Ennen kuin luot resursseja Microsoft Project 2019:ssä tahattomasti, sinun on ymmärrettävä, kuinka ne vaikuttavat projektiisi. Ensinnäkin resurssi on voimavara, joka auttaa toteuttamaan projektin, olipa kyseessä sitten henkilö, laite, materiaali tai tarvike. Yksi resurssien tehokkaan työskentelyn näkökohta on hallita minkä tahansa resurssin työnkulkua, jonka aika on rajoitettu projektillesi. Kun luot resursseja, ilmoitat niiden saatavuuden tunneittain päivinä tai viikonpäivinä.
Esimerkiksi yksi henkilö voi olla tavoitettavissa 50 prosenttia ajasta tai 20 tuntia normaalissa 40 tunnin työviikossa, kun taas toinen voi olla käytettävissä kokopäiväisesti (40 tuntia). Kun määrität tällaisia resursseja projektiisi, voit käyttää erilaisia näkymiä, raportteja ja työkaluja nähdäksesi, onko jokin resurssi ylivarattu jossain vaiheessa projektin aikana. Voit myös nähdä, milloin ihmiset istuvat ympäriinsä, pyörittelevät peukaloitaan tai milloin he voivat olla käytettävissä auttamaan jossain muussa tehtävässä. Voit jopa ottaa huomioon resurssit, jotka toimivat useissa organisaatiosi projekteissa, ja varmistaa, että niitä käytetään tehokkaasti.
Toinen resurssien tehokkaan käsittelyn näkökohta on ymmärtää, kuinka tehtävään liittyvien resurssien määrä vaikuttaa tehtävän kestoon. Toisin sanoen, jos sinulla on tietty määrä tehtävää, mutta harvat ihmiset tekevät sen, tyypillisen tehtävän suorittaminen kestää kauemmin kuin jos käytettävissä on paljon ihmisiä.
Tehtävän tyyppi määrittää, muuttuuko tehtävän kesto sille määritettyjen resurssien määrän perusteella. Muista: Tehtävätyyppi voi olla kiinteät yksiköt, kiinteä kesto tai kiinteä työ.
Lopuksi resurssit lisäävät projektin kustannuksia. Jotta voit ottaa huomioon projektisi kustannukset – kuten henkilö, joka työskentelee monta tuntia tehtävän parissa, tietokoneet, jotka sinun on ostettava, tai palvelut, jotka vaativat maksuja, sinun on luotava resurssit ja määritettävä ne yhteen tai useampaan tehtävään.
Resurssisuunnittelua varten Project tunnistaa vain seuraavat kolme resurssityyppiä:
Käytettävän resurssityypin päättäminen, kun projektiin lisätään ulkoinen toimittaja tai laiteresurssi, voi olla hankalaa. Jos haluat välttää työtuntien lisäämisen projektiin, kun kyseistä resurssia käytetään, älä määritä resurssia työresurssiksi. Käytä sen sijaan kustannusresurssia tai kiinteiden kustannusten lähestymistapaa.
Project 2019:n oletusasetuksissa ponnisteluihin perustuva ajoitus on poistettu käytöstä sekä manuaalisesti että automaattisesti ajoitetuissa tehtävissä. Riippumatta siitä, kuinka monta työresurssia määrität, tehtävän kesto pysyy samana ja Project kasaa enemmän työtunteja tehtävään heijastaen enemmän vaivaa.
Joissakin kiinteän yksikön tai kiinteän työn tehtävätyypin tapauksissa tehtävään määritettyjen resurssien lisäämisellä tai poistamisella pitäisi kuitenkin olla vaikutusta tehtävän suorittamiseen kuluvaan aikaan. Pohjimmiltaan vanha maksiimi "Kaksi päätä on parempi kuin yksi" voidaan muuttaa muotoon "Kaksi päätä ovat nopeampia kuin yksi".
Lisähenkilöiden osoittaminen tehtäviin ei aina lyhennä työaikaa suhteellisesti, vaikka Project laskee sen näin. Kun sinulla on enemmän ihmisiä, sinulla on myös enemmän tapaamisia, muistioita, päällekkäistä työtä ja esimerkiksi konflikteja. Jos lisäät tehtävään lisää resursseja, harkitse myös tehtävän suorittamiseen tarvittavan ponnistelun lisäämistä, jotta voit ottaa huomioon työryhmän väistämättömät tehottomuudet.
Tiedät yleensä, kuinka monta aineellista resurssia tehtävän suorittaminen vaatii: Useimmissa tapauksissa voit käyttää vakiokaavaa laskeaksesi puntojen, tonnejen, jaardien tai muun määrän. Mutta mistä tiedät, kuinka paljon työresurssien on investoitava projektissa olevien tehtävien suorittamiseen?
Ota mukaan tietty määrä ylimääräisiä materiaaliresursseja, jos arvelet tarvitsevasi niitä uudelleentyöstämiseen tai romutukseen.
Kuten monien projektiaikatauluun lisäämiesi tietojen osalta, ponnistelujen tason määrittäminen riippuu suurelta osin omasta kokemuksestasi vastaavista tehtävistä ja resursseista. Muista kuitenkin nämä varoitukset:
Varaa projektiin aikaa ennakoimattomien olosuhteiden huomioon ottamiseksi, kuten resurssien heikompi osaaminen kuin suunnittelit. Varmistaakseen, että virstanpylväiden päivämääriä noudatetaan, monet ihmiset lisäävät aikatauluihinsa tehtävän nimeltä Varavaraus tai puskuri välittömästi ennen virstanpylvästoimitusta tai vaiheen loppua.
Aivan kuten joku täyttää syntymätodistuksen aina vauvan syntyessä, lomake täytetään aina, kun Projectin resurssi syntyy (eli luodaan ). Resurssitiedot-lomakkeelle syötät tiedot, kuten resurssin nimen, saatavuuden ja tuntihinnan tai käyttöhinnan. Voit myös syöttää valinnaisia tietoja, kuten ryhmän (yrityksen työryhmän), johon resurssi kuuluu, tai resurssin sähköpostiosoitteen.
Voit luoda resurssin yksittäisenä henkilönä tai kokonaisuutena, yleisenä resurssina (kuten taitojoukon, jolle ei ole määrätty henkilöä, kuten avustaja tai insinööri) tai jopa useiden yhdessä toimivien resurssien ryhmän. Monta kertaa projektin suunnittelun alkuvaiheessa tiedät vain tarvitsemasi resurssit, joka korvataan myöhemmin nimetyllä henkilöllä, jolla on sekä aikaa että pätevyyttä tehtävän suorittamiseen.
Yksinkertaisimmalla tasolla resurssi luodaan yhdeksi kokonaisuudeksi - tietyksi henkilöksi tai kokoushuoneeksi tai laitteistoksi. Luot resurssin kirjoittamalla tiedot Resurssitiedot-valintaikkunaan.
Kun luot resurssia, sinun on kirjoitettava vähintään resurssin nimi, mutta voit myös lisätä niin paljon tietoja kuin haluat. Jotkut ihmiset haluavat luoda ensin kaikki resurssit ja lisätä yhteystiedot ja hintatiedot myöhemmin.
Voit luoda resurssin Resurssitiedot-valintaikkunan avulla seuraavasti:
Napsauta Gantt-kaavion painikkeen alaosaa Tehtävä-välilehdellä nauhan Näytä-ryhmässä ja napsauta Resurssitaulukko.
Tässä vaiheessa näkymä muuttuu Resurssitaulukkonäkymäksi.
Kaksoisnapsauta tyhjää solua Resurssin nimi -sarakkeessa.
Näkyviin tulee Resurssitiedot-valintaikkuna, kuten kuvassa.
Kirjoita nimi Resurssin nimi -tekstiruutuun.
Napsauta alanuolta Tyyppi-ruudussa (oikealla) valitaksesi Työ, Materiaali tai Kustannus.
Käytettävissäsi olevat asetukset vaihtelevat hieman valitsemasi vaihtoehdon mukaan. Esimerkiksi materiaaliresurssilla ei ole Sähköposti- tai Kirjautumistili-vaihtoehtoa, ja työresurssilla tai kustannusresurssilla ei ole Materiaalimerkintä-vaihtoehtoa.
Jos kyseessä on materiaaliresurssi, kirjoita yksiköiden kuvaus Materiaalimerkintä -kenttään.
Voit esimerkiksi kirjoittaa paunaa jauhoresurssille tai tonneja teräsresurssille.
Kirjoita Initials-kenttään resurssin lyhenne tai nimikirjaimet.
Jos et syötä mitään, resurssin nimen ensimmäinen kirjain lisätään, kun tallennat resurssin.
Syötä edelleen kaikki tiedot, jotka haluat sisällyttää resurssista.
Nämä tiedot voivat sisältää sähköpostiosoitteen, ryhmän tyypin (esimerkiksi osasto, osasto tai työryhmä), varaustyypin (ehdotettu tai sitoutunut) tai koodin (kuten kustannuskeskuksen koodin).
Jos kirjoitat tiedot Ryhmä-kenttään, voit tarkastella resurssijoukkoja suodatus-, lajittelu- ja ryhmittelyperusteiden avulla.
Napsauta OK-painiketta tallentaaksesi uuden resurssin.
Nämä neljä välilehteä voivat sisältää runsaasti tietoa mistä tahansa resurssista.
Jos haluat syöttää tietoja useista resursseista kerralla, avaa resurssitaulukkonäkymä ja kirjoita tiedot sarakkeisiin. Voit jopa liittää toisesta lähteestä (kuten Excel-laskentataulukosta) kopioidut resurssit tähän näkymään.
Projektin suunnitteluvaiheessa huomaat usein, että kaikkia resursseja ei ole koottu. Jopa hyvin projektissa, joskus et tiedä mitä resurssia käytät; tiedät vain, että tarvitset resurssin, jolla on tietyt taidot suorittaaksesi tulevat tehtävät. Harkitse tässä tapauksessa tiettyjen resurssien luomista yleisresursseina.
Luodaksesi yleisen resurssin, anna sille nimi, joka kuvaa sen taitoa, kuten Insinööri, Turvahenkilöstö tai jopa Kokoustila (eikä tietyn resurssin nimeltä Konferenssihuone B). Muista sitten valita Resurssitiedot-valintaikkunassa Yleinen-valintaruutu, kuten tässä näkyy. Yleinen-asetuksen käyttämiseksi aikataulun uudelleenlaskemiseksi resurssien saatavuuden perusteella ei ole kaavaa. Monet ihmiset pitävät tätä asetusta hyödyllisenä, kun he käyttävät rullaavan aallon suunnittelua tai kun he eivät ole vastuussa tietyistä resurssimäärityksistä (esimerkiksi tilapäisen työntekijän määrääminen tehtävään, kun vuokratyöntekijä valitsee tietyn työntekijän).
Konsolidoitu resurssi.
Voit korvata yleisen resurssin nimen projektiisi lisätyn resurssin nimellä. Jos esimerkiksi syötät tietoturvahenkilöstön resurssiksi, voit korvata sen Jim Taylorilla , joka on työn tekevän tietoturva-ammattilaisen nimi. Vaihda resurssitaulukkonäkymään ja napsauta Resurssin nimi -sarakkeessa resurssin solua, kirjoita uusi nimi ja paina Enter. Älä huoli, jos olet jo määrittänyt yleisen resurssin projektin tehtäviin. Projekti päivittää kaikki tehtävät uudella nimellä.
Monet Project 2019 -ominaisuudet käsittelevät resursseja – erityisesti auttamalla sinua havaitsemaan resurssien yleistä kohdentamista. Overallokaatio on resurssin kalenteriin ja saatavuuteen perustuva laskelma, joka osoittaa, että liian paljon työtä on osoitettu saatavuuden perusteella.
Ajattele Monica Mendeziä, insinööriä, joka työskentelee tavallisen kahdeksan tunnin työpäivän kalenterinsa perusteella. Monicalle määrätään Kirjoita lopullinen raportti -tehtävä 50 prosentilla hänen saatavuudestaan ja Luo suunnittelutiedot -tehtävä, joka tapahtuu samaan aikaan kuin raporttitehtävä, 100 prosentilla hänen saatavuudestaan. Monica työskentelee nyt 150 prosentilla saatavuudestaan eli 12 tuntia päivässä. Köyhä Monica on ylivarattu. Ole varovainen - hän saattaa jopa lopettaa projektin.
Resurssi on määritetty tehtävälle oletuksena 100-prosenttisesti käytettävillä (tai yksiköillä), mutta voit muokata tätä asetusta, jos tiedät, että resurssi osoitetaan useille tehtäville ja että se voi käyttää vain rajoitetun ajan kunkin työskentelyyn.
Käytettävyyden arvioiminen ja asettaminen
Joidenkin resurssien saatavuus on helpompi arvioida kuin toisten. Esimies tuskin uhraa kokonaista päivää mihinkään yksittäiseen tehtävään, koska hänen täytyy olla tekemisissä kaikkien hänelle raportoivien työntekijöiden kanssa ja myös allekirjoittaa valtuutuksia, osallistua eri projekteja koskeviin kokouksiin ja suunnitella esimerkiksi budjetteja. Tuotantotyöntekijän tavoitettavuus voi olla helpompi määrittää yhteen tehtävään: Jos yksi valmistustyö viettää kolme päivää linjalla ja yksi henkilö työskentelee linjalla koko ajan, on tarkempaa sanoa, että hän työskentelee kyseisessä tehtävässä täysillä. aika.
Yksi projektin aloittelijoiden tekemä virhe on saatavuuden liiallinen miettiminen. Kukaan ei tietenkään käytä kahdeksaa tuntia päivässä yhteenkään projektiin tehtävään. Työntekijät viettävät osan työpäivistään sähköpostin lukemiseen, työtovereiden kanssa juttelemiseen ja puheluihin vastaamiseen, jotka koskevat heidän projekteihinsa liittymättömiä asioita. Resurssi voi käyttää tehtävään yhtenä päivänä seitsemän tuntia ja seuraavana vain kolme tuntia. Älä jää kiinni päivittäiseen resurssiaikatauluun arvioidessasi saatavuutta. Jos työntekijä keskittyy tehtävän eliniän aikana siihen, 100-prosenttinen käytettävyys on sopiva asetus. Jos kyseinen henkilö työskentelee vain viisi päivää kymmenen päivän tehtävässä, se on kuitenkin 50 prosentin saatavuus riippumatta siitä, työskenteleekö hän neljä tuntia päivässä kymmenen päivän ajan tai viisi täyttä päivää missä tahansa vaiheessa.
Yksiköt (saatavuus) -asetus auttaa havaitsemaan resurssin ylivarauksen, joka voi työskennellä useiden tehtävien parissa samanaikaisesti projektiaikataulun puitteissa.
Voit määrittää oletusresurssiyksiköt määrittämään saatavuuden seuraavasti:
Näytä resurssitaulukkonäkymä.
Napsauta resurssin Max-saraketta.
Kirjoita luku, joka edustaa prosenttiosuutta ajasta, jonka resurssi on käytettävissä projektin parissa.
Kirjoita esimerkiksi 33 resurssille, joka on käytettävissä kolmanneksen ajasta, tai 400 resurssille, joka voi tarjota neljä kokopäiväistä työntekijää. (Yli 100 prosentin merkinnät edustavat resursseja, jotka tarjoavat ryhmän tai tiimin tehtävien käsittelyyn.) Yleisin merkintä (oletus) on 100 yksittäiselle resurssille, joka työskentelee kokopäiväisesti projektin tehtävissä.
Paina Enter tai Tab.
Merkintä on valmis.
Huomaa, että tämä toimii vain resursseille, joiden tyypiksi on asetettu Työ.
Kun Microsoft Project -resurssi tulee ja menee
Sen lisäksi, että resurssi on hankkeen käytettävissä vain tietyn prosenttiosuuden ajasta (esimerkiksi 50 prosenttia projektin koko kestosta), resurssi voi olla käytettävissä vain tietyn ajan (ehkä huhti-kesäkuussa) projektin elinkaaren aikana. projekti – yleensä, kun käytät toiselta osastolta lainattua resurssia tai kun työskentelet freelancerin kanssa, joka puristaa projektissasi muiden kanssa. Toinen mahdollinen resurssi on sellainen, joka on käytettävissä puoliaikaisesti projektin ensimmäisten päivien aikana ja sitten kokopäiväisesti loput. Tässä tapauksessa annat ajanjakson Resurssien saatavuus -alueen Resurssien saatavuus -alueen Available From- ja Available To -sarakkeisiin, kuten kuvassa, määrittääksesi vaihtelevan saatavuuden.
Aikajaksot ja saatavuuden yksiköt.
Voit määrittää rajoitetun ajanjakson, jonka aikana resurssi on käytettävissä projektin parissa, seuraavasti:
Näytä resurssitaulukkonäkymä.
Kaksoisnapsauta resurssia.
Resurssitiedot-valintaikkunan Yleiset-välilehti tulee näkyviin.
Käytä Available From- ja Available To -sarakkeita (Resurssien saatavuus -alueella) määrittääksesi saatavuusajan.
Napsauta saman rivin Yksiköt-sarakkeen nuolia lisätäksesi tai alentaaksesi saatavuutta 50 prosentin välein, tai kirjoita numero.
Lopeta syöttö painamalla Enter.
Toista vaiheet 3 ja 4 määrittääksesi lisää käytettävyysjaksoja Resurssien saatavuus -alueen seuraaville riveille.
Napsauta OK-painiketta tallentaaksesi muutokset.
Kuinka estää Microsoft Wordia avaamasta tiedostoja vain luku -tilassa Windowsissa Microsoft Word avaa tiedostot vain luku -tilassa, jolloin niiden muokkaaminen on mahdotonta? Älä huoli, menetelmät ovat alla
Virheiden korjaaminen virheellisten Microsoft Word -asiakirjojen tulostuksessa. Virheet tulostettaessa Word-asiakirjoja, joissa on muuttuneet fontit, sotkuiset kappaleet, puuttuva teksti tai kadonnut sisältö ovat melko yleisiä. Älä kuitenkaan
Jos olet piirtänyt PowerPoint-dioihin esityksen aikana kynää tai korostuskynää, voit tallentaa piirustukset seuraavaa esitystä varten tai poistaa ne, jotta seuraavan kerran näytät ne. Aloitat puhtailla PowerPoint-dioilla. Pyyhi kynä- ja korostuskynäpiirrokset noudattamalla näitä ohjeita: Pyyhi rivit yksi kerrallaan […]
Tyylikirjasto sisältää CSS-tiedostoja, Extensible Stylesheet Language (XSL) -tiedostoja ja kuvia, joita käyttävät ennalta määritetyt sivupohjat, sivuasettelut ja säätimet SharePoint 2010:ssä. CSS-tiedostojen etsiminen julkaisusivuston tyylikirjastosta: Valitse Sivuston toiminnot→ Näytä Kaikki sivuston sisältö. Sivuston sisältö tulee näkyviin. Style-kirjasto sijaitsee […]
Älä hukuta yleisöäsi jättimäisillä numeroilla. Microsoft Excelissä voit parantaa koontinäyttöjesi ja raporttiesi luettavuutta muotoilemalla numerot näyttämään tuhansia tai miljoonia.
Opi käyttämään SharePointin sosiaalisen verkostoitumisen työkaluja, joiden avulla yksilöt ja ryhmät voivat kommunikoida, tehdä yhteistyötä, jakaa ja pitää yhteyttä.
Juliaanisia päivämääriä käytetään usein valmistusympäristöissä aikaleimana ja pikaviitteenä eränumerolle. Tämän tyyppisen päivämääräkoodauksen avulla jälleenmyyjät, kuluttajat ja huoltoedustajat voivat tunnistaa tuotteen valmistusajankohdan ja siten tuotteen iän. Julian-päivämääriä käytetään myös ohjelmoinnissa, armeijassa ja tähtitiedessä. Erilainen […]
Voit luoda verkkosovelluksen Access 2016:ssa. Mikä verkkosovellus sitten on? No, verkko tarkoittaa, että se on verkossa, ja sovellus on vain lyhenne sanoista "sovellus". Mukautettu verkkosovellus on online-tietokantasovellus, jota käytetään pilvestä selaimen avulla. Rakennat ja ylläpidät verkkosovellusta työpöytäversiossa […]
Useimmat SharePoint 2010:n sivut näyttävät navigointilinkkien luettelon pikakäynnistyspalkissa sivun vasemmassa reunassa. Pikakäynnistyspalkki näyttää linkit esitellyn sivuston sisältöön, kuten luetteloihin, kirjastoihin, sivustoihin ja julkaisusivuihin. Pikakäynnistyspalkki sisältää kaksi erittäin tärkeää linkkiä: Koko sivuston sisältö -linkki: […]
Yksinkertaisille ongelmille Excelin Ratkaisija löytää yleensä nopeasti optimaaliset Ratkaisijamuuttujien arvot tavoitefunktiolle. Mutta joissakin tapauksissa Ratkaisijalla on vaikeuksia löytää Solver-muuttujan arvoja, jotka optimoivat tavoitefunktion. Näissä tapauksissa Ratkaisija näyttää yleensä viestin tai virheilmoituksen, joka kuvaa tai käsittelee ongelmaa, jonka […]
