Projektitietojen syöttäminen Microsoft Project 2019:ään

Kun olet avannut tyhjän projektin Microsoft Project 2019:ssä, voit alkaa syöttää projektin perustietoja, kuten aloitus- tai lopetuspäivämäärää. Katso Project 2019 For LuckyTemplates -huijauslehti . Voit syöttää Microsoft Projectin aikataulutiedot Projectiin kahdella tavalla:

• Valitse Tiedosto → Tiedot. Näytön oikealla puolella olevassa Project Information -osiossa, kuten seuraavassa kuvassa näkyy, voit syöttää projektin aloitus-, lopetus-, nykyisen ja tilapäivämäärät. Sinun tarvitsee vain tehdä merkintä tai muuttaa merkintää napsauttamalla sitä, jolloin säätimet tulevat näkyviin. Jos haluat esimerkiksi muuttaa päivämäärää, napsauta vain päivämäärän valitsinta.

Tulos, kun valitaan Tiedosto→ Tiedot.

Kun olet valinnut Tiedosto → Tiedot, voit napsauttaa Projektitiedot-alasnuolta ja sitten Lisäominaisuudet. Ominaisuudet-valintaikkuna avautuu. Kirjoita projektin nimi kohtaan "Title" ja kirjoita nimesi kohtaan "Tekijä". Voit myös kirjoittaa yrityksen nimen, avainsanat ja muita tietoja. Näitä tietoja käytetään monissa Projectin luomissa automaattisissa raporteissa.

• Siirry nauhassa Projekti-välilehteen ja napsauta Projektin tiedot -kuvaketta. Näet tässä näkyvän Projektin tiedot -valintaikkunan. Se sisältää samat tiedot kuin Kulissien takana -näkymän Info-näytön Project Information -osiossa.

Projektin tiedot -valintaikkuna.

Tässä luettelossa kuvataan Projektin tiedot -valintaikkunan asetukset:

• Aloituspäivä ja lopetuspäivämäärä: Jos projekti on ajoitettu eteenpäin aloituspäivämäärästä (katso seuraava kohta), anna vain aloituspäivä. Tai jos ajoitat taaksepäin lopetuspäivästä, anna lopetuspäivä.
• Aikataulu alkaen: Voit valita, ajoitetaanko tehtävät taaksepäin lopetuspäivästä tai eteenpäin aloituspäivästä. Suurin osa ihmisistä siirtyy eteenpäin aloituspäivästä.

Vaikka voit ajoittaa taaksepäin, käytä tätä ominaisuutta vain ajoittaaksesi työn aluksi taaksepäin valitsemalla lopetuspäivämäärän ja napsauttamalla OK-painiketta. Palaa välittömästi tämän jälkeen tähän valintaikkunaan ja palaa (äskettäin laskettuun) aloituspäivään. Jos et, saatat kohdata ongelmia matkan varrella, jos lopulta tallennat edistymistä. Siinä vaiheessa lopetuspäivämäärä on kiinteä, koska olet ajoittanut taaksepäin, ja aloituspäivämäärä kiinteä, koska olet tallentanut todelliset tapahtumat, joten aikataulu ei ole enää dynaaminen, eikä se laajene tai supistu.

• Nykyinen päivämäärä: Oletuksena tämä asetus vastaa tietokoneen kellon asetusta. Voit kuitenkin muuttaa sen niin, että se ei vastaa tietokoneen kellon asetusta. Tämän päivämäärän muuttaminen on hyödyllistä, kun tarkastellaan mitä jos -skenaarioita tai seurata edistymistä tietyn päivämäärän tai minkä tahansa valitsemasi päivämäärän perusteella.
• Tilan päivämäärä: Asetat tavallisesti nykyisen päivämäärän seurataksesi projektin edistymistä. Seurattaessa haluat yleensä nähdä projektin tilan tämänhetkisellä hetkellä, joten voit jättää tämän asetuksen huomioimatta. Jos kuitenkin haluat seurata tilikauden päättymistä tai muuta ajanjaksoa, muuta se seuraamaan tehtävien tilaa minkä tahansa muun päivämäärän mukaan.
• Kalenteri: Valitse tästä avattavasta luettelosta peruskalenterimalli, jota käytetään projektikalenterissa. Listaan ​​tämän asetuksen ensin, koska se on ainoa, joka sinun on käsiteltävä, kun aloitat uuden projektin. Oletetaan tällä hetkellä, että käytät tavallista kalenteria.
• Prioriteetti: Tämä kenttä on hyödyllinen, jos organisaatiollasi on useita projekteja ja luot linkkejä niiden välille. Jos käytät työkalua, kuten resurssien tasoitusta, konfliktien ratkaisemiseen, se voi ottaa tämän projektin prioriteettiasetuksen huomioon laskeessaan, mitä viivästetään ja mitä pitää seurata.

Microsoft Projectin aikatauluasetukset

Yksi Projectin tarjoamista arvokkaimmista ominaisuuksista on perinteisesti ollut sen kyky laskea tehtäväaikataulut uudelleen, esimerkiksi kun muutat projektin aloituspäivää tai yhden tehtävän aikatauluun tulee muutos, joka vaikuttaa yhteen tai useampaan riippuvaiseen (linkitettyyn) tehtävään. Tämä tehokas toiminta säästää projektipäällikön – sinut – joutumasta miettimään ja syöttämään päivämääriä uudelleen aikataulutettuihin tehtäviin koko projektin ajan.

Mutta automaation eduilla on aina kääntöpuolensa, ja projektien ajoituksessa automaattinen ajoitus voi johtaa ei-toivottuihin aikataulumuutoksiin ohjelmistokäyttäytymisen eikä ihmisen asiantuntemuksen perusteella.

Project 2019 mahdollistaa käyttäjän ohjaaman ajoituksen , jotta automaation hyödylliset puolet säilyisivät, mikä tekee ajoittamisesta vähemmän aikaa vievää ja antaa projektipäälliköille mahdollisuuden säilyttää aikataulun hallinta tarvittaessa .

Käyttäjän ohjaamassa ajoituksessa voit valita kullekin tehtävälle yhden seuraavista ajoitustiloista:

• Automaattinen aikataulu: Projekti laskee tehtäväaikataulut puolestasi projektin aloitus- ja lopetuspäivämäärän, tehtävien riippuvuuksien, kalenterivalintojen ja resurssien ajoituksen perusteella.
• Manuaalisesti: Projectin avulla voit ohittaa keston ja päivämäärän syöttämisen ja määrittää ne myöhemmin. Kun annat keston ja päivämäärät, Project korjaa tehtävän aikataulun eikä siirrä sitä, ellet tee sitä manuaalisesti. Manuaalisesti ajoitetut tehtävät siirtyvät useimmissa tapauksissa, jos ajoitat koko projektin uudelleen. Manuaalisesti ajoitettujen tehtävien Gantt-palkit eroavat myös ulkonäöltään automaattisesti ajoitettujen tehtävien palkit.

Automaattisesti ajoitettujen ja manuaalisesti ajoitettujen tehtävien ilmaisin on projekti-ikkunan alaosassa. Tämä kuva näyttää, että tietokantatehtävät ajoitetaan automaattisesti, kuten aikapalkin ja Tehtävätila-sarakkeen nuolen osoittavat. Käyttöliittymätehtävät ajoitetaan manuaalisesti, kuten Task Mode -sarakkeen painonasta osoittaa. Aika-asteikolla automaattisesti ajoitetut tehtävät näkyvät sinisinä palkkeina näytölläsi ja manuaalisesti ajoitetut tehtävät vesipalkkeina, joiden molemmissa päissä on pystysuorat viivat.

Manuaalisesti ja automaattisesti ajoitetut tehtävät.

Yhteenvetotehtävä (tehtävä, jonka alle on sisennetty muita tehtäviä) tulee ajoittaa automaattisesti. Tämä johtuu siitä, että sen alla olevien tehtävien aloitus- ja lopetuspäivämäärät osoittavat, milloin yhteenvetotehtävä voi alkaa ja päättyä.

Projektitiedostossa voi olla kaikki manuaalisesti ajoitetut tehtävät tai kaikki automaattisesti ajoitetut tehtävät – tai mikä tahansa näiden kahden yhdistelmä. Oletuksena kaikki luomasi tehtävät käyttävät manuaalisesti ajoitettua tilaa.

Voit muuttaa koko projektin tehtävätilaa kahdella tavalla:

• Voit vaihtaa kaikkien uusien tehtävien tilaa valitsemalla Tehtävä-välilehden, napsauttamalla Aikataulutila-kuvaketta Tehtävät-ryhmässä (painike, jossa on kalenteri ja kysymysmerkki) ja valitsemalla sitten valikosta Automaattinen ajoitus tai Aikatauluta manuaalisesti, kuten tässä näkyy. .
• Toinen tapa vaihtaa kaikkien uusien tehtävien tilaa on napsauttaa projektin alareunassa olevan tilapalkin vasemmassa reunassa olevaa Uudet tehtävät -linkkiä ja valita sitten haluamasi tila.

Tehtävätilan vaihtaminen nauhasta.

Voit muuttaa yksittäisten tehtävien tehtävätilaa kolmella tavalla:

• Valitse tehtävä, napsauta valintanauhan Tehtävä-välilehteä ja napsauta sitten Aikataulu-ryhmässä joko Aikatauluta manuaalisesti tai Automaattinen ajoitus.
• Valitse tehtävä, napsauta tehtävän Tehtävätila-solua, napsauta näkyviin tulevaa pudotusvalikon nuolta ja napsauta avattavasta luettelosta joko Manuaalisesti ajoitettu tai Automaattinen ajoitus.
• Valitse tehtävä, napsauta nauhan Tehtävä-välilehteä ja napsauta Tiedot-painiketta Ominaisuudet-ryhmässä. Siirry Tehtävän tiedot -valintaikkunan Yleiset-välilehdellä Schedule Mode -alueelle ja napsauta Manuaalisesti ajoitettu -valintanappia tai Automaattinen ajoitus -valintapainiketta.

Sinun on tasapainotettava sisäisen kontrollifriikkisi toiveet ja tarve olla tehokas projektipäällikkö määrittäessäsi, kuinka usein manuaalista ajoitusta tulee käyttää. Vaikka manuaalinen ajoitus estää Projectia siirtämästä tehtäviä, jotka haluat pysyä aikataulussa, saatat joutua muokkaamaan kymmenien riippuvaisten tehtävien aikatauluja pitkän tai monimutkaisen projektin aikana. Paras tasapaino - erityisesti aloitteleville projektipäälliköille - voi olla säästävä manuaalinen ajoitus.

Työn jakautumisrakenteeseen (WBS) siirtyminen

Aikataulu tulee määrittää samalla tavalla kuin Work Breakdown Structure (WBS). Jos haluat jatkaa ääriviivanumerointia WBS:stä, Project laajentaa automaattisesti aikataulutehtäviin WBS:ssä käytetyn ääriviivanumeroinnin. Voit tehdä tämän kahdella tavalla:

Valitse Muotoile-välilehti.

Napsauta Sarakkeet-ryhmässä Lisää sarake.

Valitse Outline Number -vaihtoehto.

Voit myös kirjoittaa ääriviivanumeron suoraan tehtäväsoluun seuraavasti:

Napsauta avataksesi Muotoile-välilehden.

Valitse Näytä/piilota-ryhmässä Outline Number -valintaruutu.

Ensimmäinen tieto uuteen projektiin on WBS. Noudata näitä yksinkertaisia ​​ohjeita syöttääksesi WBS Gantt Chart -näkymään:

Napsauta Tehtävän nimi -sarakkeessa tyhjää solua.

Kirjoita WBS-elementin nimi.
Nuorisokeskuksen 10K Juoksu/Kävely esimerkkiä käyttäen ensimmäinen elementti on Ilmoittautuminen.

Siirry sarakkeen seuraavaan soluun painamalla Enter ja kirjoita sitten WBS-elementin nimi.

Toista vaihe 3, kunnes annat kaikki WBS-nimet.
Voit muokata kirjoittamaasi tekstiä poistamalla merkkejä painamalla Delete- tai askelpalautinta.

Kun olet syöttänyt WBS:n, voit käyttää Sisennys-ominaisuutta luodaksesi ääriviivamuodon. Voit sisentää valitsemalla Tehtävä-välilehden ja napsauttamalla Aikataulu-ryhmän sisennyskuvaketta.

Tämä kuva näyttää osan näytön näytöstä, kun olet syöttänyt WBS-ääriviivat. Tässä versiossa ääriviivanumerointi näkyy erillisenä sarakkeena. Huomaa, että kun olet sisentänyt tehtävän, sen päätehtävä vaihtaa manuaalisesti ajoitetusta automaattisesti ajoitettuun, koska alitehtävien kesto ja riippuvuudet määräävät, milloin päätehtävä voi alkaa ja päättyä. Siksi et täytä WBS-elementtien kestoa tai alkamis- ja päättymispäiviä – tiedot täyttyvät automaattisesti, kun syötät tehtäviä WBS-elementtien alle.

WBS 10 000 juoksua varten.

Tehtävien syöttäminen Microsoft Project 2019:ssä

Kun WBS-tiedot on syötetty, voit aloittaa tehtävien syöttämisen. Voit luoda tehtäviä muutamalla eri tavalla:

• Kirjoita tiedot Gantt-kaavion taulukkoalueelle.
• Kirjoita tiedot Tehtävän tiedot -valintaikkunaan.
• Tuo tehtäviä Outlookista.
• Tuo tehtäviä Excelistä.

Voit täyttää tehtävän keston ja aloituspäivän tiedot tehdessäsi tai myöhemmin.

Tehtävien syöttäminen Gantt-kaavionäkymään

Monet ihmiset, jotka työskentelevät pitkien projektien parissa, huomaavat, että kaikkien tehtävien nimien syöttäminen Gantt-kaavionäkymän taulukkoruutuun on nopein ja helpoin tapa. Tämä menetelmä on sama, jota käytin WBS-tietojen syöttämiseen. Voit yksinkertaisesti kirjoittaa tehtävän nimen Tehtävän nimi -sarakkeeseen, siirtyä seuraavalle tyhjälle riville painamalla näppäimistön Enter- tai alanuolinäppäintä, kirjoittaa toisen tehtävän ja niin edelleen.

Käytä Tehtävätila-saraketta vaihtaaksesi tehtävien ajoitustilasta Manuaalinen ajoitus -tilasta Automaattinen ajoitus mille tahansa tehtävälle, joka ei käytä oletusmenetelmää.

Tehtävien syöttäminen Tehtävätiedot -valintaikkunan kautta

Jos valintaikkunat tarjoavat sellaisen keskitetyn tietolomakkeen, joka sopii haluamaasi tapaan työskennellä, harkitse Tehtävän tiedot -valintaikkunan käyttöä tehtävätietojen syöttämiseen. Tämän valintaikkunan välilehtien sarja sisältää kaikki tiedot tehtävästä.

Luo tehtävä Tehtävän tiedot -valintaikkunan kautta seuraavasti:

Kaksoisnapsauta tyhjää solua Tehtävän nimi -sarakkeessa.
Tehtävän tiedot -valintaikkuna tulee näkyviin, kuten kuvassa.

Kirjoita Nimi-kenttään tehtävän nimi.
Voit syöttää mitä tahansa muita tietoja, joita haluat, kun olet siellä.

Napsauta OK-painiketta tallentaaksesi uuden tehtävän.
Tehtävän nimi näkyy Gantt-kaavionäkymässä solussa, jota napsautit vaiheessa 1.

Siirry seuraavaan soluun painamalla alanuolinäppäintä.

Toista vaiheet 1–4 lisätäksesi niin monta tehtävää kuin haluat.

Tehtävän tiedot -valintaikkuna.

Kun nimeät tehtäviä, tee projektin tehtävien nimistä sekä kuvaavia että yksilöllisiä. Jos et kuitenkaan voi tehdä kaikista nimistä yksilöllisiä (esimerkiksi sinulla on kolme tehtävää nimeltä Rekry Staff), voit käyttää automaattisesti määritettyä tehtävänumeroa tai ääriviivanumeroa tehtävien tunnistamiseen. nämä numerot ovat aina yksilöllisiä jokaisessa tehtävässä.

Tehtävien nimeäminen on kompromissi täydellisen kuvauksen (joka on aivan liian pitkä Tehtävän nimi -kenttään) ja liian lyhyen (mikä voi johtaa väärinkäsityksiin ja epävarmuuteen) välillä. Jos olet epävarma, kirjoita tehtävän nimi lyhyesti ja tarkenna tehtävän muistiinpanolla.

Jos haluat lisätä tehtävän mihin tahansa Projectin tehtäväluetteloon, napsauta Tehtävä-välilehden Lisää-ryhmässä tehtävän nimisolua, johon haluat uuden tehtävän näkyvän, ja napsauta Lisää tehtävä -kuvaketta. Uusi tehtävä lisätään yllä olevalle riville. Voit myös painaa näppäimistön Insert-näppäintä tai napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ja valita ponnahdusvalikosta Lisää tehtävä.