Secrets of Access 2013 -tietokannan suunnittelu

Tässä on viisi tietokannan suunnittelun käskyä riippumatta siitä, käytätkö Access 2013:a tai muuta tietokantaohjelmaa. Hyvin suunniteltu tietokanta tekee tietojesi ylläpidosta helpompaa.

• Tallenna tiedot sinne, missä ne kuuluvat, ei sinne, missä ne näkyvät. Tietojen tallennuspaikalla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, missä ne näkyvät. Laskentataulukkoon kirjoitat tiedot sinne, missä haluat niiden näkyvän, kun tulostat laskentataulukon, mutta tietokannat toimivat eri tavalla. Tietokannassa tallennat tiedot taulukoihin tiedon rakenteen perusteella. Tietty tieto saattaa esiintyä useissa raporteissa, mutta tallennat sen vain yhteen kenttään yhdessä taulukossa.

• Tallenna tiedot sellaisina kuin ne todella ovat, ei sellaisina kuin haluat niiden näkyvän tietyssä raportissa. Tämä sääntö on seuraus ensimmäisestä säännöstä. Jos haluat, että kirjojen nimet näkyvät ostotilauksissasi isoilla (isoilla) kirjaimilla, Access voi kirjoittaa nimet isoilla kirjaimilla puolestasi. Säilytä kirjojen nimet oikeilla isoilla kirjaimilla, jotta et joudu käyttämään niitä kaikissa raporteissa isoilla kirjaimilla. Accessissa on paljon sisäänrakennettuja toimintoja, jotka voivat säätää tapaa, jolla teksti, numerot ja päivämäärät muotoillaan.

• Vältä roskat sisään, roskat ulos (GIGO). Jos et vaivaudu luomaan hyvää, järkevää suunnittelua tietokantallesi – etkä ole varovainen syöttäessäsi oikeita, puhtaita tietoja – tietokanta on lopulta täynnä roskaa. Hyvin suunniteltua tietokantaa on helpompi ylläpitää kuin huonosti suunniteltua, koska jokainen tieto tallennetaan vain kerran, selkeästi nimettyyn kenttään selkeästi nimetyssä taulukossa, kun oikeat validointisäännöt ovat käytössä. Kyllä, se kuulostaa suurelta työltä, mutta 10 000 virheellisen tietueen tietokannan puhdistaminen on (anteeksi aliarviointi) vielä enemmän työtä.

• Erota tietosi ohjelmistasi. Jos luot tietokannan jaettavaksi tai jaettavaksi muille ihmisille, tallenna kaikki taulukot yhteen tietokantaan (takaosa) ja kaikki muut objektit toiseen tietokantaan (etuosa). Sitten voit linkittää nämä kaksi tietokantaa saadaksesi kaiken toimimaan. Taulukoiden erottaminen kaikesta muusta virtaviivaistaa kyselyjen, lomakkeiden, raporttien ja muiden asioiden päivittämistä myöhemmin häiritsemättä taulukoiden tietoja.

• Palaa aikaisin ja usein. Okei, tämä vihje ei koske suunnittelua, mutta se on liian tärkeä jättää pois: Tee tietokannastasi varmuuskopio joka päivä. Onneksi toimistollasi on jo järjestelmä säännöllisistä (luultavasti öisin) varmuuskopioista, joka sisältää tietokantasi. Jos ei, tee varmuuskopio tietokannastasi säännöllisin väliajoin ja tee varmasti varmuuskopio ennen suurien muutosten tekemistä. Säilytä useita varmuuskopioita, ei vain uusinta, siltä varalta, että ongelman havaitseminen kestää hetken.