Projektinhallinnan 10 kultaista sääntöä

Kun alat käyttää Project 2016:ta, tässä olevat yleiset sanonnat (tai aforismit, aksioomit ja käskyt) voivat auttaa sinua muistamaan projektinhallinnan perusperiaatteet. Kiinnitä ne toimistosi seinälle, jotta voit tarkastella niitä koko työpäivän ajan.

Anna mennä

Pyörivän aallon suunnittelu on erinomainen tapa yksinkertaistaa projektin hallintaa. Älä suunnittele pidemmälle tulevaisuuteen kuin voit kohtuudella nähdä – äläkä suunnittele yksityiskohtaisemmin kuin on järkevää. Kun projekti tilataan ensimmäisen kerran, sinulla on vain virstanpylväspäivämäärät. Kun alat ymmärtää projektista enemmän, voit määritellä projektin elinkaaren ja sen jokaisessa vaiheessa luotavat keskeiset suoritukset.

Rakenna projekti vaiheittain. Aloita alkuvaiheista ja täytä yksityiskohtaiset tehtävät, sekvenssit, resurssit ja kesto. Jätä myöhemmät vaiheet erittäin yksityiskohtaisiksi; Näin sinulla on vähemmän työtä tehtävänä myöhempien tehtävien parissa, joita ei yksinkertaisesti voi ennakoida projektin alussa. Sinun on myös vähemmän tarvetta manipuloida näiden myöhempien tehtävien perustaa: Jos tehtävät ovat liian kaukana tulevaisuudessa, niiden aikavaatimukset eivät vastaa niitä resursseja, jotka alun perin varaat.

Kun peli on alussa, vältä sukeltamasta yksityiskohtiin tehtävissä, jotka ovat kaukana tulevaisuudessa. Project voi auttaa sinua rullaavan aallon suunnittelussa, kun käytät näitä ohjelman ominaisuuksia:

• Verkkokaavionäkymä: Auttaa visualisoimaan projektin vaiheet graafisesti
• Aikajana: Näyttää virstanpylväät, suoritteet ja vaiheet korkealla tasolla
• Tehtävän laajentaminen ja tiivistäminen: Voit piilottaa tai näyttää projektin vaiheita

Laita ankat riviin

Ennen kuin aloitat projektin luomisen, tee kotitehtäväsi. Jos sinulla ei ole kaikkia tarvitsemiasi tietoja, kun istut tietokoneen ääressä työskennelläksesi Projectin kanssa, pysähdyt jatkuvasti, suunnittelet puoliväliä ja juokset etsimään tietoa – se ei ole tehokas tapa työskennellä.

Ennen kuin istut alas rakentamaan projektiaikataulua, mieti seuraavia projektitietoja:

• Perusodotusten todellisuustarkastus: Selvitä samanlaisten projektien johtamisesta ajan mittaan saadun kokemuksesi perusteella, ovatko suoritukset, budjetti ja alustava aikataulu järkeviä. Päätä, haluatko keskustella laajuuden ja budjetin muutoksista välttääksesi projektin, joka on epärealistinen alusta alkaen.
• Resurssitiedot: Jos resurssi on ihminen, tallenna resurssin koko nimi, yhteystiedot, taidot, kustannukset, aikataulu, ajoitusristiriidat, esimiehen nimi ja esimiehen yhteystiedot. Tarkista laitteiden tai tilojen saatavuus ja hinta.
• Tiimin rakenne: Määritä, kirjaako yksi tiimin jäsen kaikkien muiden edistymisestä vai seuraavatko kaikki resurssit itse. Päätä, kuka päivittää aikataulun muutosten jälkeen, kuka saa kopiot mistäkin raporteista ja kenellä on pääsy yleiseen aikatauluun verkossa.
• Johdon odotukset: Kysy, odottaako johto näkevänsä säännöllisesti ajoitettuja perusraportteja vai jonkin muun tyyppisiä raportteja. Kysy, miten ja keneltä saada budjetin hyväksyntä projektin suunnittelun eri vaiheissa, ja kysy, edellyttävätkö yritysten väliset intressit raportteja tai hyväksyntää useista lähteistä.
• Yrityksen käytännöt: Näissä asiakirjoissa voidaan määritellä työaika- ja ylityökäytännöt, lomakalenterit, yleiskustannukset tai projektilisät ja tietojen jakaminen (tai ei) asiakkaiden ja toimittajien kanssa.

Kun olet pohtinut tässä luettelossa olevia asioita, olet valmis istumaan alas ja aloittamaan tietojen syöttämisen projektiprojektiin. (Kuuletko kaiun täällä?)

Odottaa odottamatonta

Tiedät, että hän on siellä – Murphy ja hänen saatanan lakinsa, jonka mukaan kaikki mikä voi mennä pieleen , menee pieleen. Useimpia projekteja, varsinkin pitkiä ja monimutkaisempia hankkeita, ei saada päätökseen ajallaan tai budjetissa. Tehtäväsi projektipäällikkönä on suunnitella mahdollisimman tarkasti ja tehdä sitten harkittuja muutoksia aina, kun joku heittää jakoavaimen töihin – ja Project tarjoaa sinulle paljon työkaluja sen tekemiseen. Kaikkien Projectin automatisoitujen ominaisuuksien lisäksi voit ennakoida muutoksia yksinkertaisesti suunnittelemalla ne.

Kriittinen polku määrittää projektin keston. Jokainen viisas projektipäällikkö rakentaa hankkeisiinsa vara-aikaa ja -varoja. Kun projekti päättyy viikon myöhässä ja 5 000 dollarilla yli budjetin, vain projektipäällikkö tietää, että se oli neljä viikkoa myöhemmin ja 25 000 dollaria kalliimpi kuin alun perin oli suunniteltu, ilman varoja.

Lisää ennakoimattomia menoja ennen suuria suorituksia tai vaiheen loppua odottamattomien tapahtumien huomioon ottamiseksi. Voit jopa lisätä valmiustehtävän ja resursoida sen Murphyn avulla.

Käytä kustannusresurssityyppiä (työ- tai materiaaliresurssin sijaan) lisätäksesi tietyn määrän ennakoimattomia varauksia tehtävään tai vaiheeseen.

Älä lykkää huomiseen. . .

Vaikka projektinhallintaohjelmistot voivat yksinkertaistaa monia työelämääsi, useimmat Projectia ensimmäistä kertaa käyttävät ihmiset väsyvät tietojen syöttämiseen ja päivittämiseen kuluvan ajan määrästä. Nämä tehtävät voivat varmasti olla hankalia, mutta Projectin automatisoitujen päivitys- ja raportointiominaisuuksien hallitsemisesta saatava palkkio korvaa enemmän kuin mitä heillä on edessään.

Aina kun mahdollista, tuo tehtäviä Outlookista tai Excelistä Projectiin nopeuttaaksesi tietojen syöttämistä suunnitteluvaiheessa.

Seuraa niin usein kuin voit – vähintään kerran viikossa. Jos sinulla ei ole tapana seurata projektin edistymistä, saatat päätyä sananlaskun kahdeksan pallon taakse. Tämä strategia ei ainoastaan ​​säästä sinua joutumasta syöttämään lukuisia seurantatietoja, vaan myös voit – ja tiimisi – nähdä projektin tilan milloin tahansa. Näin voit nopeasti havaita lähestyvän katastrofin ja tehdä ennaltaehkäiseviä muutoksia.

Delegoida, delegoida, delegoida

Vältä tarvetta yrittää tehdä kaikki projektissa itse. Vaikka projektitiedoston luominen ja ylläpito yksin voi näyttää antavan sinulle enemmän hallintaa tuloksesta, yksinlentäminen suuremmassa projektissa on lähes mahdotonta (ja mahdollisesti kokopäivätyö). Tietenkään et voi antaa kymmenien ihmisten tehdä muutoksia suunnitelmaan, koska vaarana on, että menetät näkemyksen siitä, kuka teki mitä ja milloin. Näiden yksinkertaisten käytäntöjen noudattaminen voi kuitenkin muuttaa muutaman sormen projektin haitallisista hyödyllisiksi:

• Nimeä yksi henkilö käsittelemään kaikkia tietoja. Tämän henkilön tehtävänä on syöttää kaikki seurantatiedot perustiedostoon.
• Jaa projekti muutamaan osaprojektiin ja määritä henkilöt, joihin luotat, toimimaan näiden aliprojektien johtajina. Anna heidän hoitaa omat seurantansa ja säätönsä ja koota sitten nämä projektit pääprojektiksi, jotta voit seurata yleistä tilaa.
• Aseta yhtenäiset menettelytavat joukkueelle etukäteen. Älä anna yhden tiimin jäsenen raportoida aikaa toimistojen välisellä muistiolomakkeella, toisen lähettää sinulle edistymisensä sähköpostitse ja toisten kirjata työaikansa tuntilomakkeeseen tahtomattaan. Laadi strategia, joka käyttää Projectin ominaisuuksia johdonmukaiseen kommunikointiin.

Voit seurata edistymistä korkealla tasolla, kuten 25 prosenttia, 50 prosenttia, 75 prosenttia ja 100 prosenttia valmiina.

Dokumentoi se

Useimmat ihmiset ovat kuulleet projektinhallinnan varoituksen "Peitä olettamuksesi", ja Project auttaa sinua tekemään sen helposti. Käytä näitä ominaisuuksia dokumentoidaksesi projektin yksityiskohdat:

• Muistiinpanot-alue: Käytä sitä sekä tehtäviin että resursseihin tallentaaksesi taustatiedot, muutokset tai erikoisongelmat.
• Raportit: Mukauta ne sisältämään kaikki asiaankuuluvat tiedot ja auttavat dokumentoimaan trendejä ja muutoksia.
• Visuaaliset raportit: Tämän uuden ominaisuuden avulla voit maalata kuvan projektin tilasta visuaalisesti suuntautuneille sidosryhmille.

Tallenna projektista useita versioita, varsinkin jos muutat perusviivaa myöhemmissä versioissa. Näin sinulla on kirjaa jokaisesta projektin suunnitteluvaiheesta, jota voit käyttää, kun tiellä herää kysymyksiä.

Pidä joukkue ajan tasalla

Pidä viestintäkanavat auki seuraavasti:

• Käytä Outlookin tai muiden sähköpostiohjelmien kanssa integroitavia Projectin ominaisuuksia. Käytä niitä projektitiedostojen tai muun tyyppisen viestinnän lähettämiseen.
• Päivitä viestinnän hallintasuunnitelma. Dokumentoi kuka tarvitsee mitä tietoja, milloin ja kuinka usein.
• Tarkastele edistymistä tiimin jäsenten kanssa tapaamalla säännöllisesti henkilökohtaisesti, puhelimitse tai kokousohjelmiston kautta. Varmista, että kaikilla tiimin jäsenillä on uusin versio projektin aikataulusta, jota he voivat käyttää näissä kokouksissa.
• Näytä työjakorakenteen (WBS) koodi raporteissa. Sitten voit helposti viitata tiettyihin tehtäviin suurissa projekteissa ilman hämmennystä.

Mittaa menestystä

Kun aloitat projektin, sinulla pitäisi olla käsitys siitä, mikä on menestys, ja sinun pitäisi tietää, miten tätä menestystä mitataan. Olet kuullut tämän: "Voit saada suorituksen ajallaan, budjetilla tai oikein. Valitse kaksi." Menestykseen voi sisältyä monien tavoitteiden saavuttaminen, kuten

• Asiakastyytyväisyys
• Johdon tyytyväisyys
• Budjettirajoitusten täyttäminen
• Olla ajoissa

Jos haluat määrittää, kuinka mittaat menestystä, kysy nämä kysymykset:

• Tarkoittaako budjetoinnin onnistuminen sitä, ettei alkuperäisiä arvioita ylitetä yli 10 prosentilla?
• Harkitseeko hanke ajallaan, jos työskentelet sen parissa arvioitu viikkomäärä miinus kahden kuukauden ajanjakso, jolloin olit pidossa ammattiliiton lakon vuoksi, vai onko kokonaistyöaika vähemmän tärkeä kuin tietyn määräajan noudattaminen?
• Miten mittaat asiakastyytyväisyyttä?
• Sisältääkö onnistuneen tuotelanseerauksen korkeat myyntiluvut lanseerauksen jälkeen vai onnistuiko projekti vain siksi, että siirsit sen ulos ovesta?

Aseta projektiin virstanpylväitä, jotka kuvastavat kunkin tyyppisen menestyksen saavuttamista. Kun saavutat yhden, voit taputtaa joukkuettasi selkään. Kun tiedät, miltä menestys näyttää, voit motivoida tiimiäsi pääsemään sinne.

Säilytä joustava strategia

Asioita tapahtuu. Ei ole koskaan ollut projektia, joka ei vaatinut majoitusta yllätyksille matkan varrella. Hyvän projektipäällikön ominaisuus on se, että hän on valppaana näiden muutosten suhteen ja tekee muutoksia käsitelläkseen niitä nopeasti.

Huonojen uutisten mukauttaminen ei ole helppoa; itse asiassa voi olla todella vaikeaa toimittaa huonoja uutisia. Projektin ongelman välttämisellä ja sen katoamisen toivomisella on kuitenkin ilkeä tapa lumipalloa vielä pahemmaksi ongelmaksi. Seuraavien työkalujen avulla voit pysyä valppaana muutoksista ja tehdä muutoksia:

• Työn ääriviivavaihtoehto voi auttaa sinua muuttamaan työn ääriviivat etu-, takakuormitukseksi tai muutoin muuttamaan työn jakautumista tehtävän kestoon.
• Käytä Task Inspectoria nähdäksesi, mikä tehtävää ohjaa. Voit etsiä vaihtoehtoja, kuten resurssien lisäämistä, tehtävien riippuvuussuhteiden tarkistamista ja varauksen käyttöä.
• Ota kriittisen polun muotoilu käyttöön nähdäksesi projektin kriittisen polun ja seurataksesi kuinka paljon löysyyttä on jäljellä. Tehtävien säätäminen siten, että ne käyttävät tehokkaasti löysää, voi pitää sinut aikataulussa kriisissä.

Opi virheistäsi

Yksi hieno Projectin tarjoama lahja on kyky katsoa taaksepäin projektin päätyttyä, jotta voit oppia virheistäsi. Voit tarkastella alkuperäistä aikataulua ja jokaista sen jälkeistä versiota nähdäksesi, kuinka hyvin arvioit aikaa ja rahaa, ja sitten selvittää, miten voit tehdä sen paremmin.

Hankkeen tallenteiden avulla voit havaita trendejä ja selvittää esimerkiksi, missä aina tuntuu jäävän ajoissa väliin tai miksi annat aina liian vähän aikaa markkinatutkimukselle ja liikaa kysymyksille ja vastauksille. Ehkä unohdat aina varata tilapäisen avun ruuhka-aikoina tai lisäät henkilöstöä liian aikaisin, kun tarvitset vain muutaman henkilön.

Käytä projektiaikatauluissa olevaa runsaasti tietoa kouluttaaksesi itseäsi vahvuuksistasi ja heikkouksistasi projektisuunnittelijana ja -johtajana ja parantaaksesi taitojasi jokaisen toteuttamasi projektin yhteydessä.