Sähköpostin järjestäminen Outlook 2003:ssa

Kukaan saa hieman hieman sähköpostin enää. Jos saat yhden viestin, saat niitä paljon. Onneksi Outlook tarjoaa sinulle joukon erilaisia ​​tapoja järjestää tämä viestisotku, jotta sinulla on taisteleva mahdollisuus selvittää, mikä on tärkeää ja mikä voi odottaa.

Kun Outlook on asetettu näyttämään lukuruutu näytön oikealla puolella, näet kaksi painiketta viestiluettelon yläosassa. Vasemmanpuoleisessa painikkeessa on otsikko, jossa lukee esimerkiksi "Järjestänyt: Päivämäärä". Järjestäjä-painike kuvaa järjestelmää, jota Outlook käyttää viestien järjestämiseen. Järjestäjä-painikkeen oikealla puolella on toinen painike, jossa on otsikko, joka tarjoaa tietoja Outlookin tällä hetkellä käyttämästä järjestelystä. (Jos viestisi on esimerkiksi tällä hetkellä järjestetty päivämäärän mukaan, oikealla olevassa painikkeessa lukee joko "Uusin ylhäällä" tai "Vanhin ylhäällä".)

Voit muuttaa tapaa, jolla Outlook järjestää viestisi, napsauttamalla Järjestäjä-painiketta, jolloin näkyviin tulee pikavalikko kaikista käytettävissä olevista järjestelyistä. Nämä ovat Outlookin tarjoamat järjestelyt:

• Päivämäärä: Yleisin tapa järjestää viestit on päivämäärän mukaan. Kun otat Outlookin käyttöön ensimmäisen kerran, viestisi järjestetään näin. Napsauta oikealla olevaa painiketta vaihtaaksesi uusimpien viestien yläpuolella ja vanhimpien viestien välillä.

• Keskustelu: Tämä järjestely ryhmittelee samaa aihetta koskevat viestit yhteen. Jos olet vaihtanut jonkun kanssa viestejä tietystä projektista tai ideasta, voit valita keskustelujärjestelyn seurataksesi keskustelun säiettä.

• Lähettäjä: Kuten arvata saattaa, tämä järjestely järjestää viestikokoelmasi henkilön mukaan, jolta viesti on lähetetty. Lähettäjä-järjestelyn valitseminen on hieman nopeampaa kuin hakukansion määrittäminen, mutta joskus hakukansio on silti paras tapa seurata tiettyjen tärkeiden henkilöiden viestejä .

• Vastaanottaja: Suurin osa vastaanottamistasi viesteistä on osoitettu sinulle, mutta ei aina. Joskus saat viestejä, jotka on osoitettu henkilöluetteloon, joten nimesi ei näy viestin Vastaanottaja-rivillä. Tämä järjestely erottaa viestisi sen mukaan, onko nimesi jokaisen viestin Vastaanottaja-rivillä.

• Kansio: Kun tarkastelet viestejä hakukansiossa, katsomasi viestit voivat itse asiassa sijaita useissa eri kansioissa. Jos haluat tietää tarkalleen, mikä kansio sisältää kunkin viestin, käytä Kansiojärjestelyä. Kun tarkastelet Saapuneet-kansiota, kansiojärjestely ei ole käytettävissä. se on vain hakukansioille.

• Koko: Kaikki tietävät, että koolla ei ole väliä; se on tunne, joka ratkaisee. No okei, ei aina. Koko on tärkeä tietyille järjestelmänvalvojille – eikä se aina ole henkilökohtainen ongelma. Jotkut sähköpostiviestit sisältävät valokuvia, musiikkia ja kaikenlaisia ​​painavia tiedostoja, jotka voivat todella tukkia yrityksesi sähköpostipalvelimet. Joten kun järjestelmänvalvojasi pyytää sinua harventamaan postilaatikkoasi, käytä tätä ominaisuutta: Tunnista ja poista viestit, jotka ovat eniten ylipainoisia.

• Aihe: Tämä järjestely on samanlainen kuin keskustelujärjestely, paitsi että se ei seuraa keskustelun säiettä, vaan kokoaa yhteen viestit, joilla on sama aihe.

• Tyyppi: Kaikki postilaatikkoosi saapuvat viestit eivät ole yksinkertaisia ​​viestejä. saatat saada myös kokouskutsuja, tehtäväpyyntöjä ja kaikenlaisia ​​muita kohteita. Kun haluat erottaa viestit kokouspyynnöistä, vaihda Tyyppi-asetukseen, jotta mielenkiintoisimmat viestit nousevat listan kärkeen.

• Lippu: Kun merkitset viestin, aiot todennäköisesti palata siihen. Tämä järjestely asettaa merkityt viestit luettelon yläosaan ja merkitsemättömät viestit alas. Jos käytät useita eri lipun värejä, tämä järjestely lajittelee myös lipun värin mukaan.

• Liite: Kun siirryt Saapuneet-kansioon, et ehkä etsi viestiä, saatat etsiä liitettä. Järjestämällä viestisi liitteen mukaan voit tutkia ensin todennäköiset epäillyt.

• Sähköpostitilit: Voit määrittää Outlookin keräämään sähköpostiviestejä useista eri sähköpostiosoitteista. Joskus haluat tietää, mikä viesti on tullut mistä osoitteista, tai vain katsoa johonkin näistä osoitteista lähetettyjä viestejä. Jos haluat nähdä vain yhteen osoitteeseen lähetetyt viestit, valitse Sähköpostitilit -järjestely ja napsauta sitten miinusmerkkiä (–) niiden tilien nimien vieressä, joita et halua nähdä. Tällä järjestelyllä Outlook näyttää sinulle vain sinua kiinnostavien tilien viestit.

• Tärkeys: Ensinnäkin - tiedät sanonnan. Kun haluat nähdä tärkeäksi merkityt viestit ensin, haluat käyttää tätä järjestelyä.

• Luokat: Voit määrittää luokkia mille tahansa lähettämällesi viestille, ja joskus muut ihmiset voivat määrittää luokkia sinulle lähettämilleen viesteille. Jos haluat nähdä, mikä viesti kuuluu mihinkin luokkaan, käytä Luokat-järjestelyä.

Järjestä mukaan -painike näkyy viestiluettelosi yläosassa vain, kun lukuruutu on asetettu näkyväksi näytön oikealla puolella. Voit ottaa lukuruudun käyttöön valitsemalla Näytä -> Lukuruutu -> Oikea. Jos haluat järjestää viestisi lukuruudun ollessa pois päältä, valitse Näytä -> Järjestä, niin näet järjestelyluettelon ja valitse sitten haluamasi.