Saatavuus selvitetään projektissa 2002

Resursseja käsittelevistä Microsoft Projectin ominaisuuksista suuri osa käytetään resurssien kokonaisallokoinnin havaitsemiseen. Overallokaatio on laskenta, joka sisältää resurssin kalenterin ja saatavuuden.

Joten harkitse Monica Melendeziä, insinööriä, joka työskentelee tavallisen kahdeksan tunnin työpäivän kalenterinsa perusteella. Monicalle määrätään Kirjoita lopullinen raportti -tehtävä 50 %:lla hänen saatavuudestaan ​​ja Luo suunnittelutiedot -tehtävä, joka tapahtuu samaan aikaan kuin raporttitehtävä, 100 %:lla hänen saatavuudestaan. Monica työskentelee nyt 150 % saatavuudestaan ​​eli 12 tuntia päivässä. Köyhä Monica on ylivarattu.

Oletuksena resurssi on määritetty tehtävälle 100 %:n saatavuudella, mutta voit muokata sitä, jos tiedät, että joku on kiireinen useiden tehtävien parissa ja todennäköisesti käyttää vain osan ajastaan ​​tehtävän aikana.

Käytettävyyden asettaminen

Saatavuus on joidenkin helpompi arvioida kuin toisten. Johtaja ei todennäköisesti anna kokonaista päivää millekään yksittäiselle tehtävälle, koska hänen täytyy olla tekemisissä kaikkien hänelle raportoivien ihmisten kanssa, allekirjoittaa valtuutuksia, käydä eri projekteja koskevissa kokouksissa, työstää budjetteja ja niin edelleen. Tuotantotyöntekijällä voi olla helpompaa määrittää käytettävyys yhteen tehtävään: Jos yksi valmistustyö on linjassa kolmen päivän ajan ja kyseinen henkilö työskentelee linjalla koko ajan, on lähempänä merkkiä sanoa, että hän työskentelee kyseisessä tehtävässä kokopäiväisesti.

Yksi suuri virhe, jonka Projectin uudet käyttäjät tekevät, on mikro-ajatella saatavuutta. Kukaan ei tietenkään käytä kahdeksaa tuntia päivässä yhteen tehtävään yhdessä projektissa. Ihmiset viettävät osan päivistään lukemalla sähköposteja yrityksen lomapäivistä, keskustelemalla työtovereiden kanssa ja vastaamalla puheluihin ei-projektiin liittyvistä asioista. Resurssi voi käyttää tehtävään yhtenä päivänä seitsemän tuntia, mutta seuraavana päivänä vain kolme tuntia. Älä jää jumiin päivittäiseen resurssiaikatauluun arvioidessasi saatavuutta. Jos tehtävän eliniän aikanahenkilö on aika paljon omistautunut sille, 100 % saatavuus on hyvä asetus. Jos kyseinen henkilö tekee vain esimerkiksi viisi päivää työtä kymmenen päivän tehtävässä, riippumatta siitä, työskenteleekö hän neljä tuntia päivässä kymmenen päivän ajan tai viisi täyttä päivää missä tahansa vaiheessa, se on 50 prosentin saatavuus. Muista, että saatavuusasetus auttaa sinua havaitsemaan resurssin ylivarauksen, joka saattaa toimia useissa tehtävissä samanaikaisesti projektiaikataulussa.

Voit määrittää resurssien saatavuuden seuraavasti:

1. Avaa Resurssitaulukko-näkymä.

2. Kaksoisnapsauta resurssia.

Resurssitiedot-valintaikkunan Yleiset-välilehti tulee näkyviin kuvan 1 mukaisesti.

Kuva 1: Voit kirjoittaa minkä tahansa haluamasi numeron Yksiköt-ruutuun.

3. Napsauta Units-sarakkeen (Resurssien saatavuus-alueen) nuolia lisätäksesi tai alentaaksesi saatavuutta 50 %:n välein tai kirjoita numero.

Kirjoita esimerkiksi 33 resurssille, joka on käytettävissä kolmanneksen ajasta, tai 400 % neljän resurssin poolille, jotka ovat käytettävissä kokoaikaisesti. Yleisin merkintä tässä on 100 % yksittäiselle resurssille, joka työskentelee kokopäiväisesti tehtävän parissa.

4. Tallenna asetus napsauttamalla OK.

Kun resurssi tulee ja menee

Sen lisäksi, että resurssi on käytettävissä vain tietyn prosenttiosuuden ajasta missä tahansa tehtävässä, se voi olla käytettävissä vain tietyn ajan tehtävän elinkaaren aikana. Toinen skenaario voi olla resurssi, joka on käytettävissä puoliaikaisesti tehtävän ensimmäisten päivien aikana ja sitten koko ajan muun tehtävän ajan. Siinä tapauksessa kirjoitat ajanjakson Resurssien saatavuus -alueen Resurssien saatavuus -alueen Available From- ja Available To -sarakkeisiin (katso kuva 1) määrittääksesi vaihtelevan saatavuuden.