Kun käytät tietokantaohjelmaa, kuten Access 2013, et voi vain aloittaa tietojen syöttämistä. Sen sijaan sinun on luotava relaatiotietokantasuunnittelu, joka jakaa tietosi yhteen tai useampaan taulukkoon, joista jokainen koostuu kentistä (jotka ovat kuin laskentataulukon sarakkeita). Taulukot yhdistetään relaatioliitoksilla, joissa yhden taulukon kenttä vastaa (liittyy) toisen taulukon kenttää. Tässä yleinen idea:
Tunnista tietosi.
Tee luettelo mahdollisista kentistä (tiedoista), mukaan lukien teksti, numero, päivämäärä, tosi/epätosi ja muun tyyppiset tiedot.
Poista tarpeettomat kentät.
Älä säilytä samoja tietoja useampaan kuin yhteen paikkaan. Jos voit laskea yhden kentän toisesta, tallenna vain yksi. (Tallenna syntymäaika tai ikä, mutta älä esimerkiksi molempia.)
Järjestä kentät taulukoiksi.
Ryhmittele kentäsi sen mukaan, mitä ne kuvaavat, jotta jokaisesta ryhmästä tulee taulukko. Kaupan tilaustietokannassa voi olla yksi taulukko asiakkaille, yksi tuotteille ja yksi tilauksille.
Lisää taulukoita koodeille ja lyhenteille.
Suunnittele sisällyttämään tietokantaan osavaltioiden nimiä ja kaksikirjaimia koodeja sisältävä taulukko sekä taulukko kaikista muista koodeista tai lyhenteistä, joita aiot käyttää tietokantaan. Näiden taulukoiden avulla voit luoda avattavia valikoita arvoista, jotka voit valita syöttäessäsi tietueita.
Valitse jokaiselle taulukolle ensisijainen avain.
Ensisijainen avain on kenttä, joka yksilöi taulukon jokaisen tietueen. Voit käskeä Accessin määrittämään kullekin tietueelle yksilöllisen tunnusnumeron käyttämällä AutoNumber-kenttää.
Linkitä taulukot.
Katso, mitkä taulukot sisältävät kenttiä, jotka vastaavat muiden taulukoiden kenttiä. Tilaustietokannassa Tilaukset-taulukon on sisällettävä kenttä, joka yksilöi tilauksen tehneen asiakkaan – kenttä, joka vastaa Asiakkaat-taulukon ensisijaisen avaimen kenttää. Useimmat suhteet ovat yksi useaan , joissa yksi tietue yhdessä taulukossa voi vastata useampaa kuin yhtä (tai ei yhtään) tietuetta toisessa taulukossa.