePointia asiakirjojen sähköisten versioiden tallentamiseen ja jakamiseen:

• Käytä asiakirja-, kuva- ja lomakekirjastoja tiedostojesi sähköisten versioiden tallentamiseen.

• Lähetä hyperlinkki tiedostoon sähköpostitse.

• Luo listaus portaalin kotisivulle ja ilmoita kaikki kauan odotetut asiakirjat, kuten ensi vuoden markkinointisuunnitelma.

Kun lähetät hyperlinkin SharePoint-kirjastoon tallennettuun tiedostoon, työntekijöiden ei tarvitse huolehtia siitä, mihin sähköinen tai paperitiedosto tallennetaan. He voivat lisätä hyperlinkin henkilökohtaisiin hyperlinkkiluetteloonsa Omassa sivustossa. Seuraavan kerran kun he haluavat muistaa esityksen viime vuosineljänneksen myyntiseminaarista, sen ei tarvitse olla kauempana kuin Oma sivusto -sivu.

Siltaa saariasi

Yrityksen rakenne soveltuu usein tietosaarten luomiseen. Valitettavasti usein juuri tämä rakenne vaikeuttaa työntekijöiden tuottavuutta tai estää heidän löytämänsä asiakastyytyväisyyttä. Sen sijaan, että tarkastelet yritystä sen toiminnallisten osastojen perusteella (kuten markkinointi ja kirjanpito), käytä SharePointia saarekkeiden yhdistämiseen ja muodollisen raportointirakenteen ketjujen katkaisemiseen. Näin SharePointin ominaisuudet auttavat työn suorittamisessa:

• Tiimin joustavuus: Voit käyttää tiimisivustoja luodaksesi työryhmälle nimetyn työtilan riippumatta ryhmän jäsenten fyysisestä sijainnista tai siitä, kuka raportoi kenelle.

• Asiakirjakeskeinen yhteistyö: Voit antaa työntekijöiden tehdä yhteistyötä asiakirjan, kuten päivitetyn henkilöstöpolitiikan käsikirjan, parissa käyttämällä asiakirjatyötilaa.

• Home Sweet Meeting -työtila: Voit käyttää Meeting-työtiloja tukemaan kokouksia (yksittäin tai sarjoina), joissa on keskitetty paikka kaikille osallistujille, esityslistoille ja toimintokohdille.

• Liiketoimintaprosessinäkymät: Voit dokumentoida liiketoimintaprosessisi asettamalla ne tiimisivustolle koko yrityksen tai tiimin nähtäväksi ja käytettäväksi.

• Virallista epävirallinen: Voit perehtyä osastoihisi ja tuoda osaston laskentataulukoita, käytäntöjä ja lomakkeita SharePointiin.

Yhtenäisen viestin lähettäminen

Käytä portaalia viestiäksesi työntekijöillesi yhteinen visio yrityksestäsi seuraavien elementtien avulla:

• Kotisivu: Kerro viestin, kuten yrityksen visioilmoituksen, arvosta asettamalla se suoraan portaalin kotisivulle kaikkien nähtäville.

• Navigointi: Käytä portaalisi navigointiominaisuuksia ohjataksesi työntekijöitä tietoa tuotteista ja kampanjoista.

• Ilmoitukset: Käytä portaalisi luetteloita – linkkejä ja ilmoituksia – ohjataksesi työntekijöiden huomion tiimin sisäisiin sivustoihin ja yrityksen uutisiin, jotka haluat heidän huomaavan.

• Yleisöt: Kohdista kohderyhmät työntekijät, kuten esimies tai kaikki asiakaspalvelussa työskentelevät, luetteloilla, jotka vahvistavat viestiä, kuten lisämyynnin arvoa.

• Ulkoasua: Käytä värimaailma ja tuotemerkin oman portaalin muuttaa SharePoint portaalia persoonaton pala ohjelmisto lähde yrityksen sisäisesti uutisia ja tietoja.

Yhteisön tunteen luominen

Käytä SharePointia pitääksesi työntekijäsi ajan tasalla uusista vauvoista ja uusista työntekijöistä. Sinä tai työntekijäsi saatat jopa haluta käyttää SharePointia kimppakyynnin luomiseen tai lounaskaverin löytämiseen.

Tietojärjestelmien kustannusten leikkaaminen

Kuvittele, että vähennät laskentataulukoita ja Access-tietokantoja käyttävien kotimaisten osastoratkaisujen määrää. Korvaamalla nämä luettelot ja kirjastot SharePointissa saat välittömiä parannuksia:

• Hallinnoimisen helppous: Yrityskohtaiset ratkaisusi ovat johdonmukaisempia – mikä tekee niistä helpommin hallittavissa, tuettavissa, varmuuskopioitavissa ja palautettavissa kuin kymmeniä laskentataulukkojockeyjen keksimiä yksittäisiä ratkaisuja.

• Helppokäyttöisyys, siirrettävyys ja uudelleenkäytettävyys: SharePointin luetteloihin ja kirjastoihin tallennetut tiedot tallennetaan SQL Server -tietokantaan. Tärkeää tietoa ei lukita laskentataulukkoon, jota käyttää vain yksi osasto.

• Lisääntynyt tietoturva: SharePoint tarjoaa sisäänrakennetun suojaus- ja käyttöoikeusmallin, joka perustuu nykyiseen Active Directory -investointeesi. Vielä parempi, osastosi voivat käyttää tätä mallia hallitakseen, kenellä on pääsy mihin tahansa – soittamatta tukipalveluun.

• Mahdollisuus poistaa Office-asiakkaat: Kun käytät luetteloita ja kirjastoja SharePointissa, sinun ei välttämättä tarvitse asentaa Office-sovelluksia, kuten Exceliä, kaikkiin asiakaskoneisiisi. Ihmiset voivat etsiä tietoja (tai lisätä tietoja luetteloon) SharePointissa selaimen avulla. Tämä luettelo voidaan jopa linkittää laskentataulukkoon, joka päivittyy, kun toinen käyttäjä lisää tietoja selaimen avulla.

• Yksinkertaistettu suunnittelu: Tuomalla kaikki tämä sisältö saman katon alle ja tutkalle, kapasiteetin suunnittelu yksinkertaistuu huomattavasti.

• Harjoitteluapu: Koska SharePoint tarjoaa yhtenäisen ulkoasun ja tuntuman, harjoittelu on helpompaa.