Tässä on viisi tietokannan suunnittelun käskyä riippumatta siitä, käytätkö Access 2010:tä tai muuta tietokantaohjelmaa. Hyvin suunniteltu tietokanta tekee tietojesi ylläpidosta helpompaa.
-
Tallenna tiedot sinne, missä ne kuuluvat, ei sinne, missä ne näkyvät. Tietojen tallennuspaikalla ei ole mitään tekemistä sen kanssa, missä ne näkyvät. Laskentataulukkoon kirjoitat tiedot sinne, missä haluat niiden näkyvän, kun tulostat laskentataulukon, mutta tietokannat toimivat eri tavalla. Tietokannassa tallennat tiedot taulukoihin tiedon rakenteen perusteella. Tietty tieto voi esiintyä useissa eri raporteissa, mutta tallennat sen vain yhteen kenttään yhdessä taulukossa.
-
Tallenna tiedot sellaisina kuin ne todella ovat, ei sellaisina kuin haluat niiden näkyvän tietyssä raportissa. Tämä on seuraus ensimmäisestä säännöstä. Jos haluat, että kirjojen nimet näkyvät ostotilauksissasi isoilla (isoilla) kirjaimilla, Access voi kirjoittaa nimet isoilla kirjaimilla puolestasi. Säilytä kirjojen nimet isoilla kirjaimilla, jotta et joutuisi lukemaan niitä isoilla kirjaimilla jokaisessa raportissa. Accessissa on paljon sisäänrakennettuja toimintoja, jotka voivat säätää tapaa, jolla teksti, numerot ja päivämäärät muotoillaan.
-
Roskat sisään, roskat ulos (GIGO). Jos et vaivaudu luomaan hyvää, järkevää suunnittelua tietokannallesi – etkä ole varovainen syöttäessäsi oikeita, puhtaita tietoja – tietokanta tulee lopulta täynnä roskaa.
Hyvin suunniteltua tietokantaa on helpompi ylläpitää kuin huonosti suunniteltua, koska jokainen tieto tallennetaan vain kerran, selkeästi nimettyyn kenttään selkeästi nimetyssä taulukossa, kun oikeat validointisäännöt ovat paikoillaan. Kyllä, se kuulostaa suurelta työltä, mutta 10 000 virheellisen tietueen tietokannan puhdistaminen on (anteeksi aliarviointi) vielä enemmän työtä.
-
Erota tietosi ohjelmistasi. Jos luot tietokannan jaettavaksi (tai jaettavaksi) muille ihmisille, tallenna kaikki taulukot yhteen tietokantaan ( taustaosa ) ja kaikki muut objektit toiseen tietokantaan ( etuosa ) . Sitten voit linkittää nämä kaksi tietokantaa yhteen saadaksesi kaiken toimimaan. Taulukoiden erottaminen kaikesta muusta virtaviivaistaa kyselyjen, lomakkeiden, raporttien tai muiden asioiden päivittämistä myöhemmin häiritsemättä taulukoiden tietoja.
-
Palaa aikaisin ja usein. Okei, tämä vihje ei koske suunnittelua, mutta se on liian tärkeä jättää pois: Tee tietokannastasi varmuuskopio joka päivä. Onneksi toimistollasi on jo järjestelmä säännöllisistä (luultavasti öisin) varmuuskopioista, joka sisältää tietokantasi. Jos ei, tee tietokannastasi varmuuskopio säännöllisin väliajoin ja ehdottomasti ennen suurien muutosten tekemistä. Säilytä useita varmuuskopioita, ei vain uusinta, siltä varalta, että ongelman havaitseminen kestää hetken.