Rajoita tietojen syöttämistä tietojen validoinnilla Excel 2013:ssa

Excel 2013:n Data Validation -ominaisuus voi säästää aikaa, kun syötät tietoja toistuvasti, ja se voi myös auttaa estämään virheelliset merkinnät laskentataulukoissasi. Kun käytät solussa tietojen validointia, määrität, minkä tyyppinen tietojen syöttäminen soluun on sallittu.

Osana tietojen syöttämisen rajoittamista numeroon (joka voi olla kokonaisluku, desimaali, päivämäärä tai aika) määrität myös sallitut arvot kyseiselle numerotyypille (kokoluku 10 ja 100 välillä tai päivämäärä tammikuun välillä 1, 2012 ja 31. joulukuuta 2012).

Kun rajoitat tietojen syöttämisen tekstiin, voit määrittää tekstin vähimmäis- ja enimmäispituuden alueen (merkeissä) tai, mikä vielä parempi, luettelon sallituista tekstisyötyksistä, jotka voit valita ponnahdusvalikosta (avataan napsauttamalla ponnahduspainike, joka näkyy solun oikealla puolella aina, kun se sisältää solukohdistimen).

Kun käytät Data Validation -toimintoa rajoittamaan solussa syötettävän tiedon tyyppiä ja sen hyväksyttävien arvojen aluetta, voit myös määrittää syöttöviestin, joka näytetään automaattisesti solun vieressä, kun valitset sen, ja/tai virhevaroitusviestin, joka näytetään. jos yrität syöttää väärän tyypin tai sallitun alueen ulkopuolella olevan luvun.

Käyttääksesi tietojen vahvistusominaisuutta, aseta solukohdistin soluun, johon haluat rajoittaa syötettävien tietojen tyyppiä, ja napsauta sitten Data Validation -painiketta nauhan Tiedot-välilehdessä (tai paina Alt+AVV ). Data Validation -valintaikkuna avautuu, ja Asetukset-välilehti on valittuna.

Napsauta sitten avattavaa Salli-luetteloruutuun liitettyä pudotusvalikkopainiketta ja valitse seuraavista kohteista:

• Mikä tahansa arvo aiempien rajoitusten poistamiseksi, mikä peruuttaa tietojen vahvistuksen ja antaa käyttäjälle jälleen kerran mahdollisuuden syöttää soluun mitä tahansa hän haluaa

• Kokonaisluku rajoittaaksesi syöttämisen kokonaislukuun, joka kuuluu tietylle alueelle tai noudattaa tiettyjä määrittämiäsi parametreja

• Desimaali, jos haluat rajoittaa syöttämisen desimaalilukuun, joka kuuluu tietylle alueelle tai noudattaa tiettyjä määrittämiäsi parametreja

• Luettelo rajoittaa merkinnän yhteen useista määrittämistäsi tekstimerkinnöistä, jotka voit valita ponnahdusvalikosta, joka tulee näkyviin napsauttamalla ponnahduspainiketta, joka tulee näkyviin solun oikealle puolelle aina, kun se sisältää solukohdistimen

• Päivämäärä rajoittaaksesi merkinnän päivämäärään, joka kuuluu tietylle alueelle tai tiettyyn päivämäärään tai sitä ennen

• Aika rajoittaa syöttäminen aikaan, joka on tietyllä alueella tai tiettyyn aikaan tai sitä ennen

• Tekstin pituus rajoittaa tekstimerkintää niin, että sen merkkien pituus ei putoa tietyn luvun alapuolelle tai ylittää sitä tai osu määrittämäsi alueelle

• Mukautettu, jos haluat rajoittaa syöttämisen parametreihin, jotka on määritetty laskentataulukon toiseen soluun syötetyllä kaavalla

Jos haluat määrittää syöttöviestin sen jälkeen, kun olet valinnut kaikki Asetukset-välilehden kohteet, napsauta Tietojen vahvistus -valintaikkunan Syöteviesti-välilehteä, jossa kirjoitat syöttöviestin lyhyen otsikon (kuten Luettelomerkintä ) Otsikko-tekstiruutuun ja kirjoita sitten viestisi teksti alla olevaan Syötä viesti -luetteloruutuun.

Jos haluat määrittää hälytysviestin, napsauta Data Validation -valintaikkunan Error Alert -välilehteä, jossa voit valita varoituksen tyypin avattavasta Tyyli-luettelosta: Stop (oletus, joka käyttää punaista painiketta, jossa on rasti) , Varoitus (joka käyttää keltaista kolmiota, jossa on huutomerkki) tai Tiedot (jossa käytetään ilmapalloa, jossa on sininen I ).

Kun olet valinnut hälytyksen tyypin, kirjoita sen valintaikkunan otsikko Otsikko-tekstiruutuun ja kirjoita hälytysviestin teksti Virheviesti-luetteloruutuun.

Jos haluat soveltaa Data Validation -valintaikkunassa määrittämääsi rajoitusta kaikkiin muihin soluihin, jotka on muotoiltu samalla tavalla kuin taulukoksi muotoillussa solualueella, napsauta Käytä näitä muutoksia kaikkiin muihin soluihin samoilla asetuksilla -valintaruutua. ennen kuin napsautat OK.

Jos haluat kopioida rajoituksen alueelle, jota ei ole muotoiltu taulukkona, määritä ensimmäisen solun merkinnän tyyppi ja sallittu alue Data Validation -ominaisuuden avulla ja kopioi sitten solun tietojen vahvistusasetukset seuraaviin soluihin Täyttö-kahvalla. samassa sarakkeessa tai rivissä.

Tietojen vahvistusominaisuuden ylivoimaisesti suosituin käyttötapa on avattavan valikon luominen, josta sinä tai joku laskentataulukkoasi käyttävä voi valita sopivan tiedon.

Tämä kuva näyttää, mitä laskentataulukossa tapahtuu, kun suljet Data Validation -valintaikkunan. Tässä näet ponnahdusvalikon (jossa on luettelo kaupungeista, jotka on otettu solualueelta A2:A6), sellaisena kuin se tulee näkyviin, kun napsautat solun uutta ponnahduspainiketta.

Tässä kuvassa näet myös tälle solulle luodun syöttöluettelon syöttöviestiruudun käyttämällä Data Validation -valintaikkunan Input Message -välilehden vaihtoehtoja. Huomaa, että voit sijoittaa tämän viestilaatikon (tunnetaan virallisesti kommenttilaatikona ) uudelleen niin, että se on lähellä solua, mutta ei estä merkinnän valitsemista – vedä kommenttilaatikkoa hiiren osoittimella.

Tämä kuva näyttää, mitä tapahtuu, jos yrität syöttää merkinnän, joka ei ole avattavassa luettelossa.

Löytääksesi solut, joihin on sovellettu tietojen tarkistusta, avaa Siirry-valintaikkuna (Ctrl+G tai F5) ja napsauta sitten Erikois-painiketta ja napsauta Tietojen tarkistus -valintapainiketta Siirry erityiseen -valintaikkunassa.

Napsauta Tietojen vahvistus -kohdassa olevaa Sama vaihtoehto -painiketta, jotta Excel siirtyy seuraavaan soluun, joka käyttää samoja tietojen vahvistusasetuksia kuin aktiivinen solu. Jätä Data Validation -kohdan Kaikki-valintapainike valituksi siirtyäksesi seuraavaan soluun, joka käyttää mitä tahansa tietojen vahvistusasetusta.

Voit poistaa tietylle solulle tai solualueelle määritetyt tietojen vahvistusasetukset valitsemalla solun tai alueen, avaamalla Data Validation -valintaikkunan (Alt+AVV) ja napsauttamalla sitten Tyhjennä kaikki -painiketta ennen kuin napsautat OK.